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公文的定义

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【专家解析】公文的定义

【优秀范文】公文的定义

范文一:公文的定义和分类 投稿:史熚熛

公文的定义和分类

(一)定义公文,是公务活动中所形成和使用的文字材料,是方针、政策、法规、政令和信息、情况的表现者、运载者,是机关实施管理的基本手段和重要工具,发挥着上令下达、下情上报和信息沟通的重要作用。公文贯穿机关管理工作的始终。我们要向上级报告情况,需要写成文件;我们要向乡镇、村安排什么工作,提工作要求,需要写成公文印发下去,备查、备用,便于基层照章执行;我们要告知社会公众一个什么决定,也要印制成公文。因此,公文写作与我们每一个机关告知人员息息相关,可以说,具备较强的公文写作能力,是每一个机关工作人员的基本素质要求。当前,各级各部门都十分缺乏优秀的文秘工作人员,有许多年轻人因为具备较好的文字功底,而被选拔进市、县党委、政府机关工作,从而改变了自己的生活环境和人生境遇,一些机关还因为选不到合适的文秘人员而发愁。由此可见,重视公文写作、加强公文写作,对于年轻人来说,具有更加积极的作用。

(二)分类

1、按照制文机关的种类划分:党务机关公文、行政机关公文、司法机关公文、军事机关公文、企事业单位公文、社会团体公文。今天讲的,重点是行政机关公文。2、按照行文方向划分:上行公文、平行公文、下行公文。草拟公文

前,必须弄清楚行文方向,才能确定文种、内容、措辞等。

3、按照保密程度划分:绝密公文、机密公文、秘密公文、内部材料、普通公文5种。我们在起草或者管理公文时,必须要按照该公文的秘密等级来处理,涉及秘密问题的,不能泄密。4、按照紧急程度划分:特提公文、特急公文、加急公文、平急公文、普通公文5种。紧急公文的处理,我在后面要专门给大家讲。5、按照使用范围划分:通用公文和专用公文。决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等全是通用公文;司法类的公文、经济类的公文、任免类公文、议案、提案、建议等等,属专用公文。今天讲的,主要是通用公文。6、按照规范性和颁发程序的规范程度、行政约束力的强弱划分:规范性公文和非规范性公文。规范性公文有13种:命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。非规范性公文:除规范性公文以外的公文。常用的非规范性通用公文有调查报告、工作计划类、工作总结类、提案、建议、说明、讲话稿、简报信息、书信类、启事类、条据类、表格类、大事记等等。

(三)机关公文要素机关公文由版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版记组成。

(四)公文处理包括哪些工作公文处理包括拟制、办理、管理、立卷归档在内的一系列衔接有序的工作。

范文二:公文的定义特点与文种 投稿:黎嚥嚦

公文写作知识讲座

一、公文的定义与特点

(一)定义:公文,全称公务文书,是指行政机关在行政管理活动中产生的,按照严格的、法定的生效程序和规范的格式制定的具有传递信息和记录作用的载体。

(二)特点:权威性、规范性、工具性。

二、公文文种

(一)命令(令)

适用于依照有关法律公布行政法规和规章;宣布施行重大强制性行政措施;嘉奖有关单位及人员。

(二)决定

适用于对重要事项或者重大行动做出安排,奖惩有关单位及人员,变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

(三)公告

适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

(四)通告

适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。

(五)通知

适用于批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属

机关的公文,传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项,任免人员。

(六)通报

用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。

(七)议案

适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。

(八)报告

适用于向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关的询问。

(九)请示

适用于向上级机关请求指示、批准。

(十)批复

适用于答复下级机关的请示事项。

(十一)意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

(十二)函

适用于不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。

(十三)会议纪要

适用于记载、传达会议情况和议定事项。

三、公文的写作格式

公文一般由文头、正文、文尾三部分组成。

(一)国家行政机关正式公文的文头一般由文件名称、发文字号、签发人、紧急程度、秘密等级等组成。占文件首页的三分之一到五分之二,用横隔线与正文分开。

1、文件名称由发文机关全称或规范简称加上“文件”二字组成(函只署发文机关名称),臵于首页的上端,用庄重、醒目的字体套红印刷。两个以上机关联合行文,牵头主办机关排列在前,也可只用主办机关的名称。党委和政府联合行文,党委排列在前。

2、发文字号由发文机关代字、标于括号内的年份、顺序号组成,位于文件名称之下、横隔线之上正中位臵(函的发文字号标注在标题的右上方)。两个以上机关联合行文,只标明主办机关的发文字号。

3、上报的文件,应当在发文字号的同一行右端标明签发人姓名。

4、秘密等级、紧急程度,应视文件内容需要从上至下依次标注在文件名称的左上角。秘密等级分为“秘密”、“机密”、“绝密”三种;紧急程度分为“急件”、“特急件”。机密、绝密文件应标注份号。

5、政府令的文头由套红印刷的“政府令”和编号组成。政府令的编号为“第号”。

(二)公文的正文部分一般包括标题、主送机关、正文、

附件、发文机关等。

1、标题

公文标题应当准确、简要地概括公文的主要内容,一般由发文机关名称、内容提要和文种三部分组成。公文标题的作用:一是揭示内容,点明主题,使人一目了然;二是给公文定名,标题就是该公文的名称,便于收文机关登记管理,便于查找询问。公文标题位于横隔线之下居中位臵。公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不加标点符号,不能以引用文件字号代替内容提要。

2、主送机关

指收受、办理文件的单位。俗称“抬头”。除“公告”、“布告”、“通告”以外,正式公文一般都应标明主送机关。主送机关名称位臵一般在标题之下,正文之上左端顶格位臵书写。“决定”、“命令(令)”、“会议纪要”等文种,主送机关可臵于文尾主题词之下,发送栏内抄送机关的上方,标为“主送:”或“分送:”。向上级机关的请示,只写一个主送机关,如需同时送其它机关,用抄送形式。

3、正文

即公文的具体内容,是公文的核心部分。需要使用序数符号标明层次时,一般排列顺序是:第一层用“一”,第二层用“(一)”,第三层用:1。,第四层用“(1)”。行政规章视需要按章、节、条、款、项标明层次。正文的位臵在主送

机关以下。较长的公文一般由开头、主体、结尾三部分组成。正文的写法从内容上讲,要把事情交待清楚,什么事、什么问题,准确无误。观点要鲜明。需要受文单位做什么,解决什么问题,准确明白。从形式上讲,条理层次清楚,文字简练确切,标点符号准确无误,篇幅力求短。

4、发文机关

是指正文之后、附件之下所署发文机关名称。发文机关的位臵在正文之后偏右下方。如果正文占满了公文纸的全页,不得不在下一页落款时,可将落款放在空白页,同时,必须在落款前的空白处用括号加以注明:“此页无正文”。发文机关应写机关全称或规范化的简称。(也可用单位的印章代替)

5、成文时间

是以领导人签发日期为准。经会议批准的文件,以会议通过的日期为准,电报以发出日期为准,几个机关联合发文的,按最后一个领导人签发的日期为准。成文日期使用公元 纪年,用汉字书写。成文日期的位臵一般在发文机关的下面。成文日期是文件生效和查阅的重要依据,要求准确、完备、具体,不能忽视。

6、印章

印章是发文机关表示对公文负责并标志公文生效的凭证。公文除会议纪要外,都应加盖印章。联合上报的非规章

性文件,由主办单位加盖印章。联合下发的公文,联合发文机关都应加盖在成文日期处,上边沿不压正文,下边沿骑年盖月。会议通过的“决定”,日期可注于标题之下,印章可盖在正文末尾发文机关处。

7、附件

公文如有附件,附件名称注在正文之后,文件落款之前,如有两个以上附件应注明附件的顺序。附件与主件订在一起发送,如不能订在一起,应在附件首页左上角注明主件的发文字号和附件的顺序号。

8、抄送机关

即指除主送机关以外需要了解该公文内容的有关机关。在实际工作中,需注意几个方面:抄送机关不能滥抄滥送,也不能漏抄漏送;请示公文不要同时抄送下级或同级机关;向下级机关的重要行文要抄报直接上级机关;向下转发上级机关的文件,不要再抄报上级机关。

(三)文尾部分包括主题词、发送栏、印发机关与印发日期、共印份数等项。

1、主题词:标于文尾部分发送栏之上。上报的文件从受文机关制发的主题词表中选词标注,其它文件可从本机关制定的主题词表中选词标注。标注主题词不少于2个不超过7个。标注主题词应准确,规范。

2、发送栏:位于主题词之下、印发机关与印发日期栏

之上。抄送范围如涉及各方面机关,一般按党委、人大、政协、纪委、法院、检察院、军队、政府部门的顺序排列。发送机关的名称用全称或规范化简称。正文中已标明主送机关的,发送栏只标明抄送机关。

