电大办公室管理简答题_范文大全

电大办公室管理简答题

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【专家解析】电大办公室管理简答题

【优秀范文】电大办公室管理简答题

范文一:2012年电大办公室管理简答题 投稿:赵荈草

二、简要阐述社交话题的选择。

合适的话题包括:

(1)谈话双方都感兴趣的、有共同利益的话题,如合作意向等;

2)一般人喜闻乐见的话题,如天气、时事新闻、体育报道等;

(3)显示地方或民族色彩的话题,如本地的经济建设、风景名胜、历史名人、风土人情等;

4)比较高雅的话题,如古典音乐、书法、绘画、中外名著、展览会、新闻任务等;

(5)积极、健康的生活体验的话题;

(6)风趣、幽默的小故事,无伤大雅的笑话,有时也能活跃气氛。

不合适的话题包括:

(1)应当忌讳的话题。如个人私生活等。

(2)令人不快的话题。如疾病、残疾、死亡、凶杀、丑闻、惨案等。

(3)过于敏感的话题。如个人的特殊的生活习惯、宗教信仰和政治观点的分歧等。

(4)自己不甚熟悉的话题。如对于专业问题略知皮毛就不应随意发挥。

(5)夸耀自己的话题。

(6)庸俗的、色情的话题。

(7)不宜谈论的保密的话题。如涉及商业机密的话题。

二、怎样做好为领导筛选电话的工作,主要做法有哪些?

1、询问对方来电目的,询问对方是什么人,如果是推销的,可直接拒绝。

2、平常做好来电目录,对特殊的人,特殊的号码进行登记。

3、最好有一本各单位的,和其它单位领导人的电话号码本。

4、如果领导不在,需要传话的话,记录下来,以防忘记。

四、怎样处理上司不在时的邮件?

1、如果上司习惯于每天给办公室打电话,就应该把内部信件和外来的信件分开,同时把每封邮件的内容大致记录,这样就可以随时向上司汇报;

2、如果上司没有每天给办公室打电话的习惯,应该主动打电话把需要上司亲自处理的邮件告诉他,或者传真一份给他;

3、如果上司离开时间较长,应把所有邮件——无论是私人邮件还是商业邮件——都通知给他;

4、尽可能多处理一些邮件,在给上司的通知中应清楚地说出邮件的主题,或者把邮件交给公司其他人处理;

5、把寄给上司的邮包连续编号(如3—1、3—2、3—3、3—4),这样就会知道所寄的邮件上司是否全部收到了。如果上司外出不止一地,在邮包上编号就显得尤为重要了;

6、如果上司正在度假,并且不让秘书转交邮件时,可以把需要上司亲自处理的邮件先保存下来,并在对发件人回复的信中告诉对方何时可以得到回复;

7、把积压的邮件分别装入纸袋,标上“需要签字的邮件”、“需要某某处理的邮件”、“需要阅读的邮件”、“报告”、和“一般阅读材料”(上司可能想读的各种各样的广告出版物)。

一、提高会议效率,文秘人员应注意哪些方面,请列出相关要点。

1、遵循法律法规、2、合理确定会议目标、3、确定必要的与会者、4、减少会议数量、5、缩小会议规模、6、简化会议程序、7、缩短会议时间、8、控制会议经费、9、分析会议成本。

二、日程安排计划表的种类大致有几种?试以其中一种为例,编制一份××预定表。本题主要考核本课程的第八章第4点的“日程安排计划表的种类和管理”这一知识点。以下为参考答案:

1.日程安排计划表的种类:`

(1)年预定表。是企业在每年度例行的主要业务活动,及有关公司的活动事项一览表,所记载的活动事项有股东大会、董事会、公司创立纪念日、年休假等。一般于年初将整个年度的活动事项整理成表,再通知各部门。

(2)月预定表、周预定表、日预定表。

月预定表是从年预定表中抽出一个月的预定计划,以一个月为单位,填写该月要进行的会议、面谈、出差、访问等预定计划

周预定表是一个月预定计划中的一周计划,此预定计划比月预定表更详细。

日预定表则是从周预定表里写出一天的预定计划,进一步以时间为单位,详细地预定从早到晚的业务活动。

2.各种预定表的编制请同学们参照教材P.166—P.170上的例子,编写。

年预定表:

一月

5 日(星期一) 开工典礼

8 日(星期四) 董事长视察

二月

2 日(星期二) 常务董事会

9 日(星期一) 公司纪念日

25日(星期三) 成本会议

三月

2日(星期一) 常务董事会

3日(星期二) 分行经理会 25日(星期三) 成本会议

三、文秘人员应为上司商务旅行做哪些准备工作,请列出工作要点。

答:

