档案管理存在的问题_范文大全

档案管理存在的问题

【范文精选】档案管理存在的问题

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【专家解析】档案管理存在的问题

【优秀范文】档案管理存在的问题

范文一:论档案管理存在的问题与对策 投稿:林翋翌

摘 要:档案管理工作是一项政策性、机密性、专业性较强的工作。档案是信息的重要载体,是主要的信息源。本文浅析了当前档案管理中存在的问题与对策。

  关键词:档案管理;问题;对策

  中图分类号:G27 文献标识码:A

  文章编号:1009-0118(2012)08-0166-01

  一、档案管理工作简介

  档案管理从狭义来理解,就是档案业务的工作。是档案室利用科学的方法和原则进行档案管理,以便更好地为社会的各项事业服务。提高机关单位的工作效率,保证机关单位的工作质量,同时能维护一段时期真实的历史面貌。档案管理工作具有现实性,因为它记录了过去和现在的工作情况和历史情况,是今后备查的依据。档案的真实性,可靠性决定了档案是第一手参考材料。档案真实记录了单位工作的开展和结果,完整系统的档案是一个单位工作内容与成果的书面概括和客观的反映,为今后工作的开展提供真实的参考和凭证。档案管理信息来自单位工作的各个环节,包括单位上级主管对下级下发的指令、条例,规定等。这些信息都是通过档案管理这项工作来进行分门别类的管理,方便日后的查询。

  二、档案管理存在的问题

  一直以来,档案管理都采用人工管理模式。在人工管理的模式下,档案资料在长期积累下产生了大量信息和资料,这导致文件的归档和检索都非常的繁琐。许多问题在这种管理模式下长期存在:(一)归档的内容程式化。因为不符合时代的发展需求,生成的档案材料缺乏完整性和系统性。工作单位在层次、分类、结构等各个方面多元化发展,使得档案的信息量骤然大增,档案内容渐趋复杂。由于单位在进行档案管理目标不甚明确,档案的整理也缺少可执行的标准,档案归档时候不够科学,因此就导致了档案的规范化程度较低,归档的材料不齐全,造成归档的内容程式化,最后极其容易只是走个形式;(二)档案管理制度不够完善。在之前,档案发展程度不够,管理手段落后,管理模式呆板,和当今的电子技术发展脱轨。出现这个问题的主要原因是单位的档案管理部门的硬件设备落后,更新不够及时;(三)各级领导对档案管理的意识薄弱,对建档和归档不够重视,许多基层的单位没有指定和执行档案的细则,操作无章可依,缺乏规范的操作程序。档案管理的工作人员服务意识比较淡薄。认为自己的工作就是接受和分类文档。这个问题的出现主要是对档案建设的重视度不够;(四)经费不足。档案管理工作的物质基础是专项经费,这个经费主要用在两个方面。一个是更新硬件设备,例如电脑、档案库房等;另外一个是将经费用在从事档案科研工作,提高档案管理的科学水准,加大经费的投入比例。第五是档案工作宣传力度不够,参与的群众数量少,意识淡薄,档案管理工作的性质、内容不被广大群众所了解[1]。

  三、档案管理工作中存在问题的对策

  如何对档案进行更好的管理是我们现在需要做的,对档案管理中出现的问题进行解决,才能从根本上解决这些问题。

  (一)对档案管理进行系统化的管理,提高管理人员的素质。由于人员的素质将会决定着档案管理的质量,所以人员素质的提高成为档案管理中最重要的一环。档案工作连续性强,档案管理人员需用较长时间才能逐渐适应。因此,从维护档案工作的长远利益考虑,必须保持档案管理人员队伍的稳定。档案管理的好坏,在很大程度上取决于档案工作人员。作为档案工作人员,要注重自身专业水平的提高,通过自学、参加培训等方式,熟悉档案工作的各个环节和基本要求,努力掌握科学管理的原则和方法,提高工作效率,提高档案质量。并且对档案管理建立系统化的管理,来保证其管理的质量。掌握科学化、规范化、现代化的管理技能。计算机技术在各个领域中的运用,为我们的各项工作提供了极大便利,有利地提高了工作效率,档案管理工作也不例外。档案管理数字化、信息化是信息社会对档案工作的要求,也是档案人员应努力的方向。档案管理工作与办公自动化息息相关,一篇文稿不论是从起草、修改、删减、检索和打印,还是登记、汇集统计等各个环节都离不开办公自动化,这就要求档案管理人员,必须掌握和运用现代科技手段和先进管理技术,以适应现代化档案管理工作的需要。

  (二)狠抓组织和人员落实工作,加强人员管理。对档案的管理要做到组织机构落实、人员落实、库房落实。要做好档案管理,首先必须理顺管理体制,做到组织机构落实。不论当前对管理采取何种模式,都要根据其实际情况,建立档案管理组织机构,配备专职档案管理人员。采用分散管理模式的,一定要加强业务指导工作,保证档案管理和整理的质量。档案信息开发又分信息加工和信息输出两部分,信息加工由编制目录、编辑文献汇编和编写参考资料构成,信息输出由提供阅览、复制、咨询、函调、外借以及出版、展览等多项服务活动构成。整个档案管理系统及其子系统在运行中都形成反馈机制。只有建立健全的组织才能健全档案管理。

  (三)加大信息化的投入,利用计算机进行辅助管理。运用当代科技新成果和管理新手段,提高档案工作的效率和水平,以尽快实现档案信息化管理。目前,国外档案管理很多已使用数字化档案管理,就是在国内,使用计算机辅助管理档案的也越来越多。实现人事档案计算机辅助管理势在必行。实行计算机辅助管理能提高效率,降低失误率。对档案的原有重要部分应该予以保留,并对档案的内涵要进一步丰富和扩大,以便使所具有的功能更加适合单位对信息的需求,从而更好地为单位服务。在计算机上建立网络,对档案进行网上管理,建立信息化的平台,档案管理的最终目的是提供档案信息,为社会实践服务,档案管理系统的结构即根据这一目的而设置。其中每项工作都必不可少,并有一定程序。它们组成一个有机体,为实现档案管理系统整体功能而发挥各自的作用,同时也相互关联、相互制约[3]。

  四、结束语

  档案管理系统是整个国家文献信息系统的组成部分之一,在构成整个社会的科学能力中占有重要地位,是社会信息系统的基石。档案管理不仅对局部单位的工作和生产有意义,对整个社会也有意义,在新的历史条件下档案工作必须要紧紧联系时代发展要求,要从观念上更新采取有效措施,积极探索档案现代管理模式,促进社会主义和谐社会建设。

  参考文献:

  [1]李多.市场经济下的信用档案及其管理和利用[M].合肥:安徽大学,2005.

  [2]乐利珍.浅谈事业单位档案管理的现状及对策[J].科技风,2008,(24).

  [3]马晓芳.我国企业信用档案建设研究[M].合肥:安徽大学,2010.