3、印发机关与印发日期栏位于发送栏之下,左端标注公文印发机关名称,右端标注印发日期。翻印文件,此栏标注翻印机关名称和翻印日期。

4、文件印制份数标注在印发机关与印发日期栏之下右侧,标注有“(共印份)”。主题词、发送栏、印发机关与印发日期栏之间分别加横线分开。

公文从左至右横写横排。少数民族文字按其习惯书写、排版。公文纸一般用16开型(长260毫米,宽184毫米),左侧装订。“布告”、“公告”、“通告”用纸大小,视实际需要确定。

四、国家行政机关公文的分类

(一).按公文的来源分收文和发文。

(二).按行文关系分为上行文、平行文、下行文。

1、上行文:指下级机关向上级机关报送的公文。如报告、请示等。

2、平行文:指同级机关或不相隶属机关之间往来的公文。如议案、函、通知、通告等,会议纪要有时也可作为平行文。

3、下行文:指上级机关向所属下级机关发送的公文。如命令(令)、决定、公告、通知、通告、通报、会议纪要等。

特别需要说明的是,意见可以用于上行文、下行文和平行文。作为上行文,按请示性公文的程序和要求办理;作为下行文,对贯彻执行有明确要求的,下级机关应遵照执行。无明确要求的,下级机关可参照执行;作为平行文,提出的意见供对方参考。通知、通告、会议纪要可以用于平行文和下行文。用于平行文的通知、通告、会议纪要主要涉及需要周知性的有关事项。

(三)按性质、作用分为指挥性公文、公布性公文、报请性公文、知照性公文、记录性公文等。

1、指挥性公文:指上级机关制发的对下级机关进行组织、指挥、协调和管理的公文。主要有命令(令)、决定、通知、批复等。

2、公布性公文:指将有关事项与要求,通过新闻媒体或张贴等形式发布的公文。主要有公告、通告等。

3、报请性公文:指向上级机关汇报工作,反映情况,提出建议或意见,请求指示或批准的公文。主要有报告、请示等。

4、知照性公文:指通知、关照类公文。主要有决定、公告、通告、通知。

5、记录性公文:指以记载公务活动、归纳会议精神、议定事项等情况的公文。主要有会议纪要。

(四)按时限要求分为特急公文、紧急公文、常规公文。

(五)按保密要求分为保密公文和非保密公文。

五、机关常用公文写作中的注意事项

(一)通知

1.文种特征

通知是“批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文,传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项,任免人员”时使用的一种公文。通知的使用范围最广、使用频率最高。

按照通知的内容及作用分为以下四类:

(1)指示性通知。主要是上级机关向下级机关布臵带有普遍性的工作,作出相应的指示时使用的通知。

(2)转文性通知。上级机关向下转文,必须标注主送机关,说明转文目的,并对受文机关提出执行要求。具体分为批转性通知、转发性通知和发布性通知。

(3)事务性通知。用来传达、安排事务性工作的通知。如会议通知、机构变动通知,更改名称通知、启用印章通知等。

(4)任免通知。上级机关向有关部门正式传达相应的人事任免事项的通知。

2.结构模式

(1)标题。通常由“发文机关”、“事由”和“文种”三个要素构成。

(2)主送机关。要明确阅知对象,规范地标识出主送机关。对一定范围内的普发性通知,应在附注处标明发送范围。

(3)正文

①指示性通知大致由发文缘由、通知事项、通知尾语(特殊表述可不用尾语)构成。

②转文性通知主要分二种写法,一是简写式,直接写明转文的原因,依据或目的,提出转文的一般性要求。二是繁写式。在简写式的基础上,强调二点,一是被转公文所涉及工作的重要性,二是对贯彻执行被转公文提出更为具体的要求。

③事务性通知。大致由通知的背景、根据及目的,通知的事项,通知的尾语三部分组成。

④任免通知。大致由任免依据和任免事项二部分组成。

(二)报告

1.文种特征

报告是向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问时使用的一种公文。报告可依据不同的标准进行多角度划分。按性质划分,有工作报告和情况报告;按内容划分,有综合报告和专题报告;按行文目的划分,有呈报性报告和呈转性报告。

2.结构模式

(1)标题。通常由发文机关、事由和文种三个要素组成。

(2)报告引据。这部分是报告正文的开头。要用简明扼要的语句交待出全文的主要内容或基本情况,也可陈述有关的背景或缘由。然后用过渡语“现将有关情况报告如下”等开启下文,其后用冒号、句号均可。

(3)报告事项。这部分是报告正文的主体和核心,要准确简要、条理清晰地将有关工作或事件的情况表述清楚,并加以扼要分析,以便给人以全面、深刻的了解。撰写时要紧紧围绕行文的目的和主旨进行陈述,如是汇报工作,则应首先写明工作的基本情况,其次写明主要做法和成绩,包括采取的办法、措施以及由此带来的直接效果等,最后写明还存在什么问题以及今后的大体工作设想。

如是答复上级机关的询问和要求,应首先扼要叙述上级机关交办的事项或任务后再写明处理的大致过程,包括采取的办法或措施,处理中遇到的问题及需要进一步陈述的事项等,最后交待处理结果,同时征询上级机关对处理结果的意见。如是就某项工作中的错误向上级机关检讨,应首先陈述错误的事情概况,继而分析造成错误的原因(包括直接原因和间接原因)及应负的责任,最后写明处理结果及今后的改进意见。

(4)结尾。报告的结尾一般有较为固定的结语,常用的有“特此报告”等,要另起一段,独占一行。

3.写作要点

(1)正确把握综合报告与专题报告的侧重点。

写好综合报告,需处理好“点”与“面”的关系、“详”与“略”的关系,“事”与“理”的关系。

写好专题报告,要注意一是速度要快,二是内容要专,做到“一事一报”,三是情况要实。

(2)篇幅要简短,用语要精炼。

(3)报告一般采用以下三段式写法:

①情况——做法——问题(意见);

②做法——问题——今后意见;

③情况——问题——今后意见;

④情况——原因(责任)——下一步打算;

⑤情况——原因——责任及处理意见;

⑥情况——问题——建议等。

撰写报告掌握“三段式”的基本写法,对提高撰写质量和效率帮助较大。但要注意的是,“三段式”只是一个基本的写法,并非所有报告都必须用“三段式”。

(三)请示

1.文种特征

请示是向上级机关请求指示、批准时使用的一种公文。 请示的适用范围较广,凡涉及有关方针政策界限、工作中的重大问题、需要上级机关予以审核批准的事项等诸多方面的内容时,均应以“请示”行文。各机关都有自己的职权范围,对属于超出职权范围的事项,即应向上级机关行文请示,获准后方可执行和办理。

请示文种的分类比较复杂。从不同的角度,依据不同的标准可以将其分成不同的种类。为方便起见,我们从请示的内容、性质和功用的角度切入,将其分为两大类:一是批准性请示。即下级机关就某项工作或某一问题直接向上级机关请求指示和批准。二是批转性请示。此类请示通常是下级机关就某一方面的工作制定出办法或措施以后,因职权范围所限,无权要求有关单位和人员予以贯彻落实,遂向上级机关行文请示,要求批转给有关单位办理,这类请示被批转后,实质上即已成为上级机关的决定意见。

2.结构模式

请示的内容结构一般由标题、正文、尾部三部分组成。

(1)标题。通常由发文机关、事由、文种三要素组成。拟写请示标题,必须着力写好“事由”,要明确、简洁地表述出请示核心事宜,以便上级机关准确了解和把握。

(2)正文。正文部分是请示的核心内容,它要载明以下两方面事项。

一是请示缘由;二是请示事项。即请示的具体内容,要将请求上级机关给予指示、批准或批转的具体问题和事情和盘托出,请求上级机关作出答复。写好请示事项,关键在于两点:一要明确,二要具体。写好请示,还应注意要选准角度和行文的逻辑性。

(3)尾部。请示的结尾一般有较为固定的结语,以示对上级机关的尊重。通常写法是“妥否,请批示”。要特别注意请示的结语中绝不能出现“报告”字样。

3.写作要点

(1)请示非从属报告,也不等于函。请示是党政公文中一个独立的文种。一定要注意报告不能与请示混用。凡是需要上级机关明确答复意见的问题用“请示”,如仅向上级机关报告有关问题而上级机关可以批示也可以不批示的用“报告”。请示是“向上级机关请求指示、批准”,这里的上级机关是指有隶属和指导关系的上级机关,并非指没有隶属关

系的某一专门业务的主管部门,也非指与自己不存在隶属关系但级别比自己高的单位。向有关行政主管部门请求批准,有两种情况:一是平级单位申请批准,宜用“函”,而不应当使用“请示”;二是非隶属关系单位的申请批准,因为它们之间不存在任何隶属关系,因此,应用“函”而不能使用“请示”。

(2)把握好请示的内在逻辑。一份请示不论文字长短,其内在逻辑均是由“为什么要请示”和“请示什么问题”两大层次组成。所谓“为什么要请示”,通常包括请示的背景和缘由;所谓“请示什么问题”,即要求上级机关为我们解决什么问题及怎样来解决问题。注意其他文种的目的句,通常臵于开头,唯独请示是在第二层次之首。

