档案分类编号方案_范文大全

档案分类编号方案

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【优秀范文】档案分类编号方案

范文一:档案分类编号方案 投稿:林衣衤

字画档案

分类编号方案

为了加强公司字画档案管理的需要,统一档案实体分类,实现档案整理、排列、管理、检索、编目的标准化和规范化,提高综合档案管理水平,充分发挥档案的作用,更好地为公司各项工作服务,结合公司实际情况,特制定本分类编号方案。

一、分类原则

1、档案分类原则是以本公司所形成的书画档案为对象,依据档案内容结合载体形态特点,便于科学管理和开发利用。

2、分类后的档案,分别用英文字母按顺序编大类代字。

3、本办法适用于对本公司全部书画档案进行实体分类、组卷和排架管理。

二、类别设置

本公司档案设大类和属类,大类用大写英文字母作代字,属类用阿拉伯数字作代号,其中大类和属类设置如下:

1

(1)档案大类方向

A 字

B 画

(2)字体分类(代字:A);

A1 楷书

A2 行书

A3 隶书

A4 草书

A5 魏碑

A6 篆字

A7 甲骨文

(3)国画分类(代字:B);

B1 人物

B2 山水

B3 花鸟

B4 动物

2

三、编号方法

书画档案的编号采用单件归档方法,其编号结构模式为:大类代字+属类代字+书画入库所属年份+件号组成。

例:A 1.2013—00001

件号(第1件) 入库年度

属类分类

大类代字(档案大类方向)

第四条 本管理办法由公司办公室负责制定、修改和解释;

第五条 本管理办法自发布之日起执行。

3

范文二:档案分类及编号方案2 投稿:崔綛綜

文 件 更 改 记 录 单 序

章节号 更 改 内 容 更改人/ 更改通 日 期 知单号

目 录

1 目的

2 依据与适用范围

3 类目设置

4 档号编制及标记符号

档案分类及编号方案

1 目的

为规范公司档案的分类、编号、标识,便于检索利用。

2 依据与适用范围

2.1 参照国家档案局《工业企业档案分类试行规则》,结合公司实际特制定本方案。

2.2 本方案规定了公司各类种档案的分类及编号方法。

2.3 本方案适用于已接收归档案卷实体的分类和编号。

3 类目设置

3.1 一级类目设置

公司档案设置七个一级类目即:党群工作类、行政工作类、经营管理类、生产技术管理类、建设工程产品类、工程技术科研类、固定资产投资类。类别号分别为1、2、3、4、5、6、7。

3.2 二级类目

二级以下类目是根据一级类目的不同情况,分别采用时间、机构、项目进行划分。

3.2.1 党群工作以时间结合机构分类,按党务、组织、宣传、工会、共青团、纪监审计等工作顺序排列。

3.2.2 行政工作以时间结合机构分类,按行政事务、人事管理、劳资管理、职工教育、法律事务、综治保卫、社会服务进行排列。

3.2.3 经营管理类以时间结合机构分类,按财务管理、企业管理、经营决策、计划工作、统计工作、设备管理进行排列。

3.2.4 生产技术管理类以时间结合机构分类,按即生产管理、质量管理、安全管理、环境保护、科技管理、计量管理、标准化管理、信息管理、档案工作进行排列。

3.2.5 建设工程产品类、工程技术科研类、固定资产投资类档案的二级类目按区域、项目、课题设置。

3.3声像档案、电子档案,其形成、反映的内容和作用与纸制载体档案有着不可分割的联系,不单独设置类目,可视其内容特征同纸制档案对应编号另加流水号组成。按其保管要求,分别保管。

3.4印信、证书等实物档案也不单独设置类目。分别以机构、年度排序,便于利用即可。

3.5 资料分为图书和具有参考价值材料两大类。图书为专业图书和综合类图书。按类别、时间排序,不作统一规定。

3.6 人事档案、会计档案、法律事务、纪检案件、设备档案的分类与编号由各专业主管部门另行设置。

4 档号编制及标记符号

4.1 标记符号

4.1.1 本方案采用阿拉伯数字编号。

4.1.2 档号编制坚持系统、规范、简单、便于检索的原则。

4.1.3 1—4类文书档案(党群、行政、经营、生产技术)档号结构为:

档号=目录号+年度+类别号+案卷号。例: W——2009——1(2、3、4)——XXX

案卷号(流水号)

类别号(一级类目)

1党群工作、2行政管理、

3经营管理、4生产技术管理

年度(文件形成年度)

文书档案目录

4.1.4 5建设工程产品类档号结构为:

a 民用建筑产品档号=类别号+区域号+项目代号+案卷号

例: K-1—— 5·XXX · XX· XXX

案卷号(流水号) 项目代码

区域代码

类别号(一级类目)

民用建设档案目录

b 核电建设产品档号=类别号+区域号+项目代号+案卷号

例:

HK— 5·XX · XX· XXX

案卷号(流水号)

子项代码

核电建设项目代码

类别号(一级类目)

核电建设档案目录

4.1.5 6工程技术科研类档号结构为:

档号=类别号+区域号+项目代号+案卷号

例:

K-2— 6 · XX · XX· XXX

案卷号(流水号)

区域代码

资料分类代码

类别号(一级类目)

科研档案目录

4.1.6 7固定资产投资项目档号结构为:

自身基本建设档号=类别号+区域号+项目代号+案卷号

例:

K-3— 7 · X · XX· XXX

案卷号(流水号)

项目代码

区域代码

类别号(一级类目)

自身基建档案目录

范文三:档案分类编号方案 投稿:邱汷汸

XXX

分类编号方案

XX综合档案室编 2013年6月

XXXXXXX档案 分类编号方案

为了加强我所综合档案管理的需要,统一档案实体分类,实现档案整理、排列、管理、检索、编目的标准化和规范化,提高综合档案管理水平,充分发挥档案的作用,更好地为我所各项工作服务,更好地为本地两个文明建设服务,根据《广东省机关档案分类办法》,参考学习市、镇档案馆的经验,结合我所实际情况,制定本分类编号方案。

一、分类原则

1、档案分类原则是以本单位所形成的全部档案为对象,依据职能,结合档案内容和载体形态特点,便于科学管理和开发利用。

2、分类后的档案,分别用英文字母按顺序编大类代字。 3、本办法适用于对本单位全部档案进行实体分类、组卷和排架管理。

二、类别设置

本单位档案设大类和属类,大类用大写英文字母作代字,属类用阿拉伯数字作代号,本单位全部档案分为八大类,大类和属类设置如下:

(1)文书类档案(代字:A);

A1 永久 A2 30年 A3 10年

(2)城市勘测类档案(代字:B);