范文二:档案管理存在的问题对策 投稿:谢衪衫

摘要:人事档案如实地记录了一个人的经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作实际等实际内容,是我国人力资源的坚实基本资料。因此,人事档案的管理和应用就显得尤为重要,也就是说只有着重了人事档案,并确实加强其监管力度,才能使其更好地为企事业单位服务。

  关键词:档案 管理 论文

  近年来,中国的社会主义现代化脚步不断的加快,经济体制改革也越来越深入。面临机遇的同时挑战也相应而来。首当其中的就是,档案工作应如何与时俱进,加快发展,更好地为党的组织、工作服务,笔者结合几年来档案管理的实践,就事业单位档案的管理工作谈几点体会。

  1 档案管理中存在的问题

  1.1 对档案的重视程度不够。很多人对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识,认为档案管理工作就是抄抄写写、保管的事务性工作,不是单位的主要工作,忽视了档案工作,对档案管理工作没有给予高度重视,在档案管理工作中缺乏高度的工作责任感、良好的职业道德、办事细心的工作态度和乐于奉献的工作精神,又没有积累扎实的档案管理的理论知识、科技知识,工作中存在失位现象,工作责任心不强,这种轻视档案工作的思想已无法适应现在的管理需求。

  1.2 监管力度不够,管理水平不高,管理方式陈旧。我国的大部分档案管理人员没有经过的专业知识培训,大部分工作人员没有经过专业的档案知识培训。对于档案保存的重要性、档案管理的基本要求都不是十分了解。更谈不上对档案材料的收集、整理、归档、装订等业务的开展了。尤为致命的是,如今,我国大部分档案管理人员同时兼备数个职位。各种工作压力接踵而至,自然也就对档案工作的精力投入不足了。同时,由于时间是个大的局限,我国的档案管理人员通常不能够与时俱进地与国外先进的档案管理工作的知识、技术、经验等内容接轨。在我国档案的存储依旧使用古老的铁皮柜,占地面积大,使用空间也不能完全合理应用就是个很好的例子。同时由于没有大型的计算机云端和相应的档案管理技术和软件,各种人事档案信息的查阅方式仍旧只能以人工查询为主。

  1.3 档案收集不规范。在收集过程中,制度形同虚设,想交就交,不想交就不交,档案收集考核不明确;档案整理不规范。档案人员的专业素质参差不齐,在立卷过程中有的没有按照卷内文件目录顺序进行排序组卷,卷内目录与实际整理文件不相符,卷内资料漏失现象比较普遍。

  2 人事档案管理对策

  2.1 规范档案材料收集、归档和鉴别的实施条例。档案管理工作的核心就是收集和补充档案材料。我们要提高人事档案管理质量,进行档案工作的规范化管理,最要先把握的就是及时收集和补充档案材料,这也直接能影响到我们的规范化的工作能否顺利的实施。档案材料的收集工作完毕之后,要对收集到的信息进行各方面的提炼,如检验手续是否完备,表述的属实度和精炼度,观点是否明确等等。我们要对各类档案进行认真的鉴别,不合要求的档案一概退回,限期纠正后再重新进行鉴定工作,对于不属归档范围的其他类档案材料,做到及时归还,做到口勤、手勤、脚勤,及时追补和补充新的资料不遗失,不拖沓。

  2.2 积极引进先进的档案管理技术,建立大型数据库云端。实行电脑管理自动化和档案管理的信息化。传统的干部人事档案检索,主要有“四角编码”法和“笔形编号”法,均是以姓氏检索为基础的。二者虽然也具有科学性,但也因使用繁琐,记忆费时的缺陷造成工作效率的低下。而采用英文字母顺序的方式进行编排,除了方便记忆、利于查找的优势之外,更主要的是提高了工作的效率。采用计算机来提高档案管理水平,创建人事档案信息检索系统和人事档案信息使用系统,加上人事档案原件管理系统。使得档案查询者可以通过检索系统在不接触到原件的前提下得到自己的查询结果,既保证了人事档案的保密和安全,又提高了查阅和检索的速度。

  2.3 加快档案信息化进程,提高工作效率。当前人事档案管理工作的一个重要课题就是如何充分利用计算机技术实现网络化管理来对人事档案信息存储检索。为了人事档案尽快实现网络化,信息化,亟待对人事档案进行完整的数据库建立工作。还有,明确的规定好实用权限后,依据所拥有的权限的不同,将部分信息对相关人员开放,明确方向,建立公开、透明的人事档案管理机制。长此以往,人们的档案意识必然逐步增强,同时,透明化的操作也增强了人们对档案工作的支持和信任,更为人力资源工作奠定了坚实信息基础。

  2.4 加强正面引导,积极处理好档案管理人员的管理问题。加强宣传工作的进展力度,认真审核已经收集到的各种材料,要确实收录些真实完善的人事或是其他类的档案,严格把握所收集到的材料的质量。我们在鉴定所收集到的档案时,档案管理人员要保持严肃认真的态度、必须要保证整个资料的真实可靠性,充分认识到职工人事档案管理工作在人才资源开发中的重要性,不推陈出新,更新工作模式这样一来档案管理工作的工作效率自然而然就提高了,进而相关的业务质量也会提高。我们在辨别这些资料时,要实事求是,杜绝虚假信息,要知道真实性、可靠性、完整性是我们的首要保障。

  2.5 加强宣传,加强广大人民群众提高对档案材料工作的认知。首先,我们正面宣传力度的大小决定了广大人民群众对档案材料工作的认知度。其次,加强对人事档案的规范化管理,做到档案的收集、整理、鉴定和保管等各个环节科学规范。三是加强收集工作,完善档案内容,及时补充档案缺失材料,提高档案的利用价值。

  参考文献:

  [1]李春雨,王伟杰.浅议如何做好档案管理工作[J].中外企业家. 2009(22).

  [2]段士鸿.浅析如何做好档案管理工作[J].中小企业管理与科技(下旬刊).2009(01).

  [3]穆欣.事业单位办公室档案日常管理与应用[J].价值工程.2010(07).

范文三:档案管理存在的问题及对策 投稿:孟抸抹

经 营 与 管理 
V o 1 . 2 0 , N o . 6 。 2 0 1 3  

档 案 管理存 在  的 问  题 及 对 策 
李忠波  
( 吉林省 水利 综合 事业 管理 总站 , 吉林 长春


1 3 0 0 2 2 )  

要: 档案 管理是一项保 密性 、 专业性 非常 强的工作 , 档案 管理 水平的 高低直接影 响着企业 未来的发展 战略 , 必须给 

予高度的重视。文章结合 自身的经验对档案 管理 中存在的 问题及 解决方案进行 阐述。  
关键词 : 档 案管理 ; 问题 ; 对策 
d o i : 1 0 . 3 9 6 9 / j . i s s n . 1 0 0 6—8 5 5 4 . 2 0 1 3 . 0 6 . 1 6 0  

1   档案管理 工作 中存在的 问题 
1 . 1 对 档 案 的 作 用认 识度 不够 , 导 致 利 用 率低 下 

备、 管理体制科学 、 基础设施健全 、 信 息化 技术普及 、 服务 功能  齐全 的现代化企业 档案管理体系 。  
2 . 2 建立健全管理制度  要想建立健全管理 制度 , 首先要 体现其 制度 的科学 性和 

长时间 以来 , 大多数人都对档案 的管 理工作认 识不够 , 其  中包括单位的领导 都是 一致存在 一个误 区 , 认 为档案 的工 作 
就是抄写一些资料 , 保 管事物性 质的工作 , 一直 是 以重藏 轻用  的概念进行 , 认为不是单位重要 的事情 , 不能 帮助单位实 现经  济利益 , 只要保证信息 不丢失 , 不泄密 、 能查找就 行 , 但这 种想  法是不正确的 , 档案的管理在整个企业 的项 目发展 、 信 息资源 