请示的结尾用语,按照惯例,通常是“妥否,请批示”及“如无不妥,请批转……执行(办理)”等。

(3)做到一文一事。写请示要坚持一文一事,即一篇请示只能向上级请示批准一个问题,以便上级及时、专一地进行处理。请示的主送机关只能是一个,不能多头请示。多头请示容易使主办与协办单位之间相互推诿,延误批复时间或者由于批复意见不一致,使下级难以适从。受双重领导的单位,在请示问题时,应当本着谁有权力批准这一问题就请示谁的原则,可将另一上级单位列为抄送,以便对方了解情况。

如果是行政关系在中央、省市,而党的关系在省市、地县的,不能把党、政上级机关一并列为主送,应当按照党政各自的分工范围,或以党委、党组织的名义请示上级党委,或以行政名义请示上级行政机关。

(四)批复

1.文种特征

批复是上级机关答复下级请示事项时使用的一种公文。它的内容涉及面比较窄,除了直接回答所请示的事项以外,无需涉及其他问题。

作为答复性的下行公文,它具有以下特点:一是专一性。它是专门针对下级机关“请示”这一文种使用的,回答的问题是请示中的具体事项,先有请示,才有答复。批复又属被动行文,是应下级机关的请示而行文的。二是指示性。批复要对下级机关提出的具体问题进行答复,往往要求下级机关将执行情况上报,以便检查了解。因此,从行文效能上看,批复具有指示性。三是政策性。批复的本身往往体现了上级机关在这一问题上的政策精神。

2.结构模式

(1)标题。批复的标题与一般公文的标题有所区别。具体写法有以下三种。第一,由批复机关、请示事项(问题)和文种组成。第二,由批复机关、原请示题目和文种组成。第三,由批复机关、请示事项、请示单位名称和文种组成。拟写批复的标题时要注意:一是三要素要齐全;二是发文机关必须用全称或法定简称;三是事由必须精练地提出具体事项及批复意见,句式可用“关于……问题的批复”,“同意……的批复”。

(2)正文。一般由引语、主体和结尾三部分组成。 ①引语。即批复开始的第一段或第一句话,这是批复的根据。通常要写清楚两方面的问题:一是下级机关请示的问题或发文字号;二是简要引述来文所请示的事项。

②主体。这是批复的中心内容。要根据党和国家的方针政策、法律、法令、规章、制度和实际情况,对请示中提出的问题,作出恰当的明确答复。内容简单的只表明同意或不同意;应该或不应该。内容复杂的,除表明不同意的态度之外,有时还可以考虑要说明不同意的理由,以便下级机关接受;对于同意的事项,也可同时指出如何才能保证批复事项的完成,或如何防止某些问题的出现。

③结尾。批复的结尾比较简单。一般只需在正文之下另起行写出“特此批复”、“此复”即可。

3.写作要点

(1)针对性要强。凡批复都是针对下级机关的请示而发,因此,批复的内容、语言必然与请示的内容紧紧相扣,直接回答下级请示的事项。

(2)态度要明确。批复是对下级机关来文表明态度,是可办,还是不可办;是好,还是不好,应直接予以说明。

(五)函

1.文种特征

函是不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项时使用的文种。函在实际行文中形成了多种类型。从内容和作用上看,包括:

(1)申请函,即向有关主管部门请求批准事项的函。

(2)商洽函,即用于请求协助、商洽解决办理某一问题的函。

(3)询问函,即用于询问有关事项的函。

(4)答复函,上级机关答复下级机关询问或主管部门批复申请事宜时使用的函。

(5)告知函,平级或不相隶属单位之间相互通知事情时使用的函。

从行文方向上看,函有来函、复函。

函是一个正式文种,行文时要采用正式文件的标印格式,不能把便函(即公务便信)视为函,也不能认为函包括函与便函,便函不是正式公文,它与函没有直接关系。

2.结构模式

(1)商洽函的写法。商洽函的标题,一般要写明商洽事项,并加上文种。正文一般都包括两部分内容:一是商洽原由。二是商洽事项。

(2)询问函的写法。这类函的标题应包括三项内容,包括询问单位名称、询问事项和文种。

询问函的正文包括两部分内容:一是询问的目的。即说明为什么要询问,也就是发函的理由。二是询问的内容。这一部分是主体,要像出“试题”一样明确而又具体,使对方一看便懂,以便依题回答。

(3)答复函的写法。答复函的标题一般应载明三项内容:答复单位名称、答复事项和文种。

这类函的内容分为三部分:一是告知情况,二是答复意见,三是结尾。最后以“此复”、“特此函复”或“谨作答复”等作结语,有时也可不用结语。

(4)告知函的写法。告知函和答复函十分接近。它们的主要区别在于答复函是答复对方所询问问题,而告知函则是告知对方有关情况。

告知函的正文通常包括两项内容。一是告知原由。说明制发本函的原因。二是告知事项。简明扼要地叙述告知对方有关事项的具体内容及应注意的问题。

(5)请求批准函的写法。请求批准函的正文包括三项内容:一是请求批准的原由,二是请求批准的事项,三是请求语。一般都用“可否,请函复”。

3.写作要点

(1)叙事清楚,说理有节

公函是代表机关向外联系工作、商洽事情、请求帮助,欲要对方理解、接受、支持、取得圆满的效果,首先叙事要清楚、明白;其次要说理有节,令人信服。

(2)短小精悍,注意技法

短小精悍是指公函不必详述过程,不必大发议论,要求字约意丰;注意技法是指公函撰写应根据具体内容,推断对方见函后的心理特征,采用不同的写法。

(3)不能将“函”遗忘

“函”是一个非常活跃的文种,平级或不相隶属单位之间行文要用“函”,向有关主管部门请求批准事项要用“函”,应注意在应当用“函”时不能用通知、请示与批复。

(六)意见

1.文种特征

意见是对重要问题提出见解和处理办法时使用的文种。一般情况下,“意见”只有建议性质,这样的“意见”是指来自下级机关的,一经上级机关批转或批准,即从建议性转化为指导性和约束性。另一种是出自于上级机关的“意见”,虽然文种称为意见,但其本质含义已不再是参谋的性质,而具有了指示要求性。

2.结构模式

意见的格式一般由以下几部分组成

(1)标题。由发文机关名称、事由和文种三要素构成。

(2)正文。这部分是意见写作的主体,应当首先在开头部分用简明扼要的文字,说明行文的目的、背景、依据或缘由,以利受文者理解和贯彻执行。其次,应当明确、详尽地写出意见的具体内容,如阐明工作的基本见解、原则性要求、政策性措施及注意事项等,一般采用分条列项的结构安排方式。撰写时要注意做到三点:一是全面系统。即对工作的见解和要求,一定要顾及各个方面,使工作涉及到的各个部门,都能明确地领会工作的原则和要求。二是准确具体。即指意见中所提出的措施和办法,用语要准确,表述要具体,这样才便于受文单位理解与执行。三是层次分明。在意见行文中,一般既有工作的基本原则,又有具体的政策措施,撰写时应当分层叙述,不宜交织进行。

(3)结尾。正文写完之后,一般用一个结尾段落来进一步强调工作或提出希望和要求。

(4)成文日期。要写全称即年月日。

3.写作要点

(1)从文种的地位变化看“意见”。“意见”这一文种,虽在实际工作中人们都很重视,但过去很长一段时间未能登上法定公文的大雅之堂。直到1996年5月3日和2000年8

月24日,“意见”才被党和国家的公文管理法规列为主要公文文种之一,从而赋予其法定文种的地位。

(2)意见的行文方向是多角度的。“意见”既可以由下级写给上级,类似一种建议;又可以是上级发给下级,似同指示;也可以发给平级,所提意见供对方参考。显然,它是上、平、下三种行文方向兼而有之的。

(3)政策性要强,要掌握材料。“意见”的执笔人必须全面深刻地领会和掌握党的有关方针、政策,以此作为提出意见的指导思想,这是写好意见的基础。执笔人必须掌握大量的第一手材料,从中把握问题的本质和有关事宜的规律性。

范文三:公文定义与内涵 投稿:姚杒杓

公文是国家机构和社会组织在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范形式的公务文书,是依法行政和进行公务活动的重要工具。

  这一定义划清了公文与非公文的原则界线,也阐明了公文的基本性质和主要特点。

  (一)公文是公务活动的产物,具有特定的规定性

  公文是在人类社会活动中为了处理各种事物的需要而直接形成的,上至国家制定方针政策,下至基层的单位组织计划总结、业务往来,只要是依法成立并能以自己的名义行使权力和承担义务的组织,它们所从事的组织管理活动就都是“公务活动”,而在此范畴内形成的文件都是公文。它们对于解决公务问题就都有应用价值。它们的体式、程序是经由国家机构以法规、规章的形式加以规范,而对受文者的影响力又常常有法律的强制性和约束性。