准备旅行计划和旅馆信息

制定约会计划

为商务洽谈收集资料

决定旅行用品

五、举办一般规模的宴会,需要做哪些工作,请列举相关要点,并选择其中某一项工作,做出较为具体的说明。

答:

1、.根据参加宴会的人选地点,定档次

2.发请帖

3.确定参加人员,订餐

4.到举办宴会时间的前一天在进行一次人员核实。不能到到的人员再次邀请。

5.到时间正式进行。

文秘人员应在宴请开始的前一天通过电话了解情况,一切是否按照计划执行,可以采用倒计时的方法,将以上内容再细化成更详细的表格,逐项确定时限,要求负责人完成进度,在宴请的当天,文秘人员必须亲自检查每一项工作是否妥善安排,有否临时发生的问题,如有应尽快给予解决,文秘人员在宴会当日应负责招待的工作,迎客、带路,宴会结束分送纪念品礼物,以及送客,要提醒客人带回代办保管的物品,会后协助收拾会场。

三、简要阐述收文处理的程序及分送的基本原则。

1.收文处理的程序:

签收和拆封——登记——分送——拟办——批办——承办——催办——注办。)

2.分送的基本原则:

(1)属于方针政策性的,关系本机关工作全局的指挥性文件或重大问题的请示、报告之类的文件,均应先送办公部门负责人或机关领导审阅或处理;

(2)属于机关日常事务性的已有明确分工的文件,或早有批示规定和有规可循的例行公文,按主管业务的分工范围分送给有关部门或承办人阅办;)

(3)分送给机关领导阅批的文件,要先填好“公文处理单”,连同文件一并送批;

(4)便函、请柬、介绍信、广告、启事等,不作登记,直接交具体负责人办理;

(5)在文件份数少时,阅办阅知部门(或领导)多的情况下,应按先办理、后阅知,先主办、后协办,先正职、后副职的次序分别审阅处理,并以秘书为轴心,进行轮辐式传阅

四、按照文书立卷特征立卷,主要有哪几种类型?简要说明按照问题特征立卷的基本含义。

1.类型:

(1)按问题特征立卷;(2)按作者特征立卷;(3)按文种特征立卷;(4)按时间特征立卷;

(5)按地区特征立卷;(6)按通讯者特征立卷。

2.按问题特征立卷的含义:

将反映同一问题的文书组成案卷,这种方法能反映对某一方面或某一具体问题的相互联系和处理情况,运用最广泛。

同学们回答第一个问题时,应在以上要点的基础上进行一定的说明和阐述。回答第二个问题时,应举例说明。

五、简要说明电子文件归档的基本方法。

1、将应归档的最终版本的电子文件存入磁光介质上,脱机后可以存放于别处。

2、采用数据压缩工具对网络上应归档的电子文件进行压缩,然后刻录入磁光介质上,但采用的压缩工具的过必须统一规范。

3、将确定要归档的电子文件在网络环境下进行一次备份操作,然后将其存放在磁光介质上

4、采用双套制归档。

范文二:《办公室管理》简答题 投稿:姜锊锋

03.7、07.1

9.什么是受意?受意有几种?办公室人员应怎样运用受意方法?

(1)受意是文员接受和领会上司意图。(2)一种是直接受意,另一种是间接受意。

(3)文员要善于领会上司意图,按上司意图办事。但要防止把上司酝酿过程中的意图当作上司的授意,把上司的质疑、设问误认为上司的指示。要做到:备好记录本,记录下指示要点。注意倾听,用心判断指示的用意。必要时可以提问,直至明了意图为止,但不要打断谈话。如有不同意见,可以公开提出,但要言之有理,并要注意方式、态度。接受指示后,要不失时机地贯彻实施。

10.公文的完全格式包括哪几项? (1)版头、发文字号、印刷顺序号。(2)密级、紧急程度。 (3)签发人姓名。 (4)公文标题。 (5)主送机关。(6)正文、附件。(7)发文机关、成文日期、机关

印章。(8)注释、阅读(发送)范围。(9)主题词。 (10)抄送单位、印发说明。

04.1

1.文员进言是指什么?进言具有什么作用?方法和要求是什么?

(1)进言是指文员主动对上司提出意见、建议、批评或规劝; (2)参谋作用; (3)补缺作用;

(4)增进关系作用;(5)适事。紧急的事,重要的事,上司需要知道的事;(6)适时。考虑时机;

(7)适地。看场合;(8)适度。要注意掌握分寸。

2.什么是文书的立卷特征?通常可以按照哪几种特征立卷?