B1 工程地质 B2 水文地质 B3 控制测量 B4 地形测量 B5 摄影测量 B6 地图

(3)城市规划类档案(代字:C);

C1 国土规划 C2 总体规划 C3 分区规划 C4 详细规划 C5 规划基础资料

(4)城建管理类档案(代字:D);

D1 土地管理 D2 用地规划管理 D2.1 建设用地规划管理

D2.2 违法用地管理 D2.3 选址意见书管理 D3 建筑工程管理 D3.1 建筑工程规划管理 D3.1.1 公共建筑类工程规划管理 D3.1.2 联建楼建筑类工程规划管理 D3.2 规划设计审批管理 D3.3 违法建设管理 D3.4 市政基础设施工程管理 (5)会计档案(代字:E);

E1 会计报告 E2 会计账本 E3 会计凭证 E4 其他

(6)照片类档案(代字:F);

F1 永久 F2 长期 F3 短期

(7)实物类档案(代字:H);

H1 锦旗类 H2 奖牌类 H3 奖杯类 H4 其他类

(8)声像类档案(代字:R); R1 照片(底片) R2 录像带 R3 录音带

R4 光盘与磁盘

三、编号方法 1、文书类档案的编号

 旧方法: 2007年以前,采用立卷归档方法,其编号结构模式为:大类代字+保管期限代号+文件所属年份+案卷号组成。保管期限代号:永久1,长期2,短期3;永久长期合编为1 2;永久长期短期合编为0。

例:A 1.2004—001

案卷号(第1个案卷)

年度

保管期限代号(永久)

大类代字(文书档案)

 新方法:2008开始,采用单件归档方法,其编号结构模式为:大类代字+保管期限代号+文件所属年份+件号组成。其中保管期限代号永久为1,30年为2,10年为3。

例:A 1.2008—001

件号(第1件)

年度

保管期限代号(永久)

大类代字(文书档案)

2、勘测类档案(B)、城建规划类(C)

均按“类别-年度”来设置案卷顺序,其档号结构模式为:大类代字+ 属类代号+年度+案卷号。

例:B 1.2004—001

案卷号

年度 属类代号

大类代字

3、城建类档案(D)

按“类别-年度”来设置案卷顺序,其档号结构模式为:大类代字+ 属类代号+年度+案卷号。

例:D 2-2004—001

案卷号

年度 属类代号

大类代字

4、会计类档案(E)

会计档案的编号,其结构模式为:大类代字+属类代号+目录顺序号+案卷号。

例:会计凭证的编号

E 3 .1—001

案卷号(第1个案卷) 目录顺序号(第1条目录) 属类代号(会计凭证) 大类代字(会计档案)

5、照片档案的编号(F)

照片号是固定和反映每张照片在全宗内分类与排列顺序的一组字符代码,由全宗号、类别号、保管期限代码、目录号、案卷号、件号组成。目录按年度编号,一年一个目录,一册为一卷,一张为一件,如政府照片档案2000年开始立卷,则2004年第6

卷的第22张永久保存的照片,其照片号为:220-F1.1.5-6-22。 流水编号(张号) 四级类目编号(册号) 三级类目编号(年度) 二级类目编号(期限) 大类编号(照片目录)

由2011年开始,照片档案全部为永久,二级类目编号(期限)不用写上,例如 2011年第6卷的第22张永久保存的照片,其编号为220-F1. 5-6-22。如下图所示: 流水编号(张号) 四级类目编号(册号) 三级类目编号(年度)

大类编号(照片目录)

6、实物档案编号(H)

实物档案的编号,其结构模式为:大类代字+属类代号+年度+件

号。

例:H 1-2004—001

件号

年度

属类代号(锦旗类)

大类代字

7、声像档案(R)

例:R 4-2004—001

件号

年度

属类代号(光碟)

大类代字(声像档案)

四、本办法自发布之日起执行,由单位档案室负责解释。

范文四:档案分类与编号方案 投稿:孟犼犽

某档案分类与编号方案

档案分为机关档案与产权产籍档案两类,其中机关档案分为文书档案、会计档案、科技档案、声像档案、实物荣誉档案和图书资料等6个门类,各类档案资料编号方案规定如下:

一、机关档案

1、文书档案

2004年以前采用“一事一卷”的整理方法,其案卷号的编制采用分永久、长期、短期三种保管期限,按问题排列,以年代顺序编大流水号。如: 编小流水号 长期、短期”分别用“YCD” 档案形成年度,如“2003”

106

2004年以后,按《归档文件整理规则》整理,档号编制为:

小流水号 分永久、长期、短期 档案形成年度,如“2004”

106

2、会计档案

会计档案档号编制方法为

15(第15卷) 档案形成年度,如:“2005”

CK01表示会计档案的凭证类(CK02代表帐簿类:CK03代表财务报告类;CK04代表其他类)

如CK01—2005—15

3、科技档案

分基建、设备两类

(1)、基建档案档号编制:

类别号和属类代号+项目代号+案卷号

———— 案卷号(第4卷)

1项工程)

属类代号(1代表办公楼:2代表辅助基建)

(2)、设备档案档号为:

类别号和属类代号+设备项目代号+案卷号

——1

1卷,如:电脑的购买合同) 项目代号

属代号(1代表办公设备,2代表交通设备)

设备档案类别代号

4、声像档案

照片档案档号编制

全宗号——保管期限代码——册号——张号 ——15

张号(照片在册内的排列从“1”开始) 1代表视察,2代表会议,3代表活动) 保管期限代码(Y代表永久)

全宗号(档案馆给立档单位编制的代码)

5、实物荣誉档案

分:1、奖牌;2、奖杯;3、证书、4、锦旗等四类 类别代号——属类代号——件号

SW3————2

2件)

保管期限

属类代号(3代表证书类)

类别代号

6、图书资料

分为:政治类、法律类、业务类,分别用“1”“2”“3”标识,每类按购进先后顺序编流水号。

二、产权产籍档案

2 ·1——01

案卷顺序号(第4卷,如产权人:王浩)

1、代表公房,如产权人:池州市供电局,

2、代表私房,如产权人:李华 产权产籍档案类别代号

范文五:档案分类编号 投稿:雷瑔瑕

第一章 主 表

DQ 党群

11 党务综合

分党委、总支、直属支部、离退休工作综合材料入此 12 纪检 13 组织 14 宣传教育 (党校工作入此)

15 统战 16 工会

妇女工作、教代会材料入此 17 团委

学生社团材料入此 XZ 行政

11 行政综合

学校评估、校史、区人大选举综合材料入此

12 人事

师资工作材料入此 13 监察、审计 14 武装、保卫 15 总务

安全、环保工作入此 16 图书 JX 教学工作

11 综合

体育、教学评估、优秀教学评奖材料入此 12 学科与实验室建设、专业设置 13 招生工作 14 学籍管理 学生奖惩材料入此 15 课堂教学与教学实践 16 学位工作 17 毕业生工作