合理性 , 建立的制度一定要符合单位 的实 际情 况 , 必 须 以适应 
单位实 际需要 的原则为准 , 简洁 明了, 对于建立 的制 度要有可 

操作性 , 以简单 、 方便 、 实用 、 易 行为原则 , 这样才 能更好 地 体  现制度 的指导作用和利用价值。其次是要坚持制 度 的约束 双  向性 , 也就是说 此项制度 既能 约束领导 , 还 能约束 员工 , 只有  领导 自身做到 以身作则 , 才 能有效地 发挥制度作用 , 员工才 能 
顺利成为被制 约者 , 在整个制 度建立 中 , 要 有奖励 和惩 罚 , 以 

利用 、 实现提高经济效益上是非常关键 的环节 , 必须 给予充分 
的重 视 。  

1 . 2 档案管理没有健 全的制度 

现在大多数单位在 档案 收集 、 保管 、 借 阅等方 面 的管理 ,  
在制度上都是不健 全 的, 虽 然 有 的 单 位 在 这 些 方 面 建 立 了 制 

此充分体 现制度 的公平性和权威性。  
2 . 3 采 用信 息 化 管 理 手段  

度, 但 只是流 于形 式 , 执行度 还是不 够 , 例 如作 为档案 的管 理 
人员责任心不强 , 文件
整理不及 时 , 档案资 料收集 不全 、 借 阅 

实现档案计算机辅助管理势 在必行。如何利用 计算机技 

术对档案进行信息 存储 、 检索 , 进而实 现 网络 化管 理 , 已经成 
为档案管 理工 作 的重要课 题 。这 就要 求尽 快建 立 档案 数 据 

的档案没有实行借 阅的相关手续 , 没 有按照规定进 行归还 , 最  终 由于时间过久 , 使档 案资料丢 失 , 最严重 的还 有个别行 为是  在资料上擅 自修改数据 、 文字 , 这些现象都违反 了档案在 企业  中呈现的真实性 和利用价值 的原则 。  
1 . 3 档 案 管 理 的硬 件 落后 

库, 使档案的管理实 现信息化 、 网络化 。同时 , 在 规定 相应使  用权 限的情况 下, 部分信 息对部 门和个 人开放 , 建 立公 开 、 透 
明的人事 档案管理机制 。   2 . 4 提 高档案管理人 员 自身的文化素质和管理水平 

在2 1 世纪 的今天 , 人 类 已经进 入高科技 的时代 。传统 的  纸质档案 已无法跟 上时代 进步 的发展步 伐 , 计算机 网络 的运  行 已成为办公 的主要手段 , 然 而有很 多企业 还在采 用手工 收 

要培养专业 的、 高层次 、 高水 准 的管 理人 员 , 在 选择 人员 
上要注重培养他们 的责任心 , 充分发挥人员的积极性 。  
3 结 语 

集、 检索 , 另外 , 还存在对档案室 的建 设和设计不 够标准 , 档案  设备 陈旧、 老化的现象。  
1 . 4 档案管理专业性人 才整体素质不 高   在大多数单位 中, 专业档案管理 出身 的人士不 多 , 知 识结  构方 面也不合理 , 整体 的文化水平 不高 , 直接影 响到企业 的未  来发展 。  
2 解 决 的对 策  2 . 1   必 须 对 档 案 管 理 工作 给 予 充分 的认 识 

通过 以上的阐述可以看 出 , 在新 的历史条 件下 , 要 使档案  工作有新 的进展 和突破 , 档案工 作必须 要紧紧 跟上 时代 发展  要求 , 从 观念上 更新 , 采取有 效措施 , 积极探 索档 案现代 管理  模式 , 才能适应 档案 事业 的发 展 , 并为 实现 档案 管 理 的科学  化、 规范化 、 现代化作 出应有的贡献。   参考文献 :  

[ 1 ] 林 言明 . 档案 管理及 开发 利 用[ J ] . 承德 学 院学报 , 2 O O 6  
( 1 2 ) .  

单位 的领导必须要认识到档案在企业发展 经济领域 中的  地位 , 要不断的加 强档案工作 的责任心和使命感 , 提高对 档案  工作 的认识度是各级领导 的责任 , 只有领导给 予重视 , 才能保 

[ 2 ]   李多. 市场经 济下 的信 用档案 及其 管理 和利 用 [ D] . 合 
肥: 安徽大学 , 2 0 0
5 .  

[ 3 ]   乐利珍 . 浅谈 事业单位 档案 管理 的现状及 对策【 J ] . 科技 
风. 2 0 0 8 ( 2 4 ) .  

证这项工作 的完成质量 , 要 不断的改变传统思 想观念 , 努力采  用现代化科技手段 , 不断提高服务质量 , 努 力建设法 规制度完 


范文四:档案管理存在的问题与对策 投稿:梁蜽蜾

[摘 要]随着各项制度的改革,人事制度改革也日益深入。人事档案管理工作如何主动顺应时代发展的要求,更新人事档案管理的内容、范围,档案收集的方式、方法以及人事档案服务的对象等,是我们人事档案管理者需要面对和认真思考的问题。现就人事档案管理现状、存在的问题和解决办法进行分析。

  [关键词]档案管理;问题;对策

  一、人事档案管理存在的问题

  1.档案管理人员对档案的重要性宣传不到位。一是档案管理人员对人事档案的重要性未进行广泛宣传,使得本人和档案管理人员对档案中缺少的材料不能及时补充、完善、更新;二是人事档案管理基本上是兼管,属于非专业人员管理。由于受专业和时间限制,档案管理人员也不能及时地掌握档案管理工作的新知识、新技术。

  2.对档案的重视程度不够。长期以来,相当一部分人包括部分领导干部对档案工作的认识都存在一些误区,认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作,不是单位的主要工作,不能给单位创造经济效益,只要“守好摊”,不丢失,不泄密,能应付外调、查档就行了。这表明一些人对档案工作缺乏了解,忽视档案工作,这种轻视档案工作的思想已无法适应现在的管理需求。

  3.人事档案管理手段落后。在档案管理手段上,没有单独的计算机和档案管理软件,查阅人事档案信息仍采用手工查找。档案的存储依旧使用古老的铁皮柜,占地面积大,使用空间也不能完全合理应用。

  4.人事档案交接手续不严密,重视不够。档案管理人员大多不是专职的,所以在离岗或调动工作时,移交档案、手续不按程序办理,该检查的不检查,该清理的不清理,该签字的不签字,导致档案数量、材料等问题责任不明、界限不清。甚至有人认为,档案交接只是一串钥匙的问题,使得人事档案交接工作前后脱节,出现人事档案管理硬件设施不完善、档案管理人员培训不到位等现象。

  5.管理力量薄弱,管理水平不高,管理手段落后。大部分工作人员没有经过专业的档案知识培训,对档案的重要性、管档要求,档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解,档案收集意识淡薄。而且大多数档案管理人员身兼数职,对档案工作精力投入不足。一些归档的材料还不够真实准确,归档材料未能及时、准确地得到补充,使存档的材料不能真实地反映本人现实情况,导致人事档案的不完整。