(1) “立卷特征”:文秘或档案人员把文书按照某些共同特征组合成案卷,

(2)按问题特征立卷 (3)按作者特征立卷;(4)按文种特征立卷;(5)按时间特征立卷;(6)按地区特征立卷;(7)按通讯者特征立卷;(8)在运用六个特征立卷时,需要运用两个或两个以上的特征组合每一个案卷。

04.7、08.1

11.单位印章主要有哪些?印章的刻制和使用有哪些规定?

单位印章主要:单位印章、套印章;钢印、领导人签名章、其他印章;

(3)刻制公章有两种情况;一种是由上级主管机关刻制颁发;

(4)另一种由法人代表申请,经主管部门批准,公安部门登记后由专门刻制厂刻制;

(5)公章一般由指定的文秘人员统一使用,其他印章也应专人专用;

(6)加盖公章,是哪一级的公章,须经哪一级的负责人批准,并审核签名;

(7)将盖用文件名称、编号、日期、签发人、领用人、盖章人等项详细登记;

(8)加盖印章必须做到用力均匀,使印章端正、完整,不歪斜、更不能颠倒;

(9)凡以单位名义发出的公文、信函等都必须加盖单位公章方能有效。

12.国务院规定的行政公文共有几类几种?命令(令);决定;公告;通告;通知;通报;议案;报告;请示;批复;意见;函;会议纪要。

05.1

3.来信受访的范围包括哪些?受理与处理的程序和基本要求是什么?

(1)受理的范围是:国家机关、主管部门或新闻单位转来的信件;职工、群众直接给机关、单位领导的信件。(2)及时拆封。拆封时,不要损坏邮票、邮戳和其他书写内容的地方。对急信、要信,或有过激言语的来信,要处理及时,报告上司,还要以有效方式通告有关单位紧急处理。拆开后在装订时,信纸在前、信封在后,要一并装订。(3)认真阅读。把握信中的主要内容,也可用颜色笔为领导标明信中的重点,或在信纸的空白处注明“参阅某卷宗’’或“可与前信印证”等。提供领导复信所需要的资料。 (4)逐项登记。用钢笔将写信人的姓

名、职业、单位或住址、写信时间、收发日期、主要内容、要求、收信单位(人)以及承办后的情况、结果和立卷存档号等详细记载,便于统计、查找和催办。(5)认真处理。处理信伺:应该按照“分级负责、归口办理”的原则,进行转办、交办或自办。(6)及时复信。复信是取信于职工群众的有效措施,增加职工群众对组织的信任。复信可采取收信人(单位)复信,或承办人(单位)复信两种方式进行。

4.文员所作的口头报告的基本方法是怎样的,有什么要求?

(1)不要失去报告的适当时机。报告时机原则上最好是在完成被指示工作之时,但有时也要在尚未完成之时先作期中报告。有时因上司太忙,不妨预先约好时间。(2)不要弄错报告对象及顺序。要直接向指示工作的人(上司)报告;(3)报告的顺序基本上是先说结论,接着依照必要说明理由及经过,如:“结果是这样,理由有三个,一是„„。”(4)一定要简短、扼要、流畅;(5)如报告过于复杂,应事先以5W2H的原则检查是否有遗漏;(6)如果觉得仅仅以口头报告对方,对方不易明了,或者报告项目很多时,可以制作“报告备忘录”提出来。

05.7、08.7

13.文员根据单位需要向外或向内发文,需要一系列程序即为发文处理过程。请说明这一系列过程。(1)拟稿;(2)核稿;是指以拟稿人员的上级负责人对初稿的审查和核实。(3)签发;是指机关领导人员对文稿的最后审定、签字发出。(4)编号;已经签发的文件,由文秘人员统一编排发文字号。(5)缮印;对已经签发的文件定稿进行誊清、复印或排版印刷。(6)校对;指将文件的誊写稿、打印稿或清样按定稿核对校正。(7)用印;是指在完成的文件上加盖机关印章。(8)登记;(9)分发。指对准备发出的文件进行分装和发送。

14.文员受上司指示,向对方要求约会时应注意哪些要点?决定时间地点时要注意什么?