毕业生信息反馈工作入此

18 教材

19 成人教育工作 KY 科学研究

11 综合

科研经费管理、学术活动材料入此 12 按学科、专业或项目设置类目 CP 产品生产与科技开发

11 综合 12 产品种类 JJ 基本建设

11 综合 12 工程种类 SB 仪器设备 11 综合

12 仪器设备种类 CB 出版

11 综合 12 报纸 13 刊物 14 书籍 WS 外事

11 综合 12 出国(境)

国际合作与会 议材料入WS14

13 来校

外国留学生工作材料入WS15,国际合作与会议材料入WS14 14 国际合作与会议 15 外国留学生工作 CK 财会

11 综合 12 会计报表 13 会计帐簿 14 会计凭证 15 工资清册

奖金、助学金入此 SX 声像

11 照片 12 录音带 13 录像带 14 幻灯片 15 磁带 16 影视胶片 17 缩微胶片 18 光盘 11 党政 12 教学 13 科研 14 外事 15 文体 16 校园

第二章 各门类分类编号

一、党群档案分类编号

党群类档案档号=年度号+党群档案分类号+案卷号 模式如下:

2 0 * * - DQ00- 1 ~ n

年度号

案卷号按分类小流水编号。年度用自然年度。

二、行政档案分类编号

行政类档案档号=年度号+行政档案分类号+案卷号 模式如下:

分类号

2 0 * * - XZ00- 1 ~ n

行政类档案一级类目代号 年度号

案卷号按分类小流水编号。年度用自然年度。

三、教学档案分类编号

教学类档案档号=年度号+教学档案分类号+案卷号 模式如下:

2 0 * * - JX00- 1 ~ n

年度号

案卷号按分类小流水编号。年度用自然年度。

四、科研档案分类编号

科研类档案档号=年度号+科研档案分类号+案卷号 模式如下:

2 0 * * - KY00- 1 ~ n

年度号

案卷号按分类小流水编号。综合类用自然年度。项目用完成年度。

五、产品类档案分类编号

产品类档案档号=年度号+产品档案分类号+案卷号

分类号

分类号

分类号

2 0 * * - CP00- 1 ~ n

产品类档案一级类目代号 年度号

案卷号按分类小流水编号。年度采用产品投入生产和科技开发的自然年度。六、基建类档案分类编号:

基建类档案档号=年度号+基建档案分类号+案卷号 模式如下:

2 0 * * - JJ00- 1 ~ n

年度号

案卷号按最下位类目流水。综合管理用自然年度。项目用竣工年度。

七、设备档案分类编号

设备类档案档号=年度号+设备档案分类号+案卷号 模式如下:

2 0 * * - SB00- 1 ~ n

年度号

案卷号按分类小流水编号。年度用仪器设备购置的年度。

八、出版档案分类编号

出版类档案档号=年度号+出版档案分类号+案卷号

分类号

分类号 分

类号

2 0 * * - CB00- 1 ~ n

出版类档案一级类目代号 年度号

案卷号按分类小流水编号。年度用出版物的出版年度。 九、外事档案分类编号

外事类档案档号=年度号+外事档案分类号+案卷号 模式如下:

2 0 * * - WS00- 1 ~ n

年度号

案卷号按分类小流水编号。年度用自然年度。 十、财会档案分类编号

教学类档案档号=年度号+教学档案分类号+案卷号 模式如下:

2 0 * * - CK00- 1 ~ n

案卷号按分类小流水编号。年度用自然年度。 十一、声像档案分类编号

分类号

分类号 分类号

声像类档案档号=年度号+声像档案分类号+保管单位号 模式如下: 2 0 * * - SX0000- 1 ~ n

案卷号按分类小流水编号。年度用自然年度。

范文六:××局档案分类编号方案 投稿:韦繭繮

××市××局档案分类编号方案

为了加强我局档案工作业务建设,提高档案综合管理水平,实现档案分类整理、排列、管理的标准化和规范化,促进档案业务管理水平的提高,以更好地为我局各项工作服务,根据《广东省机关档案分类办法》,结合我局的实际情况,特制定本方案。

一、分类原则

1、档案分类原则是以本局所形成的全部档案为对象,依据职能,结合档案内容和载体形态特点,便于科学管理和开发利用。

2、分类后的档案,分别用英文字母按顺序编大类代字。

3、本办法适用于对本局全部档案进行实体分类、组卷和排架管理。

二、类别设置

本局档案共分六大类:文书档案(A)、基建档案(B)、会计档案(D)、声像档案(F)、实物档案(H)、业务档案(G),大类用英文字母作代字,大类以下的属类用阿拉伯数字作代号。 大类及属类设置如下:

A 文书档案

B 基建档案

D 会计档案

D1 报表

D2 账簿

D3 凭证

D4 其他

F 声像档案

F1 录音带

F2 录像带

F3 照 片

F3.1 会议接待类

F3.2 文体活动类

F3.3 实物照片类

F3.4 其他类

注:从2006年开始,照片档案不再分属类。

F4 光盘及其他

H 实物档案

H1 锦旗类

H2 奖杯奖牌类

H3 纪念品类

H4 其他类

G 业务档案

G1 ××类

G2 ××类

…………

三、编号方法

1、文书档案的编号:

(1)2000年以前,文书档案采用立卷归档方法,其编号结构模式为:大类代字+保管期限代号+目录顺序号+案卷号。其中保管期限代号永久为1,长期为2,短期为3,永久长期合编为12,永久长期短期合编为0。

例:A 0 . 1—1

案卷号(第1个案卷)

目录顺序号(第1条目录) 保管期限代号(永久、长期、短期合编) 大类代字(文书档案)

(2)2000-2003年文书档案采用单件归档方法,其编号结构模式为:大类代字+保管期限代号+目录顺序号+件号。其中保管期限代号永久为1,长期为2,短期为3。

例:A 1. 1— 1

件号(第1件) 目录顺序号(第1条目录) 保管期限代号(永久)

大类代字(文书档案) (3)2004年开始,文书档案仍采用单件归档方法,但其编号结构模式改变为:大类代字+保管期限代号+年度+件号。保管期限代号永久为1,长期为2,短期为3。

例:A 1.2004—1

件号(第1件)

年度

保管期限代号(永久)

大类代字(文书档案)

2、基建档案按工程项目组卷,其编号的结构模式为:大类代字+工程项目代号+案卷号。

例: B 1—1

案卷号(第1个案卷)