  二、人事档案管理对策

  人事档案是对个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作实际等内容的真实记载和反映,所以,只有加强人事档案的管理,充分发挥其利用价值,才能更好地为党组织、人事部门提供工作参考,为人民服务。针对以上存在的问题,就干部人事档案管理工作提出以下几点思考及对策。

  1.积极做好宣传工作,加强档案管理人员的事业心、责任感。积极做好宣传工作,对收集的材料要认真核实,把真实可靠的材料收入人事档案,把好质量关。在档案鉴别过程中,档案管理人员要认真负责、确保档案真实完整,充分认识到职工人事档案管理工作在人才资源开发中的重要性,不断改进工作方式、工作方法,创新工作模式,提高工作效率,提高业务素质。在鉴别过程中,能明辨是非,坚决把那些虚假的资料拒之门外,维护人事档案的真实性、可靠性、完整性。

  2.严格按程序交接。人事档案交接是一项认真细致、手续严密、责任重大的工作,应按程序办理。档案交接手续:一是对所保管的档案进行一次全面清理,做到账务相符;二是对借出的档案要及时催还,整理好借据,并在借据上注明原因及催还情况;三是对未整理的零散文件材料要分类存放、清理排序后及时归档;四是按档案移交要求进行移交,并在交接手续上注明交接时间、地点和监交人、移交人、接收人的姓名职务及移交清册、页数等,还应在移交文件上签字盖章,要做到对交接工作负责。

  3.强化档案管理意识,严格档案管理程序。强化领导干部的档案管理意识,完善档案管理硬件设备,增加档案库房,购买空调、除湿机、档案密集架和电脑。引进计算机管理软件,建立人事档案的信息存储和检索系统。档案管理是人事管理工作的重要环节,与工资福利、职称评聘等个人利益息息相关,因此应提高档案管理人员综合素质,提高工作主动性,从根本上确保人事档案材料准确完备、及时归档。此外,还应建立健全档案管理制度,努力做到档案收集齐全完整、内容真实可靠。

  4.建章立制,有章可循,规范操作。积极主动做好档案收集工作,做到制度上墙,操作人员有章可循。建立职工借阅档案登记簿,职工档案转入、转出登记簿,职工档案材料转入、转出登记簿,档案材料移交表等。对由于历史原因,确实收集不到的档案材料,要查明原因,登记说明,为以后的查找工作提供方便。因此,我们在收集档案资料时要做到口勤、手勤、脚勤,及时追补和补充新的资料,真正起到人事档案的依据作用。

  5.健全档案管理制度。建立档案工作制度必须遵循以下要求:第一,规章制度要体现合理性、科学性。建立起来的规章制度必须符合单位特点和档案管理实际,以适应单位档案管理的需要。第二,简明实用。制度必须具有可操作性,其建立应以方便实用、简便易行、可操作性强为目标,以便更好地发挥制度的指导和规范作用。第三,坚持制度约束的双向性。既约束领导又约束职工。领导的行为和形象直接影响着制度的顺利执行,而职工是单位的主要构成群体,是制度的主要约束对象和执行者。第四,坚持制度执行的严肃性。档案部门既是制定档案规章制度的主管部门,又是规章制度的执行部门。在规章制度的执行过程中,要做到有功必赏、有过必罚,充分体现制度的权威性。

  三、总结

  要使档案工作有新的进展和突破,就要抓住当前有利时机,加强学习、不断改革创新,冲破原有的思路、模式,形成一整套新的档案思想、档案观念,才能适应档案事业的发展。

范文五:档案管理存在的问题及解决方案 投稿:武娹娺

档案管理现状

一、 集团档案管理目前存在的主要问题:

(一)各部门应移交集团档案室的档案归档范围不够明确,使得各部门不清楚哪些档案

应移交集团档案室存档。

(二)《档案管理制度》的执行力度不够,缺少执行监管。

(三)公司早期资料缺失严重。

(四)档案借阅审批流程繁琐,遇到一些工作比较紧急情况时,无法及时完成借阅审批。

(五)权限设置不够合理,某些部门(审计)因工作需要常需查阅大量档案,但因权限

的限制,每一类档案都进行借阅流程,影响工作效率。

(六)档案系统:

1. 档案系统缺少关键字检索功能,不方便搜索。

2. 一次借多种档案时,必须在不同类别的档案库中分别发起借阅,不能合并起一个借阅,使用比较麻烦。

3. 公开类档案(证照类)无法发起借阅。

二、 存在原因

(一)对于各部门档案状况了解不够,《档案管理制度》的编制缺少针对性及可操作性。

(二)对《档案管理制度》的执行缺少有效的监督措施。

(三)由于公司早期对档案缺乏有效的管理,造成历史资料缺失严重。

(四) 档案系统的设计?

三、 未来管理规划

(一)对现行《档案管理制度》进行有针对性的修订:

1. 广泛征求各部门意见,深入调查,根据各部门实际情况对档案的归档范围进行明确规定;

2. 对《档案管理制度》的执行增加相应的监管措施。

3. 对缺失的早期历史资料咨询相关部门和当事人,尽量补齐?

(二)建议各部门(项目公司)设置兼职资料员负责本部门的档案收集整理、查询借阅

流程的发起及上报集团档案室归档,与集团档案主管进行对接。各部门兼职资料员在每月规定时间上报本部门当月的收文纪录,以备档案室检查该部门当月归档档案的齐全与否。

(三)对工程项目的档案加强过程监控,不定期到项目进行检查,以保证该项目档案的

及时完整性,以便于最后竣工资料的移交。

(四)为加强对各项目竣工资料的监管,建议设立各施工单位的结算审批流程,在由预

算部门同意结算付款前,先经档案主管审批,确认该施工单位竣工资料完整有效并移交完毕后,方可与该单位办理结算。

(五)在保证档案借阅安全的前提下,对审批流程重新梳理,对一些特殊情况制订相应

措施(先和相关领导电话沟通?)。

(六)档案查阅权限的设定还需和相关领导商讨如何设置。

(七)之后档案加工如何进行?

(八)档案系统的改进升级?

范文六:基建档案管理中存在的问题与对策 投稿:余灃灄

摘要:基建工程建设过程中对基建工程的历史记录即为基建工程档案资料,是基建工程管理的关键部分。有效管理基建工程档案资料对提高基建工程质量而言具有相当重要的作用。最近几年,基建工程项目发展势头见涨,多变的市场形势下,基建工程档案管理面临诸多问题和挑战。现结合工作中总结的一些经验谈一谈基建档案管理工作。

  关键词:基建档案 管理 问题 对策

  0 引言

  建设项目在勘察设计、立项审批、招投标、施工监理、竣工验收等环节中形成的以纸质、胶片、光介等载体存在的文字、图表等形式的全部文件构成基建档案,基建档案的管理是整个工程建设过程中的一项基础工作。加强工程项目档案管理是一项很重要的工作。

  1 基建档案管理存在的问题

  1.1 管理基层的思想观念存在偏差,对基建档案管理工作缺乏正确的认识。工程人员和档案人员缺乏工程档案管理的实践经验,不仅不熟悉工作流程,专业水平也有待考证,基建档案的整个运作流程没有秩序可言。为了适应新形势下的基建档案管理要求,需要摆正对基建档案管理的观念和理清对基建档案的认识,为做好基建档案工作做好准备。