  (二)公文需是法定的作者,具有很高的权威性

  公文必须由公务活动的主体——社会合法组织直接形成。根据《办法》和《条例》的规定,公文作者必须是能以自己的名义行使权力与承担义务的社会合法组织及其代表人。因而公文的起草者并不等同于“公文作者”,而公文的作者也不能超出与其法定身份相称的范围和权力行文,否则无效。同时法定作者的公文一旦发出,其对受文者的强制效力就会受到有关法规的保护。

  (三)公文是特殊的信息记录手段,体式具有规范性

  公文必须具备国家规定统一的规范体式。公文既然是行使国家的管理职能,那么就需对其进行统一的规范。如果一个地区、一个部门、一个单位都有自行规定的体式,那么必然影响到公文的严肃性和业务处理的效率。公文的规范体式即国家公文的法定格式,它是由国家以法规的形式公布,并要求所有机关和社会组织都要“照此执行”的。公文的体式,包括公文的文体、结构、格式、语言。值得注意的是,新《办法》所用的“规范体式”的提法较之《条例》所用的“规范格式”的提法应该说是更准确,更科学。体式既包括了文体的规定性也包括了格式的规定性,而“格式”则一般指公文的书面格式、排版形式和印装要求。公文的书面格式是指公文的数据项目在公文文面上所处的位置和书写的样式。但“格式”一词还应能突出公文规范的基本前提,就是不同门类的公务活动和所需达到不同目的公文的文体样式是不同的。上下级之间、平行单位和不同隶属单位之间所使用的公文是不同的。

  (四)公文的制作要讲程序性

  公文的写作不同于一般的写作,公文的具体撰稿人只是法定作者的代笔人,撰稿人不仅要受法定作者权限的制约,还要根据法定作者的意图。授意来撰写文稿。而且一份正式的公文尚要经过多道规定的运转程序,要由很多人参与审稿核稿,参与校对缮印等许多程序,它的制作完成需要一环紧扣一环,任何一个环节出了问题,都会影响到它的最终的效用。因此,程序的每一环都要规范、准确。如不履行法定的程序,就不可能产生有法定效力的公文。

范文四:公文格式,用于自定义公文模板 投稿:江蔛蔜

年来,公文写作越来越受到各级机关的重视,国家早在1999年就印发了《国家行政机关公文格式》(GB/T9704——1999),并于2000年发布了《国家行政机关公文处理办法》(国发[2000]23号),但长期以来,在公文的制作与排版上,特别是如何用word制作常用公文,我们一直难以找到一个很好的办法来制作规范的公文。为此,笔者根据国家规定,结合多年来制作公文的经验,进行了简要的整理,总结出以下用word制作常用公文的程序和方法,供大家参考。

第一步,进入word界面。

第二步,页面设置。从“文件”栏中单击“页面设置”,弹出选项,在“页边距”栏中选择“上:37mm;下:35mm;左:28mm;右:26mm”。在“纸张”栏中选择“纸型:A4;宽度:210mm;高度:297mm”。在“版式”栏选择“奇偶页不同:√;页眉:15mm;页脚:28mm”。

第三步,发文字号。如果是下行文,则将光标移至页面103mm位置(在word界面的下面显示有“位置:X X”字样,光标上下移动,“位置”数据会跟着变化),用3号仿宋输入内容居中即可;如果是上行文,则将光标移至页面158mm位置,左空1字用3号仿宋输入发文字号,然后右空1字用3号仿宋输入“签发人”加全角冒号,后用3号楷体输入签发人

姓名;如果是平行文,则将光标移至55 mm处,对齐页面右边输入发文字号。下行文、上行文、平行文(函)发文字号位置是由《国家行政机关公文格式》和《国家行政机关公文处理办法》的规定决定的,公文用纸为A4型纸,幅面尺寸为210mm×297mm。因发文字号位于发文机关标识下空2行位置(按3号仿宋字高度约为20mm),加之下行文和上行文要留出天头37mm,下行文发文机关标识距版心上边缘25 mm(上行文为80 mm),发文机关标识高度21mm(高限22mm),故下行文发文字号的位置应为37+25+21+20=103mm处,上行文发文字号的位置应为37+80+21+20=158mm处;而平行文(函)按规定发文机关上边缘距上页边30mm,发文机关标识高度21mm,发文机关标识下边缘4mm处有武文线(上粗下细),故平行文(函)发文字号的位置应为30+21+4=55mm处。

第四步,标题。在发文字号后空两行位置用2号小标宋简体字输入内容,并进行段落调整。可选定标题后,点击鼠标右键,弹出对话框,单击“段落”,再弹出一个对话框,选择“行距:固定值;设置值:40磅”(即以2号字高度加2号字高度7/8倍的距离为一基准行)。

第五步,主送机关。标题后下空一行位置顶格,用3号仿宋字输入主送机关内容。如果主送机关不止一行则第二行同样顶格。

第六步,正文。在主送机关下一行空2个字位置,用3号仿宋输入正文内容。

第七步,附件。公文如有附件,则在正文之后空一行并空2个字位置用3号仿宋字标识附件,后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码。如“附件:1.X X X X”。附件名称后不用标点符号。装订在正文中的附件还应在左上角第1行顶格标识“附件”,有序号时标识序号,这里的“附件”后不能用冒号。

第八步,成文日期。在附件后(无附件则在正文后)空3行位置(如果是办公室文件则空2行即可)输入成文日期,但须右空4个字。可采用插入办法,单击word“插入”,选择并点击“日期和时间”,弹出对话框,选择“语言:中文(中国);可用格式:二〇〇六年X月X日”。

第九步,附注。在成文日期下一行空2字位置,用3号仿宋输入附注内容,同时将附注内容用小括号“()”括上。如回复提案、议案、人大代表建议,以及请求等,需采用附注方式标注联系人及联系电话,中间空1个字但不用标点符号。

第十步,正文段落调整。将全部正文选定,用调整标题行距的办法进行正文段落调整,但正文的设置值为28磅(即以3号字高度加3号字高度7/8倍的距离为一基准行)。

第十一步,印刷版记。位于公文的最后,且在最后一页的底端。首先用3号黑体输入“主题词”,并加全角冒号,然后用3号小标宋简体输入词目,每个词目间空1个字的位置。在主题词下一行左空1个字位置用3号仿宋输入“抄送”,后加全角冒号,然后输入抄送单位,抄送单位之间用逗号隔开,最后用句号结束,如果抄送单位不只一行,则对齐第一个抄送单位的位置排列。在抄送机关下一行空1字位置用3号仿宋输入印发机关;在同一行右空1字用3号仿宋输入阿拉伯印刷日期。每项内容之间用反线隔开,最后一项内容下面同时要加上反线,反线的长度同版心宽度。

第十二步,设定页码。首先从“插入”栏中单项击“页码”,弹出选项,选择“位置:页面底端;首页显示页码:√”。然后,单击“格式”,弹出“页码格式”对话框,在“数字格式”栏选择“- 1 -”格式。最后,双击显示的页码,选定后选4号白体字,同时,将奇数页右空1个字的位置,将偶数页左空1个字的位置。

还要注意一点,在每个对话框结束之后须点击“确定”,否则选项无效。

范文五:公关的定义 投稿:夏頶頷

公关的定义:所谓公共关系,是一种特殊的管理职能,它帮助一个组织建立和维护与公众之间的交流、理解、认可与合作;它参与处理各种问题与事件,它帮助管理部门了解民意,并对之作出反应;它确立并强调组织为公众利益服务的责任;它作为社会趋势的监视者,帮助组织保持与社会变动同步,它把拥有有效的传播技能与研究方法作为基本工具。

公关的职责和功能:新闻宣传,广告,新闻业务代理,公共事务,问题管理,院外游说 ,投资者关系,组织发展。

公关与相关定义的界定:

公关与新闻的区别:

公关与宣传:1、联系2、区别。活动内容不同,宣传属于思想政治工作,重在说;而公共关系是属于管理领域,重在做。方式不同,宣传以单向灌输为原则,要求公众服从与接受,公共关系强调双向沟通。工作准则不同,宣传既可奉行实事求是,也可能奉行唯宣传者主观需要;公共关系只能奉行尊重事实、实事求是。

公关与广告的联系:公关需要广而告之.公关需要广告作为自己的工具,通过公关广告被公众所接受,公关工作能对广告起指导作用,它可以确定广告的宣传主题、宣传对象、传播对象、方式和周期等。公关和广告是互相补充、互相促进的。

公关与广告的区别:从主体看:公关的范围大,广告的范围小.从传播手段看:广告的种类少,公关的种类多。从目标公众上看:广告窄,公关宽.从传播目的看:广告是让人买我,公关是让人爱我.从效果来看:广告是注重经济效益,公关是注重社会效益.广告注重短期利益,公关注重长期的整体利益.