工程项目代号(第1项工程)

大类代字(基建档案)

3、会计档案的编号,其结构模式为:大类代字+属类代号+目录顺序号+案卷号。

例:会计凭证的编号

D 3 .1—1 案卷号(第1个案卷)

目录顺序号(第1条目录)

属类代号(会计凭证)

大类代字(会计档案)

4、声像档案的编号

(1)录音带、录像带的编号,其结构模式为:大类代字+属类代号+案卷号。

例:录音带

F 1 - 1

案卷号(第1盒录音带)

属类代号(录音带)

大类代字(声像档案)

(2)照片档案的编号

2006年之前的照片档案在整理时,一个照片档案册为一个案卷,其编号结构模式为:大类代字+一级属类代号+二级属类代号+案卷号。

例: F 3 .1 -1

案卷号(第1本照片册)

二级属类代号(活动类照片)

一级属类代号(照片档案)

大类代字(声像档案)

2006年开始,照片档案不再分属类,其编号的结构模式为:大类代字+属类代号+保管期限代号+年度+组号+张号。一次活动形成的照片为一组,每个年度的组号均从1开始编,每组照片的张号也从1开始编。保管期限代号永久为1,长期为2,短期为3。

例:F3/2/2006/1/1

张号(第1张)

组号(第1组,即第1个活动)

年度

保管期限代号(长期)

属类代号(照片档案)

大类代字(声像档案)

5、实物档案的编号,其结构模式为:大类代字+属类代号+件号。 例:H 1 - 1 件号(第1件)

属类代号(锦旗类)

大类代字(实物档案)

6、业务档案采用立卷归档方法,其编号结构模式为:大类代字+属类代号+案卷号。

例:G 1 - 1

案卷号(第1个案卷)

属类代号(××类)

大类代字(业务档案)

四、本办法自发布之日起执行,由本局档案室负责解释。

范文七:档案分类及编号方案(新) 投稿:白蹺蹻

文 件 更 改 记 录 单

目 录

1 目的

2 依据与适用范围

3 文书、科技类档案的分类和档号编制 3.1 类目设置

3.2 档号编制及标记符号

4 声像、实物、电子类特殊载体档案的分类、代号和档号编制 5 资料的种类和档号编制 6 附表

档案分类及编号方案

1 目的

为了规范公司对各类档案进行分类、编号、标识,便于检索利用。

2 依据与适用范围

2.1 参照国家档案局《工业企业档案分类试行规则》,结合公司实际特制定本方案。

2.2 本方案规定了建设公司各种档案的分类及编号方法。 2.3 本方案适用于公司档案实体的分类、编号。 3 文书、科技类档案的分类和档号编制 3.1 类目设置 3.1.1 一级类目设置

根据工业企业档案分类设置的十个一级类目建设公司档案选用其中八个即:党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、建筑产品类、科学技术研究类、自身基本建设类、会计档案类,其类号分别为1、2、3、4、5、6、7、8。 3.1.2 二级类目

3.1.2.1 党群工作共设六个二级类目:即党务、组织、宣传、纪检监察、工会、共青团。

3.1.2.2 行政工作共设九个二级类目:即行政事务、法律事务、公安保卫、审计工作、人事劳动、职工教育、医疗卫生、后勤管理、外事工作。 3.1.2.3 经营管理类共设六个二级类目:即经营决策、计划工作、统计工作、财务管理、物资管理、设备管理、

3.1.2.4 生产技术管理类共设七个二级类目:即科技管理、质量管理、安全管理、环境保护、计量管理、标准化管理、信息管理。

3.1.2.5 建筑产品、科学技术研究、自身基本建设类的档案按区域、、课题、项目设置二级类目。

3.2 档号编制及标记符号 3.2.1 标记符号

3.2.1.1 本方案采用英文字母、阿拉伯数字编制。

3.2.1.2档号编制坚持系统、规范、简单、便于检索的原则。

3.2.1.3 1—4类文书档案(党群、行政、经营、生产技术)档号结构为:

档号=目录号+年度+类别号+盒号+起止件号 例:

7——2002——1(2、3、4)——X·XX—— X-XX

起止件号 盒号

类别号(一级类目)

1— 党群、2—行政管理、3—经营

管理、4—生产技术管理

年度

目录号(文书档案第7本)

3.2.1.4 5—7类科技档案(建筑产品、科学技术研究、自身基本建设)档号结构为:档号=类别号+项目代号(工程项目、科研课题) +案卷号 例: 5—×××.××—×××

案卷号(流水号) 项目代号(工程项目)

一级类目(5-建筑产品、6-科学技术 研究、7自身基本建设)

4 声像、实物、电子类特殊载体档案的分类、代号和档号编制 4.1 声像档案分照片、录音、录像三种类型,分别用Sz、Sy、Sx表示 4.1.1 照片档案按年度结合类别分类,整理中按综合、业务项目顺序排列。

Sz—××

案卷号(流水号) 类型号

4.1.2 录音带、录像带分别按形成时间的先后顺序排列。

Sy(Sx)—××

案卷号(流水号) 类型号

4.2 实物档案由荣誉性实物和印章类实物组成 4.2.1 荣誉性实物分奖状、奖杯(牌)、证书三种形式。

4.2.1.1奖状(A—省、部、市优质工程奖;B—科技进步奖;A(B、C

案卷号(流水号) 类型号

4.2.1.2 奖杯(牌)(奖杯—D;牌、匾—E)

D(E

案卷号(流水号) 类型号 4.2.1.3 企业资质证书、营业执照类

F—××

案卷号(流水号) 类型号

C—企业荣誉)