  1.2 规章制度不完善。当前传统的基建档案管理模式面临着挑战,管理模式和工作流程不合理,工作质量不达标,管理成效往往不尽人意。工程项目参建单位很多,档案管理缺乏一套统一的标准,给档案管理部门带来麻烦。

  1.3 基建工程涉及面广、阶段多、工期长且流程繁琐,基建档案管理因此复杂多样,具有较强的系统性。有的施工企业被经济利益驱使,只重视工期进度,难免忽视工程档案的管理,致使基建档案管理工作无法同步于基建工程建设流程顺利开展,基建档案工作明显滞后于施工进度,工程项目管理和技术文件零零散散,有的被损坏或已丢失,这对档案管理工作的顺利开展制造了阻力,同时也降低了单位的经济效益。

  1.4 基建档案管理网络尚待完善。有的参建单位从其他部门抽调几人兼职草草行事组建了档案管理部门,但未设立专职机构,没有指定工作场所,无法保证档案资料的质量和安全;基建档案管理的现代化水平跟不上时代要求,落后的信息技术无法满足快速发展的基建工程项目建设的基本要求,不仅影响档案管理的工作效率,单位的经济效益也大打折扣。

  2 加强基建档案管理的对策

  2.1 增强对档案重要性的认识,转变观念。正确认识基建档案是提高基建工程管理质量的关键和保证,要以人为本,积极宣传《档案法》的重要性。要做好基建档案管理工作,除要求档案行政管理部门认真负责以外,还需要建设单位、施工单位、工程监理等多个部门通力协作。所有工作人员首先端正工作态度,从思想观念上对档案管理工作予以重视,要从大局出发,不断强化责任意识,结合档案利用实例,提高基建档案管理水平。

  2.2 建立健全基建档案规章制度,完善基建档案管理体制。每个参建部门应设立专职机构,并配备专职档案管理员来管理档案资料。要明确岗位职责,构建网络信息平台,增进建设单位、施工单位与档案管理机构之间的沟通和交流。针对跨国工程项目或重大工程项目,要秉承效率第一的工作原则,结合我国基本国情,适当借鉴国外成功的管理经验,建立高水准、现代化的基建档案专业管理模式。

  2.3 将基建档案管理纳入基建工程项目管理的范畴,实现过程管理。①订立合同的过程中,关于移交基建档案材料的质量要求、数量、套数和归档时间等应该在合同中详细说明,建立工程合同制、监理制、契约制等约束机制,明确说明将工程款的8%作为基建档案归档保证金,从而保证对基建档案的有效性进行控制、监督和规范。②基建档案管理工作同步于工程建设进度。工程项目申请立项后随即开始收集、整理基建文件。到竣工验收阶段,将文件归档并验收,基建档案管理贯穿施工建设全过程,档案管理质量才有保障。③根据“三纳入”、“四同步”的工作要求全面落实基建档案管理措施。“三纳入”指的是将基建档案管理纳入基建工程计划、纳入岗位责任制、纳入基建工程规章制度;“四同步”是指基建档案管理同步于基建工程立项,同步于基建工程工作检查,同步于基建工程建设进度,同步于基建工程竣工验收,从而确保基建档案归档工作顺利实施。

  2.4 提高立卷质量,规范基建档案立卷标准。基建档案从整理、组卷、编目到保管、利用都有其既定的规律,各参建单位要严格遵守操作规程履行各自的职责,统一基建档案管理标准和操作方法,同时保持档案资料有机联系,使其形成一个系统的、分类明确的整体,以便更好的指导基建档案管理各项业务工作顺利开展。

  2.5 做好基建档案验收工作。开展基建档案验收工作,首先要认真贯彻落实验收及备案制度,强化档案文件的质量管理,改进档案管理工作中不合理之处,使工作流程更加顺畅。基建工程竣工验收前,城建档案管理部门都要按工作流程对所有基建档案进行验收,通过验收后即可开始竣工验收。

  3 结束语

  基建档案能够体现基建工程项目建设管理全过程。基建档案管理工作是基建工程项目管理流程中一项不可或缺的工作流程。基建档案管理是总结历史、服务于现实、着眼未来的工作。紧密联系改革、技术、发展的新要求,档案人员应做好基建档案管理工作,实现基建档案工作自身价值,为发展和谐社会和经济建设提供档案服务。

  参考文献:

  [1]方育.充分发挥基建档案的作用[N].中国档案报,2010.

  [2]王小德.基建档案管理的研究[J].浙江档案,2008(06).

  [3]李小雨.关于基建档案管理的研究[N].广东科技报,2010.

  [4]王玲.谈达标升级后基建档案管理[A].新时期档案工作论文集[C].2009.

  [5]吕潮.基建档案工作有哪些需要注意的问题[N].广东科技报,2008.

范文七:浅议档案管理存在的问题与对策 投稿:罗薫薬

【摘 要】 当前中等职业学校档案管理存在领导不重视、管理员素质不高、管理不规范的问题,难以适应信息化时代背景下中等职业学校教育教学要求。因此,只有在思想上认识档案管理的重要性、加强档案的信息化管理,重视人才的引进与培养才能使档案管理更好的为教学工作服务。

  【关键词】 档案 中等职业学校 信息时代

  随着信息化时代的发展,“信息”对社会发展的作用日益凸显。档案管理工作越来越受到很多部门和单位的重视。管好、用好档案有助于各部门单位的规范有序化发展,档案是一个部门和单位的历史,它是该部门和单位成长发展过程的文字或数字记录,不仅如此,它所涵盖的信息流、物流、价值流、人力资源流的综合信息,具有动态发展价值,既可以监视过去的经验或教训也可以为未来的发展决策提供真实有效数据支撑。但中等职业学校由于历史形成的特殊办学特点,导致档案管理存在很多问题,难以适应时代发展对教学管理工作要求。笔者拟对此谈点粗浅的看法。

  1 中等职业学校教学管理工作的特点

  中等职业学校不同于一般普通初高中学校,也不同于相对比较规范的大中专学校。它的产生是社会与国民经济发展到一定阶段的产物,因此,必然随着社会经济发展的变化而不断进行调整。首先,其作为一个学校,所谓“麻雀虽少,五脏俱全”,它自身需要进行档案跟踪管理的部门和组织一应俱全;其次,作为职业学校,其办学的模式、办学的层次相当复杂,仅从人力资源流来看,人员流动性较大,由于办学模式的不断调整,人员的结构也很复杂,这就为人力资源的建档及其维护增加了相当的困难。以笔者所在学校为例,约有以下几个特点:

  1.1 所属部门交叉管理档案复杂

  作为一个职业学校,尽管其性质属于公办事业单位,但由于其是改革开放之初为适应社会经济发展而产生的,这样的学校在管理上存在多头管理、信息复杂的特征,如在日常教学工作中受教委的节制与控制;而在财政分配上财政仅管一部分,所谓差额拨款;而在行政隶属关系上则属于商务局。分属于这三个部门管理。尤其是行政管理隶属部门经常变动,如一开始属于商业局管理后来则有属于经贸委,而今则属于商务局。这种变动为建档、归档、与档案的维护带来很大困难。