公共关系与市场营销:联系:公关是无形推销术、良好的市场营销有利于建立良好的公关形象.有共同的产生前提条件:商品经济的高度发展.有共同的对象:顾客与消费者.有共同的指导思想:用度第一,社会效益第一.有相似的手段:大众传播媒介.市场营销学把公共关系学作为组成部分.区别:范围不同:盈利性企业,所有组织.任务不同:销售、协调关系.着眼点不同:经济效益、社会效益.手段上不同:市场营销通常4PS,公关宣传资料、专题活动.

公共关系与庸俗关系(问题2:有人说“公共关系就拉关系,姿色加手腕”。此话对吗?)

1、两者产生的条件不同。 2、观点、主张不同。 3、两者运用的手段不同。 4、社会效益不同。

公共关系发展的四个阶段:

巴纳姆时期—现代公共关系的发端。公共关系作为一种新的社会思想和活动,其源头在美国19世纪中叶风行的报刊宣传活动,这是公共关系的发端时期,代表人物是巴纳姆。凡宣传皆好事。这一时期的显著特点是,为了使自己和公司扬名,置公众利益于不顾,任意编造谎言和神话利用新闻媒介“愚弄公众”。于是由此引发了新闻媒体的不满。由报纸杂志率先刊载揭露实业界的公司丑闻,形成了“清垃圾运动”。

艾维。李时期—现代公共关系职业化的开始。重要观点: “我们的计划是代表企业单位及公众组织,对于公众有影响的,且为公众所乐闻的课题,向报界和公众提供迅速而准确的消息。”——“门户开放原则”。艾维·李时期——“讲真话”时代。“公共关系之父”——李·艾维。重要贡献:提出了关于工商业应把自己的利益同公众的利益联系起来,而不是对立起来的概念;要与最高决策者和管理人员打交道,并且只有在管理人员积极支持和亲自处理的情况下才实施计划;与新闻媒介保持公开的畅通的信息交流;强调工商业具有人情味的重要性,并把公共工作做到雇佣、顾客、及其邻居中去。公关信条:“公众必须被告知”而且坚持“门户开放”的原则。提出了公共关系要讲真话。使公共关系职业化。被称为“公共关系之父”。

爱德华。伯伦斯时期—现代公共关系学科化的成熟。1923年,出版《舆论明鉴》-公共关系学理论著作,第一部公共关系学的理论著作。公关信条:投公众所好。主要贡献:他

把公共关系学理论从新闻传播领域中分离出来,并对公共关系的原理与方法进行较系统的研究,使之系统化、完整化,最终成为一门独立完整的新兴学科。指出了:投公众所好是公共关系的核心和立足点.创作了公共关系咨询这一新术语。

卡特里普时期,952年,美国现代公共关系权威卡特利普和森特俩人出版了被誉为公共关系“圣经” 的权威性的公关专著《有效的公共关系》一书,在书中正式提出和论述了“双向对称”的公关模式。这一模式的确立,成为现代公共关系学成熟的重要标志。至此,公共关系学正式进入学科化阶段。提出了“双向对称”的沟通模式 。

组织与员工关系

雇员关系的重要性:1、含义。2、特性及其功能。3、重要性。与雇员有效地沟通:1、沟通。沟通原则:以诚相待;双向沟通;诚实与公平;及时、全面地沟通信息。沟通内容;沟通形式;2、协调。了解心理,掌握需求。建立基本价值观念,培养内部气氛,合理化建议制度,妥善处理与非正式群体的关系。沟通的战略与战术:战略;定期了解雇员的态度。说到做到,身体力行,坦诚布公,善于创新。战术。 网上沟通,电子编辑,给雇员的年度报告,视听。

组织与媒体关系:

案例 农夫山泉标准门事件。问题:农夫山泉是如何处理与媒体的关系的?有哪些不当之处?该是如何应对?

公关传播:公关传播的基本类型:大众传播,组织传播,人际传播,自身传播。 危机管理(界定、判断危机)

危机公关需要注意区分是否真正发生了危机:善意的负面报道不是危机。没有影响力的负面报道不是危机。持续时间不长的负面报道不是危机。

公共关系危机的管理要则:预防第一,公众第一,公开第一,时间第一。

危机管理的三个阶段:防范阶段:检视潜在危机,研拟防范措施,做好准备,“买保险”。 处理阶段(迅速反应)掌握正确信息,采取行动,积极应变,实时沟通。善后阶段(复原)评估总结,彻底整顿改进,主动沟通,进行新的营销举措。

范文六:公共管理论文--浅论档案的定义和起源 投稿:李温渪

摘要:研究一个事物的规律、作用及发展,必须首先对其定义、起源进行探究。档案是什么?

档案的本质如何定义?档案又是如何起源的?作为一名档案学的初学者,要想在档案领域的

学习与实践中正确地认识档案的性质

与功能,准确把握档案工作的历史作用,就必须了解档案的定义与起源。本文通过分析档案

的相关资料,从而初步得出结论——档案是人类活动的符号性原始记录;档案起源于原始社

会。

关键词:档案 档案定义 档案本质 原始记录性 档案起源

档案在人类社会发展历程中,作为具有文献性、凭证性、符号性、参考性等特征的零散信息,

发挥着无可替代的作用与价值,占有举足轻重的地位。因此,对档案定义的探究尤显重要。

自档案产生以来,学术界对档案的定义纷争不已,国内外已有的定义达数百种之多。陈赵祦、

和宝荣《对档案定义若干问题的探讨》一文与1986年版《档案学基础》一书中的提法均为:

“档案是机关、组织和个人在社会活动中形成的,作为历史记录保存起来以备考查的文字、

图像、声音及其他各种形式和载体的文件。”中华人民共和国国家标准《情报与文献工作词汇

基本术语》和《档案著录规则》(1985年)中均写道:“档案:国家机构、社会组织及个人从

事政治、经济、科学、文化等社会实践活动直接形成的文字、图表、声像等形态的历史记录。”

中华人民共和国行业标准《档案工作基本术语》(2000年)中“档案”一条释为:“国家机构、

社会组织和个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。”①以上部分定义可

以看出,虽然具体定义不尽相同,但对档案的本质特性的认识却是基本一致的,即原始记录

性。

对档案的具体定义应从“原始记录性”这一档案的本质特性入手,结合档案产生发张的主体、

档案的具体形态等多方面因素,方能得出较全面、概括性的结论。毋庸置疑,档案是人类活

动的产物,因此其主体为人。档案的具体形态随着社会发展不断演变,种类繁多。仅中国古

代档案就经历了甲骨金石、简牍缣帛、铁卷金册、纸张等多种形态的演变。如今又出现了电

子档案。但不论是纸质档案还是电子档案,归根结底其本质均可称为“符号”。符号,根据《现

代汉语词典》(2002年增补本)的解释,指记号、标记以及佩带在身上表明职位身份的标志,

即文字、图像、象征性的物体等。因此,概括说来,档案是人类活动的符号性原始记录。

对档案定义的探究与对档案起源的探究是相辅相成的。只有确定了档案是什么,方可研究档

案产生于何时;而对档案追本溯源的研究可进一步完善档案的定义。因此,笔者对档案起源

的结论正是基于“档案是人类活动的符号性原始记录”这一定义。

关于档案的起源及其历史背景历来众说纷纭。中外学者关于档案起源的观点归纳起来大致有

三种:第一种观点认为文字是产生档案的必要条件。自从人类发明了文字,就开始使用文字

记录社会活动,并将这些记录保存下来,成为档案。第二种观点认为文字和国家的出现是档

案产生不可缺少的条件。随着阶级的出现和国家的形成,为了管理大规模的生产,进行国与

国之间的交往与战争,国家需要有文字记录作为管理国家和交际的工具,于是产生了文书,

保存起来便形成了档案。第三种观点认为,以原始记事方法形成的记录就是档案,如结绳、

刻契、编贝、结珠、图画等。②另外,我国当代档案学界著名学者丁海斌先生认为,我们应

从不同角度和需要出发,把档案的起源看做是一个过程。并按照各个角度,确认在某种意义

上档案的起源点。③因此,从上文中提到的笔者较认同的档案的定义这一角度出发,笔者倾

向于第三种观点。

档案是人类活动的符号性原始记录,因此,在人类活动中产生、具有符号性的原始记录的产

生,即可看做档案的起源。在原始社会时期,人们在生产劳动、氏族活动以及日常生活中,

逐渐产生了记事和记数的需求及愿望。在产生文字之前,人们的记事方法主要有:绘图、标

记、结绳、木契(刻木)等等。④我国古代有着“结绳记事”“刻木为契”的历史传说。《周

易·系词》记载:“上古结绳而治”,郑玄《周易》注说:“结绳为约,事大,大结其绳,事小,

小结其绳。”刻契,即在骨片、木片、竹片或在其他材料上刻画出各种形状的标记,用来记录

某种事实或作为有关各方的一种信约。《旧唐书》卷一百九十七在记述东谢蛮时说:“俗无文

字,刻木为契。”《释名》记述:“刻契也,刻识其数也。”我国少数民族至今都还大量采用原

始方法记事,如云南景颇人无力还债时,便使用代表各种实物的红绸带、花布条、牛角、铜

钱和木片吊在一起,作为欠条,凭此可向欠债人索取财物。景颇人还用不同的树叶表达各种

意思,在一定范围内人人都可以理解,并用以通信。云南红河哈尼族典出土地,用同样重量

的鹅卵石烧红,称为“可粒”,付给对方作为凭证,以后可用此赎还典金。“欠条”和“可粒”