4.2.2 印章类实物按机构排列,用字母G表示

G

案卷号 类型号

4.3 电子档案分磁盘、光盘两种,结合纸制文件标注互见。分别用Dc、Dg表示。 4.3.1 磁盘

Dc—××

案卷号 类型号 4.3.2 光盘

Dg—××

案卷号 类型号 5 资料的种类和档号编制

5.1 将资料分为图书和具有参考价值资料两大类

5.1.1 图书资料指专业图书,如规范、手册、标准、图集等。其档号编制按档号分类流水编制。

5.1.2 具有参考价值资料按时间顺序排列编制档号,用字母“Z”表示。 6 附表

6.1 公司档案分类模块图。

6.2 公司档案分类方案、归档范围、保管期限表(简称“三合一制度表”)。 6.3 建设工程文件归档范围和保管期限表。

公 司 档 案 分 类 模 块 图

全 宗 档 案

文书档案

科技档案会计档案

特殊载体档案

党群工作类

行政管理类

经营管理类

生产技术管理类

建筑产品类 会计凭证类

声像档案实物档案电子档案

图书类

科学技术研究类 会计账簿类 照片类

荣誉类

磁盘类

具有参考价值的自编资料

自身基本建设类 财务报告类 录像类

印章类

光盘类

其 它 录音类

公司档案分类方案、归档范围、保管期限表

公司档案分类方案、归档范围、保管期限表

建设工程文件归档范围和保管期限表

建设工程文件归档范围和保管期限表

建设工程文件归档范围和保管期限表

建设工程文件归档范围和保管期限表

建设工程文件归档范围和保管期限表

建设工程文件归档范围和保管期限表

建设工程文件归档范围和保管期限表

建设工程文件归档范围和保管期限表

建设工程文件归档范围和保管期限表

建设工程文件归档范围和保管期限表

建设工程文件归档范围和保管期限表

建设工程文件归档范围和保管期限表

建设工程文件归档范围和保管期限表

建设工程文件归档范围和保管期限表

建设工程文件归档范围和保管期限表

建设工程文件归档范围和保管期限表

注:√表示应向城建档案馆移交。

范文八:0301档案分类与编号方案 投稿:戴箯箰

中国人民银行县支行

档案分类与编号方案

为加强本行机关档案工作规范化、标准化建设,中国人民银行档案管理规定》(银办发[2004]259号),《机关档案工作业务建设》、《归档文件整理规则》等规定,结合本行档案工作实际情况,对本行形成的文书档案、会计档案、基建档案、声像档案、设备档案、实物档案分别制定了分类与编号方案:

一、 文书档案

1、 2001年前的文书档案,按保管期限——年度的方法进行分类,即:

永久 1997 1998·······2001

长期 1997 1998·······2001

短期 1997 1998·······2001

排列与编号:排列在同一保管期限,同一年度内,按机构排列顺序进行,同一机构按事由结合时间排列,编号在同一保管期限内采用年度大流水编号。

2、2002年(含2002年)以后的文书档案采用《归档文件整理规则》的方法,对归档文件以件为保管单位进行整理,采用年度——保管期限的方法进行分类,即:

2002年度 永久

2002年度 长期

2002年度 短期

2003年度 永久

2003年度 长期

2003年度 短期

排列与编号:件与件的排列次序按事由结合时间的方法排列。归档文件在相同保管期限内采用年度小流水的方法进

行编号,

二、会计档案

会计档案分类方法按年度——类型进行分类。

会计档案按类型分为会计凭证、会计账簿、会计报表、其他会计资料,设置分类号KJ,即:。

会计凭证——KJ-PZ

会计账簿——KJ-ZB

会计报表——KJ-BB

其他会计资料——KJ-QT

会计档案保管期限分永久和定期两种

排列与编号:会计凭证按会计科目结合时间顺序依次排列,编号采用年度小流水编号;会计账簿、会计报表、其他会计资料按类型——保管期限依照时间顺序依次排列,采用年度小流水混合编号,一个年度编制一个流水号。

三、 基建档案

基建档案按工程项目进行分类,设置分类号JJ,即: 中国人民银行县支行办公楼 JJ01

中国人民银行县支行宿舍楼 JJ02

······

一个项目内基建材料按工程阶段组卷,即:依据性材料、基础性材料、工程设计、施工、监理、竣工验收的顺序组卷。

排列与编号:案卷排列按照工程阶段顺序结合保管期限(保管期限长的排在同一阶段其他材料的前面)进行,编号采用项目小流水。

四、 声像档案

声像档案按载体形式——年度的方法进行分类,设置分类号SX,即:

照 片(SX1):1994、1995、······

录音带(SX2):1994、1995、······

录像带(SX3):1994、1995、······

磁 盘(SX4):1994、1995、······

光 盘(SX5):1994、1995、······

排列与编号:

照片档案采用全宗号——保管期限代码(永久为Y、长期为C、短期为D)——张号进行编号。编号采用年度大流水编号方法。即在同一保管期限内照片排列从“1”开始顺序编号,下一年接着上一年的顺序继续编,在同一年度同一保管期限照片的排列按事由结合时间的顺序进行。

其他声像档案按事由结合时间、保管限期的方法进行排列,同一载体形式内采用年度大流水编号方法。

五、 设备档案

设备档案按设备进行分类,设置分类号SB,即: 计算机——SB1

空 调——SB2

小汽车——SB3

办公设备——SB4

······

一套设备内材料按阶段进行组卷,即按外购设备开箱验收、设备安装调试、随机文件材料、设备运行、设备维护等顺序进行组卷。

排列与编号:一套设备内案卷排列按阶段进行,采用设备小流水的方法进行编号,一种设备编一个流水号。

六、 实物档案

实物档案按类型——年度进行分类,设置分类号SW,即:

奖状证书类——SW1

奖牌奖杯类——SW2

锦旗类——SW3

排列与编号:同一种类型按事由结合时间顺序进行排列,采用年度大流水的方法进行编号。

范文九:档案归档编号方法 投稿:廖忭忮

档案归档编号方法

1 凡是归档文件上有自带编号的,档案管理员沿用原文件编号。

2 凡是归档文件上没有编号的,档案管理员则根据下表方法自行编号。

序号

档 案 范 围

文件编号方式

卷宗编号方式

1

公司对内发文(决定、规章制度及流程等)

NAPC-NW -2011-001

(公司缩写-内文-年份-序号)

NAPC-NW-2011

2

公司对外发文(申请与政府机

关批复、报告和说明等)

大西洋 字[2011]1号

(公司缩写-类别-年份-序号)

NAPC-WW-2011

3

公司接收的外部文件(行业标

准、流程或法规性文件)(没有自带编号的)

NAPC-SW -2011-001

(公司缩写-外文-年份-序号)

NAPC-SW-2011

4

部门发文(联系函、通知、申请与批复等)

NAPC-YYF-001-110101

(公司缩写-部门缩写.发文-序号-年月日)

NAPC-YYS-001-110101

(公司缩写-部门缩写.收文-序号-年月日)

部门缩写:技术部-JS

项目部-XM

采购部-CG

财务部-CW

预算部-YS

行政人事部-XR

例如:技术部发文

NAPC-JSF-001-110101

NAPC-YYF-W-2011

NAPC-YYS-W-2011

签订的合同或协议

DXYG2011001

DXYC2011001

DXYZ2011001

(公司缩写、合同类别、年份、序号)

G-工程合同,

C-采购合同

Z-综合合同

NAPC-HT-2011

6

会议纪要、记录

大西洋纪要[2011]1

大西洋纪要[2011]

7

部门会议纪要

大西洋部门纪要[2011]1

大西洋部门纪要[2011]