  1.2 办学模式的不断调整归档困难

  办学模式的复杂涉及到管理层的信息档案处理和学生的信息档案处理两部分,由于长久以来,社会生源不断减少而导致生源竞争困难,中等职业教育的学校被迫经常修改和调整学校的办学模式,大中专都要搞,甚至各种复杂的种类繁多的社会培训也要兼顾、和一些高等院校的合作办学等等,这些复杂的办学形式不是静止不变的,而是经常变动。同时学生的层次很多,来源复杂,因此,往往为档案管理工作增加立档、编目、建立索引等工作带来相当的难度,操作不慎,就极容易导致丢档、断档和失档的问题。

  1.3 人员结构复杂与档案不易维护

  由于办学模式的复杂化使得人力资源结构复杂,进出的人员数量始终处在一个动态的变化之中,如学校里既有在编的事业单位的所谓正规的员工也有合同制职工、有临时工等,而合同制的和临时工处在经常变动中,涉及到的个人档案经常处在增加与注销的状态,稍有疏忽即可丢档或不能及时归档,造成工作成果的没有效率,在上级考评检查中常常处在一个混乱的状态,临时抱佛脚,需要动员各部门单位员工加班加点进行档案的搜寻筛选整理,严重影响了正常的教学工作。

  2 中等职业学校档案管理工作存在的问题

  2.1 观念认识不到位

  领导对档案管理工作的重视是关系到档案管理工作质量的重要因素。当前很多中等职业学校的领导并未能认识到档案工作的重要性,甚至简单的以为档案就是过了期到废纸,于是在单位预算中基本没有给予一定的资金进行软硬件基础投入,而在人事安排上,岗位系数的核定上都体现了轻视档案管理工作的思想意识,甚至很多学校既没有档案馆也没有专职的档案管理人员,要么是兼职岗位、要么是成了照顾关系户员工的摆设岗位。如此档案管理的水平与质量也就可想而知了。

  2.2 管理人员素质不高

  事实上,档案管理是一个学校很重要的工作,对管理人员的业务技术素质和敬业精神要求是很高的。从事档案管理工作的人员在信息化时代,既要懂得档案管理工作的传统业务流程与相关的专业知识,也需要计算机网络方面的专业知识,只有这种复合型人才,才能胜任档案管理工作,但当前的事实是大多数档案管理人员都是外行。

  2.3 数字信息处理落后

  档案管理的最终目的是为了使用档案,是为了让档案为学校发展规划决策服务,做到档案的完整系统规范方便查询调阅检索是基本要求,而计算机网络信息化时代,要求纸质档案变成电子数据档案,这需要很大的软硬件设施的投入和专职人员的使用及其维护。但如我们前边分析的原因,当前却很难做到这一点。

  3 解决档案管理存在问题的对策

  3.1 改变观念充分认识档案工作的重要性

  档案管理工作和其它教学工作同样重要,档案管理部门应当作为学校的重要部门来安排和部署,任何忽视档案工作重要性的领导都是缺乏管理思想和前瞻意识、目光短浅急功近利的短期化行为,应当予以克服,在学校制度和预算支出方面予以高度重视,是档案管理工作走向正规的基本前提。

  3.2 加快数字化建设革新落后管理模式

  在上级部门考评检查中导致手忙脚乱的混乱状态的原因,重要的是数字信息化的处理滞后,没有充分发挥电子计算机网络信息录入、存储、检索快速方便的特征。过于依赖传统的手工操作,既没有效率,而一旦出现问题,又难以查究的,因此扫描、电子记录、电子档案存取势在必行。在条件允许的情况下,应当采用和其它学校信息共享,应当让全体教职工都能及时准确的查阅到需要的信息。为教育教学服务。

  3.3 加强人才引进与进修

  档案管理是专业性很强的职业,而信息时代,要求从事这个职业的专业技术人员掌握计算机和网络的相关技术。因此,学校要么引进专业人员,或者对现有的档案管理人员进行培训,或让其进修,以保证中等职业学校档案管理工作的需要。

  参考文献:

  [1]李小铁.浅谈档案管理的重要作用[J].科技创新导报.2011.(36).

  [2]卢华.高校档案的信息化管理探讨[J].中国校外教育2011.(18).

  [3]周薇.落实科学发展观做好高校档案管理信息化工作[J].湘潭师范学院学报,2008.(4).

范文八:档案管理中存在的问题及对策 投稿:孟逈选

摘要:档案作为历史性特有的资源,不仅具有凭证作用,同样也具有广泛的参考作用。如今我国经济快速发展、法制建设不断健全,党和人民对档案资料重要性的认识程度不断提高,它的价值显得尤为重要。随着经济发展速度的不断提升和社会生活的迅速变化,档案管理及其对社会的有效服务明显滞后于社会发展,档案管理方面凸显出许多亟待解决的问题。

  关健词:档案管理问题加强对策

  一、档案管理中存在的问题

  1、思想认识不到位,档案意识淡薄,导致档案工作非良性循环。近年来,上到领导下到具体的档案管理人员档案意识相当薄弱,对档案管理的法律法规和业务知识学习掌握甚少,少数领导将档案工作简单地认为档案管理就是把文件材料收集到一起、装订成册即可,即使抓也只是敷衍一下,很少从档案工作的整体管理、长远规划和提高档案管理水平去考虑问题。对档案工作缺乏足够的认识。

  2、档案管理人员变动频繁,业务素质不高,严重制约了档案工作的顺利开展。档案管理人员没有专职的,大部分是党政办公室工作人员,由于秘书本职工作内容就多且份内份外事务繁杂,基本上没有时间去管理或整理大量的档案资料,有时也只是应付而已。秘书或档案管理人员由于变动频繁,造成档案人员业务素质普遍不高,有的档案人员未经过岗前培训就上岗,有的是刚刚培训完就换岗不干了,新手业务又不熟悉。部分考虑岗位人选时选择一些年龄偏大、文化程度偏低、甚至是一些老弱病残的人员在岗,将档案岗位作为“过渡岗”。因此档案管理人员整体业务素质就提不高,档案管理工作就管不好。

  3、体制不顺、组织不全、制度不严、管理不规范,致使档案制度规范化管理难以落实。

  目前,部分档案管理工作较为混乱,认为搞经济建设是硬任务、硬指标,而档案工作可有可无,部分分管领导没有落实,使档案工作处于松驰状态。有的虽然制定了档案管理制度,但由于管理不严,档案收集难、利用难、编研难等现象十分突出。执行不严,不规范、人员不到位、职责不明确、任务不落实,而且不少档案人员又缺乏必要的职业素质和基本技能;档案管理人员责任心不强,档案管理混乱无序,导致其它干部或闲杂人员可以进入档案室查找资料和借阅档案,借出和归还档案不执行借还手续,借了不还时而发生,导致档案资料丢失不知去向;甚至还有个别人借此机会在档案资料上做文章,私自涂改文字或数据,严重损害了档案的真实性和利用价值;部分虽然建立了档案管理领导小组,但由于执行不力,还没有很好的开展有效的、正常的档案管理工作。

  4、基础设施差、室藏档案贫乏,导致档案工作标准不高。由于经济条件限制,大部分档案室建设不标准、不规范,基础条件十分差,档案保管条件简陋,防虫防霉设备不配套等,有些单位因受办公条件的限制,很少有专用的档案库房,而是与办公室合为一体,既影响正常办公又影响档案管理;还有的把档案和杂物堆放一室,既潮湿又阴暗,根本不能存放档案资料,室藏档案贫乏、材料不齐全。