(1)要获得上司的许可;(2)如果用写信的方式,在等到对方收到信后,再怛大会给对方的文秘人员以确认;(3(要正确告知对方赴约者的姓名、职务、目的、时间、地点、方式(早餐会、餐会等)、所需要的时间等等;(4)约定好以后,一定要向上司汇报,并填写在日程安排计划表上。还应该准备约会所需要的文件资料。(5)周一早上、周末、即将下班之前、午餐前后不要安排约会;(6)对方的休息日、节假日或有特殊政治和宗教意义的日子不要安排约会;(7)公司有重大活动的那一天不宜安排约会;(8)地点选择对方比较方便的地方,还应考虑约会的礼仪规格、是否需要保密、是否需要就餐等因素。

06.1

5、文员利用提示系统提醒上司的工作,有哪些提示系统?具体做法是怎样的?

有电子提示系统和人工提示系统(2分)电子提示系统的做法:在电脑中设置日程表、报警系统、一周计划以及其他提示事项,文员应该随着情况的变化不断编排和修改输入的信息。 人工提示系统的做法:设置基本办公日程表、固定活动日期一览表、使用提示性备忘录、准备约会表、准备特殊提示卡、准备交往文件。0907

6、提高会议效率的做法?遵循法律法规、合理确定会议目标、确定必要的与会者、减少会议数量、缩小会议规模、简化会议程序、缩短会议时间、控制会议经费、分析会议成本

06.7、07.7

7.文员所作的完整的会议记录应该包括事项:会议名称;会议记录人的姓名、盖章;时间(开始时间、结束时间);会议地点;议题;主持人、主席;出席者名单;会议的经过情形及结论;相关的资料;下次会议预定日期。

8.办公室人员为了说服对方接受自己的看法应该怎么做,要领有哪些?(1)清楚地知道在

所说的事项中,最想说什么,以逻辑分析自己的意向,并对目的、效果、重要性、关联性等,抓住重点;(2)说服时,要尽量具体客观,使对方产生了解的动机;(3)偶尔也需要引用某些权威人士、专家的意见,或者用图表、资料、经验谈等等;(4)要具体了解对方的立场和意向,先注意聆听对方所说的话,切勿以自己主观的方式进行谈话。要掌握对方不能了解的地方,努力加以说服;(5)主动发问,了解对方的想法,对方有关信息的种类和数量,以及背景如何等等;(6)以诚恳的态度为对方着想而发言,不要使用另对方反感的言词;(7)让对方打开心扉,使对方对自己的看法产生兴趣(让对方认同自己);(8)不可伤害对方的自尊心。

09.1、10.1

15、什么是文员的挡驾方法?主要的挡驾法有哪几种?一般应怎样做?

文员的挡驾方法是指:对于上司不必要接见的来访者,不必要参加的邀请性活动,不想接听的电话,由文员出门阻挡或谢绝。文员没有必要把真正原因告诉对方,只需要礼貌地、委婉第达到阻挡或拒绝的目的即可。

主要的挡驾法有:(1)电话挡驾。上司不愿接的电话,文员要告诉对方,暂时不能接或上司不在,将内容记下,转告上司。上司不能接的电话,要另约时间,或将内容转告。(2)来访挡驾。先问清来由,判断有无必要引见给上司,或先作请示。(3)会议、活动挡驾。对必必要的会议和活动,文员要替上司委婉地谢绝。

1 0907

1. 文 员 处于社交场合时,引出的话题哪些是属于合适的?哪些是不合适的?

合适的话题:

(1)谈话双方都感兴趣的、有共同利益的话题。

(2) 一般人喜闻乐见的话题。

(3 )显示地方或民族色彩的话题。

(4)比较高雅的话题,如中外名著、展览会等。

(5)积极、健康的生活体验的话题。风趣、幽默的小故事,无伤大雅的笑话。 不合适的话题:

(1)应当忌讳的话题。

(2 令人不快的话题。过于敏感的话题。

(3 )自己不甚熟悉的话题。夸耀自己的话题。

(4) 庸俗的色情的话题。

(5 )不 宜 谈论的保密的话题。 001

1. 简 要 说明会议纪要的概念,会议纪要有什么作用?形式是怎样的?