在原始部落相当于今天的契约文书,具有凭证作用。⑤这些原始记录方法在一定地区和范围

内大都有相同的规定和含义,因而在一定程度上记录和反映了人们的社会实践活动,具有备

忘、信守和凭证的作用,有保存价值。⑥是人类活动中产生的符号性原始记录。因此,结绳、

刻契等的原始记录可被视为最原始的档案。

不仅中国的原始记录方法如此,国外也有类似记录。保加利亚出土了距今约六千年的陶罐,

上面标有计算年月的日历,⑦这种日历必须经常供当时的人们使用和考查,是当时科技成果

的记录。许多原始氏族还用绘画来记载本民族的历史大事,如美洲印第安人达科他部落就将

本部落每年发生的大事绘在牛皮上,并用绳索将牛皮贯穿保存起来。美洲印第安人易洛魁部

落普遍使用一种叫做华姆普姆的珠带,它用红、白贝珠串成,或由各种色彩的贝珠织成不同

图形的彩带。这种贝珠带具有广泛的作用,既是装饰品,又是商业往来和与白人交易时使用

的货币,但又可在社会事务中和部落交往中充当大事记、协定和“国书”,马克思将这种贝珠

带称为易洛魁人“唯一的文件”。⑧

用原始记事方法形成的各种记事材料,都是人类在社会生活中形成的并且被保存起来以备查

考的记注材料,都源于人们的社会实践活动,是人类历史的原始记录。这些记注材料都具有

凭证和参考作用。它们不像图书资料,是人们为了某种目的有意识地撰写的,而是为处理事

物、贮存和交流信息而保存起来的,所以,它们是人类最早的档案文献。⑨

因此,归纳中外相关史实和考古资料,笔者得出结论:档案起源于原始社会,刻契、绘画等

原始记录方法形成的记录是档案。

作为一名初学者,笔者结合所学与所查阅资料,对档案的定义与起源进行了浅论,认为档案

是人类活动的符号性原始记录,档案起源于原始社会。

注释:①赵祦 和宝荣:《档案管理学基础》,中国人民大学出版社,2005年出版,第9页

②冯惠玲张辑哲:《档案学概论》,中国人民大学出版社,2006年出版,第21页

③丁海斌:《档案起源三论——过程与标准》,2007年11月9日

④⑨黄存勋刘文杰雷荣广:《档案文献学》,四川大学出版社,1988年出版,第272—

274页

⑤江宁生:《从原始记事到文字发明》,《考古学报》1981年第1期

⑥邹家炜董俭周雪恒:《中国档案事业简史》,中国人民大学出版社,1985年3月出版,

第1—2页

⑦《六千年前的日历》,《四川日报》1984年4月1日

⑧摩尔根:《古代社会》,商务印书馆,1981年出版,第137,146页

范文七:国家机关公文定义探微 投稿:陶峨峩

国家机关公文定义探微

张毅

摘要:准确理解《邮政法》第55条语境下“国家机关公文”的定义,应根据我国宪法所确定的政治体制考察国家机关的范围,进而结合国家公务管理的实际情况确定国家机关公文的具体范围。

关键词:快递市场管理国家机关范围公文种类

《邮政法》第55条规定,快递企业不得寄递国家机关公文。这一规定,旨在保障国家信息安全,确保国家公务活动的正常进行。准确理解国家机关公文的定义,正确界定国家机关公文的范围,对于贯彻落实好国家机关公文寄递管理制度具有重要的基础性作用。

一、关于国家机关范围的考察

(一)宪法视域中的国家机关

我国《宪法》在第三章以及第3条第1款使用了“国家机构”一词,按照全国人大常委会法工委编写的《中华人民共和国宪法通释》的解释:国家机构,是指统治阶级为行使国家权力、实现国家职能而依据一定的原则组织起来的国家机关体系。从上述解释可以看出,国家机构是指国家机关的体系,国家机关则是具体

实现国家职能的公务组织。根据《宪法》第三章的规定,我国的国家机构包括从中央到地方的各级政权机关。从横向方面看,国家机构主要包括权力机关、行政机关、审判机关、检察机关和军事机关等,在中央,还包括中华人民共和国主席。从纵向方面看,国家机构主要包括中央国家机构和地方国家机构。其中,地方国家机构包括省(自治区、直辖市)、市(自治州)、县(县级市、市辖区、自治县)、乡(民族乡、镇)四级地方的国家机构。

据此,《宪法》所称的具体实现国家职能的国家机关包括:

(1)权力机关。包括:全国人民代表大会及其常务委员会、县级以上地方人民代表大会及其常务委员会、乡(民族乡、镇)人民代表大会。(2)行政机关。包括:国务院及其国务院组成部门(发改委、交通运输部、审计署、中国人民银行等)、直属特设机构(国资委)、直属机构(工商总局、税务总局等)、办事机构(国务院法制办、国务院港澳办等)、国务院部委管理的国家局(国家邮政局、国家铁路局、中国民航局等)、议事协调机构等,地方各级人民政府及其所属的工作部门。(3)审判机关。包括:最高人民法院及其地方各级人民法院、专门人民法院。(4)检察机关。包括:最高人民检察院及其地方各级人民检察院、专门人民检察法院。(5)军事机关。包括:中央军事委员会及其所属各级军事机关。

(二)法律、法规以及国务院决定授权行使国家行政管理职权的组织具有国家机关的性质

在我国有些组织虽然属于事业单位,不列入国家机关序列,但根据法律、法规以及国务院决定授权行使国家行政管理职权。例如:根据《银行业监督管理法》的授权,中国银行业监督管理委员会负责银行业金融机构及其业务活动的监督管理。根据国办发〔2000〕72号文件,全国社会保障基金理事会受国务院委托,管理中央集中的社会保障基金。类似的还有:中国证券监督管理委员会、中国保险监督管理委员会、中国气象局、中国地震局、新华通讯社等。根据法律、法规以及国务院决定授权行使国家行政管理职权的组织,在行政法上属于行政主体。在一定意义上,具有国家机关的性质,可以适用国家机关的有关规定。全国人大常委会关于渎职罪主体的法律解释可以加以印证。根据《刑法》的有关规定,渎职罪原本仅有国家机关工作人员才能构成。为适应司法实践的需要,2002年12月28日九届全国人大常委会第三十一次会议通过的《全国人民代表大会常务委员会关于〈中华人民共和国刑法〉第九章渎职罪主体适用问题的解释》就将在依照法律、法规规定行使国家行政管理职权的组织中从事公务的人员纳入了渎职罪的调整范围。

(三)政党、人民政协、人民团体应当适用国家机关的有关规定

我国的政党包括中国共产党和各民主党派。中国共产党作为执政党,在国家政治生活中居于领导地位,当然适用于国家机关的有关规定。在许多文件中,往往以党政机关指代国家机关。根

据中发〔1989〕14号以及中发〔2005〕5号文件的规定,我国的各民主党派是参政党。《宪法》对人民政协的定位是,有广泛代表性的统一战线组织。各民主党派和人民政协在国家政治生活中都发挥着重要作用,实践中,按照国家机关进行管理,适用于国家机关的有关规定。

我国的人民团体是党领导的群众组织,是党联系群众的桥梁和纽带,是国家政权的重要社会支柱。主要包括:工会、共青团、妇联以及工商联、科协等其他人民团体。人民团体与一般的社会团体不同,人民团体免于社会团体登记,人员纳入国家编制,经费主要由国家财政支付,有些人民团体还承担着部分国家事务的管理职责。实践中,有关国家机关(党政机关)的规定,一般都适用于人民团体。例如:国务院发布的《机关事务管理条例》、中共中央、国务院印发的《关于实行党风廉政建设责任制的规定》。据此,在我国宪政框架内,人民团体也应适用国家机关的有关规定。

二、关于公文概念的解析

公文是机关之间、机关与人民群众。机关内部用来记述情况、表达意图、联系工作、处理公务的文字依据,是国家管理政务的重要工具。官方文件对公文的定义,主要有:《党政机关公文处理工作条例》(中办发〔2012〕14号)第3条规定:“党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力

和规范体式的文书,是传达贯彻党和国家的方针政策,公布法规和规章,指导、布置和商洽工作,请示和答复问题,报告、通报和交流情况等的重要工具。”类似的规定还有:《人民法院公文处理办法》(法发〔2012〕22号)第3条规定:人民法院的公文(包括电子公文和传真电报),是人民法院在审判执行工作和司法行政工作过程中形成的具有特定效力和规范体式的公务文书。从上述定义可以看出:公文具有以下特点:一是处理公务活动所形成的文字材料;二是具有法定效力,亦即在一定范围内具有拘束力;三是具有规范的格式,从文体、文件结构、文件标记、文件格式乃至语言运用、公文用纸都有规范要求。