  二、加强档案管理工作的对策和建议

  1、提高认识,进一步加强对档案工作的领导。要加强对档案法律法规的学习,进一步明确档案工作是各级党委、政府义不容辞的责任和义务;要在广大干部群众中组织开展形式多样档案法规宣传教育活动,大力宣传档案工作的重要性及档案的利用价值作用,不断提高全社会的档案法律意识。领导要经常研究档案工作,认真听取关于档案工作汇报,及时解决档案管理中出现的一些问题,时刻关心和支持档案工作者,努力为档案事业的发展创造良好的环境。

  2、落实档案工作基础,进一步营造良好的乡镇档案工作环境。档案管理工作是一项政治性、专业性、知识性很强的工作,要保障档案工作的正常开展,需要保持档案工作人员岗位的相对稳定。同时各档案员要定期接受档案业务培训,而且各要按工作规范、岗位职责对档案人员加以督查和考核。购置必备的档案柜,做好通风、防虫蛀、防潮湿、防火防盗等配套保护措施,不断提高档案管理信息化水平,确保档案资料不丢失、不损坏,保证档案信息不失密、不泄密。

  3、健全制度,进一步加强档案管理工作。建立健全完善的档案管理工作制度;对以产生的档案资料要从收集、归档到移交档案室统一管理,严格做好档案的日常保管、借阅和利用;对长期、永久保管的档案要定期向上级档案主管部门进行移交,避免档案的丢失和改动;建立健全档案工作目标管理考核制度和责任追究制度,严格手续,对档案管理中出现问题的,实行责任追究,保证档案管理规范有序。

  4、督促指导,进一步加强档案管理队伍建设。档案管理是一门专业性很强的工作,要求管理人员不但要有高度的工作责任感,良好的职业道德,办事细心的工作态度,乐于奉献的工作精神,还要具备扎实的档案管理的理论知识、科技知识,特别要掌握用现代科技技术和先进的管理方法管理档案的基本技能。

  5、提高认识,进一步做好档案宣传工作。加强宣传、教育是做好档案工作的重要基础工作。要认真组织全体干部学习、宣传、贯彻《档案法》,使他们充分认识到档案工作对于社会发展与经济建设的重要促进作用。

范文九:浅谈档案管理存在的问题及对策(二) 投稿:何熽熾

摘要:档案管理工作是一项对人们要求很高的工作,它不但对人员有着专业性、保密性,而且当人们在进行管理工作中要有一种发展创新的精神和积极向上的工作态度,目前由于,在人们在对档案进行管理工作中,存在了许多问题,因此各个管理部门对档案的管理工作要求也越来越高。本文就档案管理过程中存在的问题进行阐述,在对其问题进行采取相应的应对措施。

  关键词:档案管理 问题 对策

  现在社会主义建设中,我国的经济和文化都在不断地发展,其中的档案资料也随着各个行业的发展而不断增多,档案管理的工作压力无疑是在现实生活中不断正大,大量的资料的产生使得档案管理的有序、高效化运行难以实现。

  一、档案管理工作中存在的问题

  1、一直以来,、很多人对档案工作的具体内容都不了解,知识一概的任务档案工作其实就是把实际内容摘抄下来,然后对其文件进行有序的保管事务性工作,只要不让档案在保存的过程中得到良好的环境,使其不丢失,不泄密,不损坏,就可以了。但是,并不是这样的,档案工作时一项专业性和知识性要求都很严格的工作,而且需要工作人员要有这一定的与时俱进的思想这样才可以使得档案管理事业等到很好的发展。

  2、管理力量薄弱,管理工作人员的水平较低,没有专业的技能和认知方式,而且管理手段也相当落后,有许多人在进行档案管理工作的过程中,都没有收到过比较脆弱、专业的管理培训,而且对资料的重要性也不了解。在档案收集的时候,也没有进行系统化的分析,而且在我国有绝大多数人们在进行管理工作的时候,都是进行兼职,这对档案管理来说存在着重要的弊端,甚至在进行档案查阅时,有部分文件存在这不真实、不准确的现象

  3、档案室硬件环境设施不齐全。对档案管理必备的条件解决落实差,个别单位没有专用档案室,有的单位档案多、档案室狭窄、潮湿、“六防”设备不配套,引起档案材料霉变、虫蛀,影响档案的美观整洁及完整。有的管档单位必备的切刀、统一的档案夹,都无法购置齐备。

  二、档案管理工作的对策

  1、提高档案管理人员素质。要注意加强干部档案工作队伍建设,选择政治上可靠、作风正派、责任心强的共产党员从事档案工作管理工作,注意对他们的教育培养,关心他们工作、生活,充分发挥他们的积极性和创造性。

  档案管理的好坏,在很大程度上取决于档案工作人员。作为档案工作人员,要注重自身专业水平的提高,通过自学、参加培训等方式,熟悉档案工作的各个环节和基本要求,努力掌握科学管理的原则和方法,提高工作效率,提高档案质量。积极探索新的管理模式,使档案工作更科学、更实用,为不断进步发展的社会提供有利的资源。

  2、健全档案管理制度。建立档案工作制度必须遵循以下要求:第一,规章制度要体现合理性、科学性。建立起来的规章制度必须符合单位特点和档案管理实际,以适应单位档案管理的需要。第二,简明实用。制度必须具有可操作性,其建立应以方便实用、简便易行、可操作性强为目标,以便更好地发挥制度的指导和规范作用。第三,坚持制度约束的双向性。既约束领导又约束职工。领导的行为和形象直接影响着制度的顺利执行,而职工是单位的主要构成群体,是制度的主要约束对象和执行者。第四,坚持制度执行的严肃性。档案部门既是制定档案规章制度的主管部门,又是规章制度的执行部门。在规章制度的执行过程中,要做到有功必赏、有过必罚,充分体现制度的权威性。

  3、改进和完善档案功能。使其记录内容全面、客观、动态。对档案的功能应进行重新定位:一是对档案的原有重要部分应该予以保留;二是档案的内涵要进一步丰富和扩大,以便使所具有的功能更加适合单位对信息的需求,从而更好地为单位服务。

  4、采用信息化管理手段。信息化是当今社会发展的一大趋势,它对档案工作提出了新的要求,那就是尽可能地运用当代科技新成果和管理新手段,提高档案工作的效率和水平,以尽快实现档案信息化管理。目前,国外档案管理很多已使用计算机,就是在国内,使用计算机辅助管理档案的也越来越多。实现人事档案计算机辅助管理势在必行。

  5、提高自身的工作意识是档案管理工作的中心。在日常工作时我们要就有着一颗“工作就是服务”的心,这样才能在工作中找到自己的价值,在实践中找到自己心灵的归宿,明确自己的工作内容这是每个管理工作者都应该记住的。在生活中一个管理工作这的好坏不是根据他做了多少,而且取决于他的态度,只要有着一个良好的工作也就有了良好的职业道德。这才是我们发展人才,培养人才最主要的出发点,这样才能这社会主义建设中得到更好的发展。

  结束语

  随着社会的不断发展,人们对档案管理工作的要求,也越来越高。人们在进行档案管理者的选择是也开始变得模式化。但是,我国在档案管理工作并没有得到相关部门的重视,相反的他们对这方面的认知并不高,因此我国在档案管理这方面依然还有很长的路要走,我们要在观念上给人们采取城市,让他们认识到档案管理工作的积极性和重要性这样,才可以促进社会主义发展。