8

工程技术资料、计划、总结或预决算文件

NAPC-GSZL-001-110630

(公司缩写、公司资料、序号、年月日)

NAPC-YYZLF-001-110630

(公司缩写、部门缩写.资料发、序号、年月日)

NAPC-YYZLS-001-110630

(公司缩写、部门缩写.资料收、序号、年月日)

NAPC-GSZL

NAPC-YYZLF

NAPC-YYZLS

9

图纸接收、发放

NAPC-JSST-00001

(公司缩写、技术收图、序号)

NAPC-JSFT-00001

(公司缩写、技术发图、序号)

NAPC-JSCT-00001

(公司缩写、技术出图、序号)

NAPC-JSST

NAPC-JSFT

NAPC-JSCT

10

公司购买的各类软件或电子文件

NAPC-YY-R-2011-001

(公司缩写、部门缩写、软件缩写、年份、序号)

NAPC-YY-R-2011

11

重大公司活动或招待活动的文书、音像资

料、荣誉奖项和题赠性资料

NAPC-YY-Z-2011-001

(公司缩写、部门缩写、综合缩写、年份、序号)

NAPC-YY-Z-2011

12

公司采购的各类资产的使用说明书及维修

保养资料

NAPC-ZC -2011-001

(公司缩写、资产、年份、序号)

NAPC-ZC-2011

13

图书资料

NAPCTS2011-001

(公司缩写、图书缩写、年份、序号)

NAPC-TS-2011

14

公司各类证照、资质证书或许可证等

自带编号

"公司证照"或"项目"

15

人事档案

"姓名"或"工号"

"在职"和"离职"

16

财务档案

"档案类别"

"公司"和"年度"

1. 技术服务合同编号方法:

1.1一级编码:根据项目名称分类,一级编号代码由二到四个大写字母表示,大写字母

是项目名称汉字拼音的第一个声母。重大合同编号应由综合管理部对项目简称代码进行明确规定,并发布给各部门予以执行。

1.2二级编码:根据部门名称分类。根据部门名称分为"综合"、"人力"、"规划"、"技术"、"财务",代码分别为ZH、RL、GH、JS、CW。

1.3 三级编码:根据合同签订先后顺序编流水号,在前三类的最小类范围内进行连续编号,编号代码为三位阿拉伯数字,从001自999分别连接至各二级代码之后;

1.4编号举例:

如公司签订的第一份技术服务合同,则其合同编码为: JSFW-JS-001

2.管理类合同编号方法:

2.1一级编码:部门代号。

2.2二级编码:相应编号按下列括号中汉字表示。

2.2.1.劳动合同(劳动):包括所有劳动合同;

2.2.2.固定资产管理合同(资产):包括固定资产(含办公用品)采购、维修、维护等合同;

2.2.3融资合同(融资):包括借款合同或综合融资授信协议等合同;

2.2.4其他合同(其他):包括不能归入任何项目的战略性合同、按揭合作协议、集团购买或工程款抵扣的商品房买卖合同、房屋租赁、公司设立、股权转让、委托薪金调查、培训、发布招聘广告、聘请法律顾问、商标申请代理等各种合同。

2.3三级编码:按签约年份分类,编号代码为年份的四位阿拉伯数字。

2.4四级编码:根据合同签订先后顺序编流水号,在前四级编码的最小类范围内进行连续编号,编号代码为四位阿拉伯数字,从0001自9999。

2.5编号举例:

人力资源部2004年第8份劳动合同,则编号为: RL-劳动-2004-0008

3.销售租赁类合同编号方法: 3.1一级编码:一级编号代码由"销售"二字汉字拼音的第一个声母大写字母表示。 3.2二级编码:同技术服务合同编号方法1.1。 3.3三级编码:根据销售产品的品名型号及编号表示。

档案整理、归档、立卷操作步骤

学校形成的各类档案是学校工作活动的真实历史记录,应实行统一集中管理。归档、立卷在具体操作中有以下步骤:

一、收集

1、收集范围:凡是记载和反映学校主要职能活动具有保存价值的各种类型(文书、教学、科技、财会文件材料等)各种形式(文字、图表、声像、实物等)的历史记录都应归档。

2、档案来源:

(1)上级来文:(主要是教育局来文)

(2)本级形成的文件、材料,主要有:①校长办公室;②教务、教研处;③政教处;④成职教;⑤共青团;⑥教育工会;⑦现代教育技术装备;⑧总务处等处室。

具体请看《庆元县中小学校档案归档范围和保管期限表》

二、整理

大家收集起来的文件很杂乱,往往无从下手,以前大家不管有价值、无价值都装订为一卷,即使有保存价值,其保存价值也不一样(有永久、30年、10年、备用之分),随意的拿些材料来就组成一卷,这样造成案卷庞杂臃肿,玉石不分,既不便于保管,也不便于查找利用。 整理步骤:

1、先用别针把一份一份文件,同一种表格别好,别搞乱了。同时注意把正文放上,底稿放下。另外没有标题的材料要做好记号,以免到时不知归到那里。如果是办公室统一组卷的话,收集时就注意,别把各个处室的文件材料放在一起,以免增加分类难度。

2、分清年度(或学年、届),把各年度或学年的文件材料分清,不要把各个年度文件材料混在一起,同时注意有的文件是有针对年的别看错了,如总结(哪年总结放哪年)、计划(那年计划放那年)、结案中(那年结案放那年)、会议(会议结束年)等。

3、分清级别。上级来文、本级发文、下级来文,分别分开。同时把上级有针对本校工作的文件分到本级文件、材料上来。

4、查文件材料是否齐全。对照发文薄、收文薄,查收发文是否全部归档。

5、区分归档与不归档文件。对照学校档案归档范围,把需要归档与不归档文件分开,然后把不归档立卷的文件材料剔除另放一处妥善保管。

6、确定保管期限。把归档文件对照学校档案保管期限表确定每份文件的保管期限(用铅笔在左上角做记号"永久、30年、10年",同时注意同一个重大活动形成的材料应保持其文件材料完整性,确定保管期限时注意放在一起,如同一次会议的通知、时间安排等文件要与其它会议材料保持同一级保管期限)。

7、分出保管期限。把保管期限相同的档案分别分开来。

8、分类。把保管期限相同的同一类问题、同一次会议、同一种活动的文件材料分别分开。

9、把上级针对本校的工作的指示、批复、任免、决定等文件分别分开本级相应的问题中去。

10、分别把每个问题排列次序。通常的规则是:(1)对于密不可分的文件是:正文(转发文)排前原件排后;正(印)稿排前,底稿排后;正件排前附件排后;批复排前请示排后;重要文件的历次稿最后定稿排前,其他历次稿依次排后;重要的文件排前(相对而言,因为是一种保管期)。