按照公文使用范围,可以分为通用公文和专用公文。通用公文,是指公务活动中普遍使用的文种。《党政机关公文处理工作条例》(中办发〔2012〕14号)规定的党政机关通用公文文种主要包括:决议、决定、命令(令)、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。专用公文,是指一定工作部门和业务范围,根据特殊需要专门使用的文种。专用公文种类非常多,可以分为法规文件、外交文件、军事文件、司法文书、行政执法文书,等等。其中,人民法院在诉讼活动使用的诉讼文书(传票、判决书)、行政机关在履行行政管理职责中使用行政执法文书(行政处罚事先告知书、行政处罚决定书)都属于公文之列。

三、关于国家机关公文定义的阐释

通过以上对国家机关的范围以及公文概念的内涵和外延的分析,结合我国有关法律规定,可以对《邮政法》第55条中“国家机关公文”定义进行一些初步界定。《邮政法》第55条中“国家机关公文”可以界定为:国家权力机关、行政机关、审判机关、检察机关、军事机关以及法律、法规或者国务院决定授权行使国家行政管理职权的组织在公务活动过程中形成的具有法定效力和规范格式(体式)的文书。政党、人民政协以及人民团体的公文视为国家机关公文。对国家机关公文进行如此界定,主要基于以下考虑:第一,根据《宪法》的规定,国家权力机关、行政机关、审判机关、检察机关、军事机关书属于法定的国家机关。法律、法规或者国务院决定授权行使国家行政管理职权的组织,与国家机关的性质基本上相同,可以视同国家机关。这样上述二者的公文,可以界定为国家机关公文。第二,在我国的宪政框架内,政党、人民政协以及人民团体在性质上虽然并非国家机关,但其公文在国家政治生活都有非常重要的作用,尤其中国共产党的公文地位更为重要。从我国的政治制度出发,政党、人民政协以及人民团体的公文应当视为国家机关公文,按照国家机关公文的有关制度规范进行管理。

理解国家机关公文还要明确以下几个问题:第一,国家机关公文不仅包括通用公文,还包括专用公文。例如:法院的传票、行政机关的行政处罚事先告知书等也属于国家机关公文。根据

《邮政法》第55条的规定,快递企业也不得寄递国家机关专用公文。第二,国家机关公文的复制品以及正在制发过程中的国家机关公文,属于国家机关公文。国家机关公文的复制品,是指通过复印、影印、扫描以及与前述方法类似的方式形成的公文副本。正在制发过程中的国家机关公文,是指尚未签发,处于拟制阶段的公文。主要为国家机关公文的征求意见稿或者讨论稿等。第三,国家机关的内设机构、派出机构等制发的公文属于国家机关公文。国家机关的内设机构、派出机构从法律意义上不具有国家机关的主体资格,但从事的公务活动为国家机关职责的组成部分,依照职责权限所制发的公文也属于国家机关公文。

在某些情况下,快递企业寄递国家机关公文存在例外。仅举两个例子:第一,法规性文件以及通过官方媒体(报刊、书籍、网络)公开的国家机关公文,其单行本或者汇编本,乃至包括上述内容的公开出版物,不应纳入国家机关公文寄递管理的范围。主要考虑到,法规性文件以及通过官方媒体公开的国家机关公文,本来就是让社会公众周知,已成为社会公共资源,与其他出版物并无差异,没必要对其寄递实施特别管理。第二,快递企业总部向其子公司、分支机构、加盟运营商递送邮政管理部门以及其他国家机关要求其遵照执行的公文,考虑到收文对象是快递企业,也仅在本网络企业内部递送,上述情形可以不视为寄递国家机关公文。

参考文献

1.松世勤主编:《文书学基础》,中国人民大学出版社,1984年第1版

2.张千帆主编:《宪法学》,法律出版社,2004年第1版

3.国家邮政局政策法规司编写:《快递法律实务300问》,法律出版社,2013年第2版

——原载《邮政文汇》2013年第8期

范文八:公共管理论文--浅论档案的定义和起源 投稿:董濜濝

与功能,准确把握档案工作的历史作用,就必须了解档案的定义与起源。本文通过分析档案的相关资料,从而初步得出结论——档案是人类活动的符号性原始记录;档案起源于原始社会。关键词:档案 档案定义 档案本质 原始记录性 档案起源档案在人类社会发展历程中,作为具有文献性、凭证性、符号性、参考性等特征的零散信息,发挥着无可替代的作用与价值,占有举足轻重的地位。因此,对档案定义的探究尤显重要。自档案产生以来,学术界对档案的定义纷争不已,国内外已有的定义达数百种之多。陈赵祦、和宝荣《对档案定义若干问题的探讨》一文与1986年版《档案学基础》一书中的提法均为:“档案是机关、组织和个人在社会活动中形成的,作为历史记录保存起来以备考查的文字、图像、声音及其他各种形式和载体的文件。”中华人民共和国国家标准《情报与文献工作词汇基本术语》和《档案著录规则》(1985年)中均写道:“档案:国家机构、社会组织及个人从事政治、经济、科学、文化等社会实践活动直接形成的文字、图表、声像等形态的历史记录。”中华人民共和国行业标准《档案工作基本术语》(2000年)中“档案”一条释为:“国家机构、社会组织和个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。”①以上部分定义可以看出,虽然具体定义不尽相同,但对档案的本质特性的认识却是基本一致的,即原始记录性。对档案的具体定义应从“原始记录性”这一档案的本质特性入手,结合档案产生发张的主体、档案的具体形态等多方面因素,方能得出较全面、概括性的结论。毋庸置疑,档案是人类活动的产物,因此其主体为人。档案的具体形态随着社会发展不断演变,种类繁多。仅中国古代档案就经历了甲骨金石、简牍缣帛、铁卷金册、纸张等多种形态的演变。如今又出现了电子档案。但不论是纸质档案还是电子档案,归根结底其本质均可称为“符号”。符号,根据《现代汉语词典》(2002年增补本)的解释,指记号、标记以及佩带在身上表明职位身份的标志,即文字、图像、象征性的物体等。因此,概括说来,档案是人类活动的符号性原始记录。对档案定义的探究与对档案起源的探究是相辅相成的。只有确定了档案是什么,方可研究档案产生于何时;而对档案追本溯源的研究可进一步完善档案的定义。因此,笔者对档案起源的结论正是基于“档案是人类活动的符号性原始记录”这一定义。关于档案的起源及其历史背景历来众说纷纭。中外学者关于档案起源的观点归纳起来大致有三种:第一种观点认为文字是产生档案的必要条件。自从人类发明了文字,就开始使用文字记录社会活动,并将这些记录保存下来,成为档案。第二种观点认为文字和国家的出现是档案产生不可缺少的条件。随着阶级的出现和国家的形成,为了管理大规模的生产,进行国与国之间的交往与战争,国家需要有文字记录作为管理国家和交际的工具,于是产生了文书,保存起来便形成了档案。第三种观点认为,以原始记事方法形成的记录就是档案,如结绳、刻契、编贝、结珠、图画等。②另外,我国当代档案学界著名学者丁海斌先生认为,我们应从不同角度和需要出发,把档案的起源看做是一个过程。并按照各个角度,确认在某种意义上档案的起源点。③因此,从上文中提到的笔者较认同的档案的定义这一角度出发,笔者倾向于第三种观点。档案是人类活动的符号性原始记录,因此,在人类活动中产生、具有符号性的原始记录的产生,即可看做档案的起源。在原始社会时期,人们在生产劳动、氏族活动以及日常生活中,逐渐产生了记事和记数的需求及愿望。在产生文字之前,人们的记事方法主要有:绘图、标记、结绳、木契(刻木)等等。④我国古代有着“结绳记事”“刻木为契”的历史传说。《周易·系词》记载:“上古结绳而治”,郑玄《周易》注说:“结绳为约,事大,大结其绳,事小,小结其绳。”刻契,即在骨片、木片、竹片或在其他材料上刻画出各种形状的标记,用来记录某种事实或作为有关各方的一种信约。《旧唐书》卷一百九十七在记述东谢蛮时说:“俗无文字,刻木为契。”《释名》记述:“刻契也,刻识其数也。”我国少数民族至今都还大量采用原始方法记事,如云南景颇人无力还债时,便使用代表各种实物的红绸带、花布条、牛角、铜钱和木片吊在一起,作为欠条,凭此可向欠债人索取财物。景颇人还用不同的树叶表达各种意思,在一定范围内人人都可以理解,并用以通信。云南红河哈尼族典出土地,用同样重量的鹅卵石烧红,称为“可粒”,付给对方作为凭证,以后可用此赎还典金。“欠条”和“可粒”在原始部落相当于今天的契约文书,具有凭证作用。⑤这些原始记录方法在一定地区和范围内大都有相同的规定和含义,因而在一定程度上记录和反映了人们的社会实践活动,具有备忘、信守和凭证的作用,有保存价值。⑥是人类活动中产生的符号性原始记录。因此,结绳、刻契等的原始记录可被视为最原始的档案。不仅中国的原始记录方法如此,国外也有类似记录。保加利亚出土了距今约六千年的陶罐,上面标有计算年月的日历,⑦这种日历必须经常供当时的人们使用和考查,是当时科技成果的记录。许多原始氏族还用绘画来记载本民族的历史大事,如美洲印第安人达科他部落就将本部落每年发生的大事绘在牛皮上,并用绳索将牛皮贯穿保存起来。美洲印第安人易洛魁部落普遍使用一种叫做华姆普姆的珠带,它用红、白贝珠串成,或由各种色彩的贝珠织成不同图形的彩带。这种贝珠带具有广泛的作用,既是装饰品,又是商业往来和与白人交易时使用的货币,但又可在社会事务中和部落交往中充当大事记、协定和“国书”,马克思将这种贝珠带称为易洛魁人“唯一的文件”。⑧ 用原始记事方法形成的各种记事材料,都是人类在社会生活中形成的并且被保存起来以备查考的记注材料,都源于人们的社会实践活动,是人类历史的原始记录。这些记注材料都具有凭证和参考作用。它们不像图书资料,是人们为了某种目的有意识地撰写的,而是为处理事物、贮存和交流信息而保存起来的,所以,它们是人类最早的档案文献。⑨ 因此,归纳中外相关史实和考古资料,笔者得出结论:档案起源于原始社会,刻契、绘画等原始记录方法形成的记录是档案。作为一名初学者,笔者结合所学与所查阅资料,对档案的定义与起源进行了浅论,认为档案是人类活动的符号性原始记录,档案起源于原始社会。注释:①赵祦 和宝荣:《档案管理学基础》,中国人民大学出版社,2005年出版,第9页②冯惠玲张辑哲:《档案学概论》,中国人民大学出版社,2006年出版,第21页 ③丁海斌:《档案起源三论——过程与标准》,2007年11月9日④⑨黄存勋刘文杰雷荣广:《档案文献学》,四川大学出版社,1988年出版,第272—274页⑤江宁生:《从原始记事到文字发明》,《考古学报》1981年第1期⑥邹家炜董俭周雪恒:《中国档案事业简史》,中国人民大学出版社,1985年3月出版,第1—2页⑦《六千年前的日历》,《四川日报》1984年4月1日⑧摩尔根:《古代社会》,商务印书馆,1981年出版,第137,146页