范文十:浅谈档案管理存在的问题及对策 投稿:孙緓緔

摘要:档案管理是国家档案事业最基本的组成部分,由于它涉及到的政策性、机密性、以及专业性比较强,所以一直是国家以及相关管理部门工作的重点。随着经济社会的不断发展,科技技术的不断进步,我国档案管理工作也由于其专业特性得到了各级管理部门的高度重视与关注,在人力、物力等方面给予了大量支持,以求进一步加强与规范对档案的管理,及时解决档案管理工作中存在的问题,并提出相应的解决对策。本文就目前我国档案管理工作存在的问题以及提高档案管理效率的对策作主要讲述。

  关键词:档案管理 问题 解决对策

  档案是信息的重要载体,对档案的收集、整理与保存,便是对信息的收集、整理与保存。在一个企业或者单位中,档案的管理工作是极其重要的,收集、整理与保存,不论中间哪一个环节出了错,都有可能在工作中造成失误,给企业或单位带来一定的影响与损失。因为意识到了这一点,所以相关部门对档案管理工作很是重视,投入了大量的人力、物力、财力,以期解决档案管理工作中遇到的问题。然而,档案管理工作中的问题并不是一朝一夕便可解决的,做好档案管理工作对我国国民经济的发展、科技的进步以及资源的开发利用等方面都具有着积极的影响作用。

  一、档案管理工作中存在的问题

  1、对档案的重视程度不够。在我国,相当一部分工作人员,包括部分领导都对档案管理工作的重视度不够,甚至对档案管理工作的认识存在误区。他们认为,所谓的档案工作就只是单纯性的记录写作,抄录、整理、保存等,与单位的经济利益以及主体工作沾不上边,只是一些杂碎的琐屑工作,所以,只要不给单位造成利益损失,保证文件档案的不丢失、不泄密,能应付外调与领导查档就行了。这样的轻视心理缘于他们对档案工作认识的不全面或缺乏了解,从而对档案管理工作进行了忽视。

  2、管理力量薄弱,管理水平不高,管理手段落后。目前,在岗的绝大多数档案管理人员都没有对档案管理知识进行专业培训与学习,无法从真正意义上认识到档案工作的重要性,对档案的管理要求、档案信息的收集、整理、归档等业务并不熟悉,甚至有些工作人员还身兼数字,做着档案管理工作的同时还在忙活其他工作,分走了对档案工作的精力投入,很可能在不留神间将一份重要的档案丢失,或者未能及时的将档案整理归档,导致以后查阅时再也找不到。这样的行为严重影响了档案的管理水平,手段极为落后。

  3、档案室硬件环境设施不齐全。对档案管理必备的条件解决落实差,个别单位没有专用档案室,有的单位档案多、档案室狭窄、潮湿、“六防”设备不配套,引起档案材料霉变、虫蛀,影响档案的美观整洁及完整。有的管档单位必备的切刀、统一的档案夹,都无法购置齐备。

  4、档案管理人员专业素质不高。目前,我们虽然有了一支稳定而发展的档案干部队伍,但这个队伍的文化程度和专业素质还不适应新时期开展档案工作的需要,特别是进入21世纪,熟悉档案内容,能进行档案信息深层次研究和开发的专业人才十分匮乏。

  5、在信息开发和编研工作上也存在一些问题。一些档案部门为达标升级应付检查随便选几个题人人都来编研使编研产品层次低质量差实用性不大利用价值更小。有的选题虽好紧跟形势但因编研时间过长失去了时效性影响了作用的发挥。

  6、档案管理不够规范。目前,有一些企业单位对档案管理工作不够重视,对旗下档案管理人员要求不严格,没有制定出一系列规范严谨的档案管理条例,工作人员找不到档案管理标准作参照,只能在听从领导的吩咐后循着自己的想法与方式管理档案,这就极容易造成管理工作中纰漏的出现。对国内企业或单位来说,档案管理工作中容易出现的、较为常见的问题主要有:档号不规范;卷宗不规范;分类不规范,组卷混乱现象严重等。

  二、档案管理工作的对策

  1、提高档案管理人员素质。要注意加强干部档案工作队伍建设,选择政治上可靠、作风正派、责任心强的共产党员从事档案工作管理工作,注意对他们的教育培养,关心他们工作、生活,充分发挥他们的积极性和创造性。档案管理的好坏,在很大程度上取决于档案工作人员。作为档案工作人员,要注重自身专业水平的提高,通过自学、参加培训等方式,熟悉档案工作的各个环节和基本要求,努力掌握科学管理的原则和方法,提高工作效率,提高档案质量。积极探索新的管理模式,使档案工作更科学、更实用,为不断进步发展的社会提供有利的资源。

  2、健全档案管理制度。建立档案工作制度必须遵循以下要求:第一,规章制度要体现合理性、科学性。建立起来的规章制度必须符合单位特点和档案管理实际,以适应单位档案管理的需要。第二,简明实用。制度必须具有可操作性,其建立应以方便实用、简便易行、可操作性强为目标,以便更好地发挥制度的指导和规范作用。第三,坚持制度约束的双向性。既约束领导又约束职工。领导的行为和形象直接影响着制度的顺利执行,而职工是单位的主要构成群体,是制度的主要约束对象和执行者。第四,坚持制度执行的严肃性。档案部门既是制定档案规章制度的主管部门,又是规章制度的执行部门。在规章制度的执行过程中,要做到有功必赏、有过必罚,充分体现制度的权威性。

  3、改进和完善档案功能。使其记录内容全面、客观、动态。对档案的功能应进行重新定位:一是对档案的原有重要部分应该予以保留;二是档案的内涵要进一步丰富和扩大,以便使所具有的功能更加适合单位对信息的需求,从而更好地为单位服务。

  4、采用信息化管理手段。信息化是当今社会发展的一大趋势,它对档案工作提出了新的要求,那就是尽可能地运用当代科技新成果和管理新手段,提高档案工作的效率和水平,以尽快实现档案信息化管理。目前,国外档案管理很多已使用计算机,就是在国内,使用计算机辅助管理档案的也越来越多。实现人事档案计算机辅助管理势在必行。

  5、做好档案管理工作,强化服务意识,提高服务水平是很有必要的。档案管理人员要树立“工作就是服务”的观念。以“增强服务意识”和“主动服务”作为工作的出发点和归宿。要明确服务方向,端正服务态度,树立创新意识,提高服务质量。服务的好坏是衡量档案工作者职业道德标准的重要尺度,发挥好档案信息资源的作用,使其充分地为社会主义现代化建设服务,是我们档案工作者义不容辞的责任。

  三、结束语

  目前,就企业来说,一个企业在制定档案管理工作规划时要清楚的明白,所谓档案的现代化管理并不是完全的用计算机代替人力劳动工作,也不是依样画葫芦,将传统的管理方式直接照搬到网络上去,而应该结合实际,在其适应档案自身的发展条件下,还要考虑它是否适应企业信息化建设的流程,两面兼顾,再借助现有的科学技术与先进的管理理念,对档案管理中所存在的不好的问题进行处理与解决,努力使档案管理工作迈上新台阶。

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