三、组卷

组卷前先说明几点规定:

①上级来文除针对本校的工作外的有参考价值的文件全部作为备用由各处室组卷,留在各处室备用,不交综合档案室;

②学校下发到各处室的文件统一由办公室组卷,下发到各处室的文件各处室可以装成备用卷。 ③各处室的工作总结、工作计划、大事记、规章制度、教师考核结果形成文件材料一式两份,交一份到校长办公室统一由办公室组卷,各处室留一份备用。

④其他文件、材料由各处室分别组卷。

组卷的一般方法:

年度(学年、一届)+保管期限+问题或年度+保管期限+机构。

①年度(学年、一届)注意不能混。根据学校特殊情况,可以根据具体问题选择,用年度、学年还是一届来组卷。例:教学档案有些问题要以学年为组卷时间时,即学年+保管期限+问题,有些问题要以一届学生形成的材料进行组卷,即:一届+保管期限+问题。例:学籍类中的新生录取名册、毕业生名册、毕业会考成绩、学生转学、休学、退学、复学登记册及有关证书存根、借读生审批材料等,就要求以一届学生的文件、材料组成一卷。

②问题:一卷可以一个问题或几个问题。文件材料多的就一个或两个问题组成一卷,文件材料少就几个问题组成一卷,但也不能太杂,同一个问题应该在同一卷(如果同一个问题文件材料很多,可以根据实际问题有规律的分成几卷,例如:学校与每个学生签订的协议书,可以一个班的文件材料组成一卷,也可以一个年段的文件材料组成一卷,但无论是一个问题或几个问题组成一卷,都要把同一问题、同一案件、同一会议形成的正件与附件、正本与底稿、请示与批复、转发文与原件、来文与复文都应立在同一卷。

如果一个处室形成的材料很少也可以用第二种方法(因一个处室形成的文件材料就是同一类问题),具体哪些内容组成一卷请参阅学校档案分类表。

12、卷内文件排列。如果一卷有几个问题,一定要一个问题排完了再排另外一个问题。

四、填写卷内目录,打页码(有字的页都要打页码)

顺序号:一件一个顺序号,用流水号1、2、3......表示。

责任者:以公章为准,几个单位联合发写立卷单位。

文件标题、文件题目。无题目按内容自议标题。

文号:指发文件上的发文号。

日期:发文时间。

页号:文件头所在页号。

五、装订(先去掉卷内金属物)

六、拟写案卷标题。

用纸条先拟写一个能揭示卷内文件内容和成份的标题,然后再写到卷皮上,以免写错。标题一般要标明卷内文件的作者、问题(主题、内容)、文种三个要素。作者不能写超过三个,超过三个的其他用"等"。主要作者写在前,它的字数一般在50个以内为宜,最多不超过80个字。案卷标题头不需空格。

标题中使用的标点符号是"、"。

作者与作者间,问题与问题间,文种与文种间用"、"号隔开。

例:庆元中学、县委、教育局等单位关于干部任免、技术职称、教职工转正、定级、晋升、调资、离退休、退职、伤亡等问题的批复、通知。

七、填写卷皮其他内容

八、编目:各股室自行用铅笔编一个流水号,以后交综合档案室统一编目。

九、抄写案卷目录

十、科技档案

参照分类方案表分类,装具用盒装(具体看组卷内容说明)

十一、会计档案

十二、照片档案、声像档案,实物档案。各处室先收集起来交到办公室,建立综合档案室时统一编目、组卷。其中照片档案办公室可以先组卷,组卷方法请看实例。学校照片档案大致可以分以下几类:

1、学校重要活动、县市以上领导视察本校等形成的照片;

2、毕业班合影;

3、获市以上的奖品、奖杯、奖旗、证书等实物照片;

4、文、体活动有代表性的照片;

5、重要教学活动的照片。

十三、建立各种台账

1、借阅档案登记薄; 2、利用效果登记薄;

3、调阅档案登记薄; 4、档案统计表;

5、移交清册。

2009、6

范文十:档案归档编号方法 投稿:夏蝪蝫

档案归档编号方法

1 凡是归档文件上有自带编号的,档案管理员沿用原文件编号。 2 凡是归档文件上没有编号的,档案管理员则根据下表方法自行编号。

1.技术服务合同编号方法:

1.1一级编码:根据项目名称分类,一级编号代码由二到四个大写字母表示,大写字母是项目名称汉字拼音的第一个声母。重大合同编号应由综合管理部对项目简称代码进行明确规定,并发布给各部门予以执行。

1.2二级编码:根据部门名称分类。根据部门名称分为“综合”、“人力”、“规划”、“技术”、“财务”,代码分别为ZH、RL、GH、JS、CW。

1.3 三级编码:根据合同签订先后顺序编流水号,在前三类的最小类范围内进行连续编号,编号代码为三位阿拉伯数字,从001自999分别连接至各二级代码之后; 1.4编号举例:

如公司签订的第一份技术服务合同,则其合同编码为: JSFW-JS-001

2.管理类合同编号方法: 2.1一级编码:部门代号。

2.2二级编码:相应编号按下列括号中汉字表示。 2.2.1.劳动合同(劳动):包括所有劳动合同;

2.2.2.固定资产管理合同(资产):包括固定资产(含办公用品)采购、维修、维护等合同; 2.2.3融资合同(融资):包括借款合同或综合融资授信协议等合同;

2.2.4其他合同(其他):包括不能归入任何项目的战略性合同、按揭合作协议、集团购买或工程款抵扣的商品房买卖合同、房屋租赁、公司设立、股权转让、委托薪金调查、培训、发布招聘广告、聘请法律顾问、商标申请代理等各种合同。

2.3三级编码:按签约年份分类,编号代码为年份的四位阿拉伯数字。

2.4四级编码:根据合同签订先后顺序编流水号,在前四级编码的最小类范围内进行连续编号,编号代码为四位阿拉伯数字,从0001自9999。 2.5编号举例:

人力资源部2004年第8份劳动合同,则编号为: RL-劳动-2004-0008

3.销售租赁类合同编号方法:

3.1一级编码:一级编号代码由“销售”二字汉字拼音的第一个声母大写字母表示。 3.2二级编码:同技术服务合同编号方法1.1。

3.3三级编码:根据销售产品的品名型号及编号表示。

档案整理、归档、立卷操作步骤

学校形成的各类档案是学校工作活动的真实历史记录,应实行统一集中管理。归档、立卷在具体操作中有以下步骤: 一、收集

1、收集范围:凡是记载和反映学校主要职能活动具有保存价值的各种类型(文书、教学、科技、财会文件材料等)各种形式(文字、图表、声像、实物等)的历史记录都应归档。 2、档案来源:

(1)上级来文:(主要是教育局来文)

(2)本级形成的文件、材料,主要有:①校长办公室;②教务、教研处;③政教处;④成职教;⑤共青团;⑥教育工会;⑦现代教育技术装备;⑧总务处等处室。 具体请看《庆元县中小学校档案归档范围和保管期限表》 二、整理

大家收集起来的文件很杂乱,往往无从下手,以前大家不管有价值、无价值都装订为一卷,即使有保存价值,其保存价值也不一样(有永久、30年、10年、备用之分),随意的拿些材料来就组成一卷,这样造成案卷庞杂臃肿,玉石不分,既不便于保管,也不便于查找利用。 整理步骤:

1、先用别针把一份一份文件,同一种表格别好,别搞乱了。同时注意把正文放上,底稿放下。另外没有标题的材料要做好记号,以免到时不知归到那里。如果是办公室统一组卷的话,收集时就注意,别把各个处室的文件材料放在一起,以免增加分类难度。

2、分清年度(或学年、届),把各年度或学年的文件材料分清,不要把各个年度文件材料混在一起,同时注意有的文件是有针对年的别看错了,如总结(哪年总结放哪年)、计划(那年计划放那年)、结案中(那年结案放那年)、会议(会议结束年)等。

3、分清级别。上级来文、本级发文、下级来文,分别分开。同时把上级有针对本校工作的文件分到本级文件、材料上来。

4、查文件材料是否齐全。对照发文薄、收文薄,查收发文是否全部归档。

5、区分归档与不归档文件。对照学校档案归档范围,把需要归档与不归档文件分开,然后把不归档立卷的文件材料剔除另放一处妥善保管。

6、确定保管期限。把归档文件对照学校档案保管期限表确定每份文件的保管期限(用铅笔在左上角做记号“永久、30年、10年”,同时注意同一个重大活动形成的材料应保持其文件材料完整性,确定保管期限时注意放在一起,如同一次会议的通知、时间安排等文件要与其它会议材料保持同一级保管期限)。 7、分出保管期限。把保管期限相同的档案分别分开来。

8、分类。把保管期限相同的同一类问题、同一次会议、同一种活动的文件材料分别分开。 9、把上级针对本校的工作的指示、批复、任免、决定等文件分别分开本级相应的问题中去。

10、分别把每个问题排列次序。通常的规则是:(1)对于密不可分的文件是:正文(转发文)排前原件排后;正(印)稿排前,底稿排后;正件排前附件排后;批复排前请示排后;重要文件的历次稿最后定稿排前,其他历次稿依次排后;重要的文件排前(相对而言,因为是一种保管期)。 三、组卷

组卷前先说明几点规定:

①上级来文除针对本校的工作外的有参考价值的文件全部作为备用由各处室组卷,留在各处室备用,不交综合档案室;

②学校下发到各处室的文件统一由办公室组卷,下发到各处室的文件各处室可以装成备用卷。

③各处室的工作总结、工作计划、大事记、规章制度、教师考核结果形成文件材料一式两份,交一份到校长办公室统一由办公室组卷,各处室留一份备用。 ④其他文件、材料由各处室分别组卷。

组卷的一般方法:

年度(学年、一届)+保管期限+问题或年度+保管期限+机构。

①年度(学年、一届)注意不能混。根据学校特殊情况,可以根据具体问题选择,用年度、学年还是一届来组卷。例:教学档案有些问题要以学年为组卷时间时,即学年+保管期限+问题,有些问题要以一届学生形成的材料进行组卷,即:一届+保管期限+问题。例:学籍类中的新生录取名册、毕业生名册、毕业会考

成绩、学生转学、休学、退学、复学登记册及有关证书存根、借读生审批材料等,就要求以一届学生的文件、材料组成一卷。

②问题:一卷可以一个问题或几个问题。文件材料多的就一个或两个问题组成一卷,文件材料少就几个问题组成一卷,但也不能太杂,同一个问题应该在同一卷(如果同一个问题文件材料很多,可以根据实际问题有规律的分成几卷,例如:学校与每个学生签订的协议书,可以一个班的文件材料组成一卷,也可以一个年段的文件材料组成一卷,但无论是一个问题或几个问题组成一卷,都要把同一问题、同一案件、同一会议形成的正件与附件、正本与底稿、请示与批复、转发文与原件、来文与复文都应立在同一卷。 如果一个处室形成的材料很少也可以用第二种方法(因一个处室形成的文件材料就是同一类问题),具体哪些内容组成一卷请参阅学校档案分类表。

12、卷内文件排列。如果一卷有几个问题,一定要一个问题排完了再排另外一个问题。 四、填写卷内目录,打页码(有字的页都要打页码) 顺序号:一件一个顺序号,用流水号1、2、3……表示。 责任者:以公章为准,几个单位联合发写立卷单位。 文件标题、文件题目。无题目按内容自议标题。 文号:指发文件上的发文号。 日期:发文时间。 页号:文件头所在页号。 五、装订(先去掉卷内金属物)

六、拟写案卷标题。

用纸条先拟写一个能揭示卷内文件内容和成份的标题,然后再写到卷皮上,以免写错。标题一般要标明卷内文件的作者、问题(主题、内容)、文种三个要素。作者不能写超过三个,超过三个的其他用“等”。主要作者写在前,它的字数一般在50个以内为宜,最多不超过80个字。案卷标题头不需空格。 标题中使用的标点符号是“、”。

作者与作者间,问题与问题间,文种与文种间用“、”号隔开。

例:庆元中学、县委、教育局等单位关于干部任免、技术职称、教职工转正、定级、晋升、调资、离退休、退职、伤亡等问题的批复、通知。 七、填写卷皮其他内容

八、编目:各股室自行用铅笔编一个流水号,以后交综合档案室统一编目。 九、抄写案卷目录 十、科技档案

参照分类方案表分类,装具用盒装(具体看组卷内容说明) 十一、会计档案

十二、照片档案、声像档案,实物档案。各处室先收集起来交到办公室,建立综合档案室时统一编目、组卷。其中照片档案办公室可以先组卷,组卷方法请看实例。学校照片档案大致可以分以下几类: 1、学校重要活动、县市以上领导视察本校等形成的照片; 2、毕业班合影;

3、获市以上的奖品、奖杯、奖旗、证书等实物照片; 4、文、体活动有代表性的照片; 5、重要教学活动的照片。 十三、建立各种台账

1、借阅档案登记薄; 2、利用效果登记薄; 3、调阅档案登记薄; 4、档案统计表; 5、移交清册。 2009、6

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