范文九:对行政公文附件的重新定义 投稿:于青靓

对行政公文附件的重新定义

公文的附件是相对于正件而言的,《国家行政机关公文处理办法》第三章第十条第八款规定:公文如有附件应当注明附件顺序和名称。但《办法》并没有对公文附件与正件的关系,附件的标识等问题作更多说明,这让学者在对公文写作进行研究时,对附件有了不同的解读。或许是受“附件”之“附”的影响,许多学者对附件是这样解释的:“附件是对公文正文附属材料的顺序和名称的标注”(《现代应用文书写作》杨文丰编著中国人民大学出版社)。这种解读给人明显的印象是,附件的内容不如正件重要,附件只是正件内容的一种补充。笔者认为,这种解读过于简单化,严重割裂了正件与附件的有机联系,影响了对公文内容的整体理解甚至是执行,与公文的行文目的不相一致。下面,笔者简要谈谈对公文附件的几点认识,以期引起公文处理者对附件的重视。

一、附件与正件都是公文的重要内容,它们之间是一种有机统一的关系。在公文行文实践中,附件不只是附属于正文的作为正文补充说明或参考的材料,而与正文是一体的关系。从公文的行文目的及阅读办理等实际情况看,很多公文的附件,其内容比正件更重要。如国务院办公厅关于印发少数民族事业“十一五”规划的通知(国办发„2007‟14号),主件只起发布的作用,篇幅很短,而作为附件的《少数民族

事业“十一五”规划》,却是该通知的主要内容,比通知本身的内容及作用要重要得多。甚至可以这样理解,批转、转发、印发类通知,先有了附件后才有主件,主件反而是为附件服务的。这样看来,附件概念与行文实践就明显不一致了,所有附件应是公文的重要内容而不是仅起到补充或参考作用。

二、公文的格式和处理要求也说明了附件与正件一样都是公文的内容。首先,在现行的公文写作中,很多单位往往将附件标注于公文落款之后,主题词之前,这是非常错误和不应该的,附件的正确标识应是在正件内容结束之后,落款之前,而不是落款之后;其次,在发文时,附件与正件应一起装订发出,收文单位在签收时应同时核对附件与附件标识是否相符;最后,在公文处理完毕进行文书归档时,为了保持文件之间的有机联系,便于查找与利用,同样要求文书人员将正件与附件同时归档,并组合在同一案卷中。这从另一个侧面充分说明了附件是公文内容的有机组成部分,收文单位应将其与正件一样对待与处理。

三、附件的存在,符合公文写作的撰写要求,有利于增强公文的表达效果。《国家行政机关公文处理办法》要求,草拟公文应当观点明确,条理清楚,文字精练,篇幅力求简短。一份公文的正件,其正文不要出现材料的堆砌、冗长累赘的情况。为了突出正件的表达效果,就应尽量将相对独立

的有关材料,如图表、名单、统计数字、办法规章等作为附件来处理。正件,只留下能够满足行文目的和文种要求的相关材料,使正件的主旨单一明确,使正件的结构模式化而且具有严谨性,突出正件的规范性,从而增强正件的表达效果。 综上所述,很多教材、著作对附件的解读,与行文实践中附件的实际作用存在极大的差异性。这种差异性突出地表现在对附件概念表述的片面性上。所以,要消除差异性,必须对附件的概念进行重新定义。

笔者认为:附件,是为了突出主件的表达效果而附在主件之后的相关材料,它是公文的内容的有机组成部分。

范文十:公文写作的定义、分类、常用语 投稿:夏茞茟

公文写作的定义、分类、常用语

广义的公文,外延十分广阔,除通用文书外,还包括法律、财经、文教、外交、军事、税务、工商等各种行业自己的专用文书。

狭义的公文,是指国务院办公厅《国家行政机关公文处理办法》中规定的13种行政公文和中共中央办公厅《中国共产党机关公文处理条例》中规定的14种党的主要公文。

公文的分类

(一) 按发文机关所属组织系统分类

1. 党的机关公文:即《中国共产党机关公文处理条例》规定的14种公文:决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。

2. 行政公文:即《国家行政机关公文处理办法》规定的13种公文:命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。

(二) 按行文方向分类

1. 上行文:请示、报告

2. 下行文:通知、通报、会议纪要

3. 平行文:邀请函和议案

公文常见的开头和结尾

一般而言,公文开头应开门见山、切忌无端“戴帽”,空洞乏味。

(1)根据式。根据、遵照、按照作为语言标志,说明发文的权威性。

(2)目的式。为了。。。,让大家明白为什么发文。

(3)原因式。由于、随着、鉴于。。。

(4)引文式。转发、印发文件时用的多。

(5)总结式。综上所述。。。

(6)展望式。工作总结和报告中常用。

(7)警告式。如有违反者。。。。

(8)要求式。希遵照执行。

(9)固定式。“妥否,请批示”、“特此通知”。

公文用语特点

准确凝炼:最准确的语言、最精练的文字,避免发生歧义,不使用模棱两可的词语。

庄重平实。严肃、不使用夸张、比喻等修辞手法。(建议巨大、最、非常、极其少用)

规范简洁。涉及数字、计量单位、标点符号要规范。

部分公文常用语

公文有公文的特点,多年来已经形成了一些约定俗成的用语,恰当运用这些词语,可以使公文更加规范,也更象是公文,而不是一般的普遍文章。

1、敬 语:多用于公文的开头或结尾处。通用的敬语:请;上行文敬语:

呈送、报请;平行机关之间敬语:拟。

2、开端用语:据、根据、查、奉、兹、按照、遵照、鉴于、随着

3、期请用语:表示某种期望和请求。请、敬请、恳请、即请、提请、报请、

拟请、希、望、希望、盼、切盼。

4、承启用语:“根据……特作如下决定”、“为了……提出如下意见”

5、表态用语:表示作者意见、态度,如:应、应该、照此办理、遵照执行、

组织实施、贯彻落实。模糊一点的有:原则同意、原则批准、

似应、拟同意、参照执行、供参考、可借鉴、酌情处理

6、征询用语:用于上行文或平行文的结尾,如:当否、可否、妥否、如有

不当、如无不妥、如有不妥。

7、引叙用语:收、悉、接、收悉、近收、近接

8、结尾用语:如请示:以上请示当否,请批复。(现在有些用感叹号,不

妥)“以上报告如有不当,请指示。”

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