会议纪要是用来记载、传达会议情况和议定事项的一种正式公文。它是在会议记录的基 础上概括、提炼而成,择要反映会议的精神和情况。

会议纪要具有沟通情况、交流经验、统一认识、指异工作的作用。

可以用于向上级汇报会议情况;也可以分发给平级或下属单位,以传达会议精神和议定事 项,或要求与会单位共同遵守、执行。

有两种形式:

(1)议决性会议纪要。是与会者经过商议,对某些问题作出一致决定,需要共同遵守、执行时写下的文字依据。

(2) 周知性会议纪要。用于传达会议情况,传播信息、交流经验而作的纪实性文件。

范文三:办公室管理(简答题) 投稿:郭毠毡

三、 简答题

1. 什么是受意?受意有几种?办公室人员应怎样运用受意方法?p37

答:受意是指文员接受和领会上司意图。受意有两种:1、直接受意2、间接受意。 运用受意的方法:一、一一用心倾听;二、认真记录;三、弄清意图;四、及时实施 2. 公文的完全格式包括哪几项?请写出这些项目。P274

答:公文的完全格式包括18项:①.版头,②.发文字号,③.印刷顺序序号,④.密级,⑸.紧急程度,⑥.签发人姓名,⑦.公文标题,⑧.主送机关,⑨.正文,⑩.附件,⑾.发文机关,⑿.成文日期,⒀.机关印章,⒁.注释,⒂.阅读,⒃.主题词,⒄.抄送单位,⒅.印发说明。

3. 文员所作的完整的会议记录应该包括哪些事项?P136

答:一、以决定事项为重点,逐项列出较易明了;二、简洁而有概念地写出会议经过,不必写所有人员的发言;三、要注意的是,要写什么议题?以怎样的顺序提了?这些议题是什么人发言?有什么答复?表决结果有没有定案?这些都要简要地写上;四、要写正确、写清楚,要注意会议内容有无疏漏之处?客观地记录内容,不可写记录者的主观感觉,用主观意识去影响记录内容。

4. 办公室人员为了说服对方接受自己的看法应该怎么做,要领有哪些?p244

答:应适当地利用口头评议的特点,以自己的说法去表示,并在传达时不使对方产生误会。为此必须正确掌握说话的目的和重点。要领:一、语句要简短;二、由结论先说;三、利用重复的效果;四、说话完之后要整理;五、说话时考虑时间、地点、场合、对象因素,使用模糊语言。

5. 单位印章主要有哪些?P251印章的刻制和使用有哪些规定?P252-253

答:单位印章主要有:1、落款章2、更正章;3、骑缝章;4、骑边章;5、见证章;6、密封章;7、封存章。印章的刻制必需按照有关规定执行,不得私自刻制。刻制公章有两种情况:一是由上级主管机关刻制颁布发;二是由本单位法人代表申请,经主管部门批准,公安部门登记后由专门刻制厂刻制。

国务院规定:国家行政机关和企业单位、社会团体的公章一律为圆形,外资单位通常为椭圆形。其他印章如收发章、财务章可用长方形、三角形或椭圆形。领导人和法人代表的印章一般用方形。 6. 按照2000年《国务院行政机关公文处理办法》的规定,国务院规定的行政公文共有几类几种?P274答:有十三类十四种:①.命令(令);②.决定;③.公告;⑤.通告;⑥.通报;⑦.议案;⑧.报告;⑨.请示;⑩.批复;⑾.意见;⑿.函;⒀.会议纪要。

7. 文员进言是指什么?进言具有什么作用?方法和要求是什么?P38

答:进言是指文员主动对上司提出意见、建议、批评或规劝。进言的作用:1、参谋作用;2、补缺作用;3、增进关系作用。进言的方法和要求:1、适事;2、适时;3、适地、4、适度 8.什么是文书的立卷特征?通常可以按照哪几种特征立卷?P284

答:文秘或档案人员把文书按照某些共同特征组合成案卷,称为文书立卷。通常可以按照以下几种特征立卷:①.按问题特征立卷。将放映同一问题的文书组成案卷。②.按作者特征立卷。将同一作者为标准将有关资料组合成卷的方法。③.按文种特征立卷。将同一文种名称为标准将文书组合成卷。④.按时间特征立卷。以文书形成或文书内容的时间为标准组合立卷。⑤.按地区特征立卷。以文书的地区、地点、和部位因数为标准组合立卷,将涉及同一地区的文件组成案卷,可以放映该地区的工作情况和有关地区问题的处理。⑥按通讯者的特征立卷。以本单位与外单位或某些问题的往来文书为标准立卷。按照问题特征立卷的基本含义:将反应同一问题的文书组成案件,这种方法放映对某一问题或某一具体问题的相互关系和处理情况,运用最广泛。如关于“某型号产品”可以将开发设计、工艺安排。加工制造。商标,包装产品销售情况等方面组合一起立卷。 9. 信访来信受理的范围包括哪些?受理与处理的程序和基本要求什么?P106-108

答:(1).受理的范围是:国家机关、主管部门或新闻单位转来的信件;职工、群众直接给机关、单位领导的信件;(2).及时拆封。拆封时,不要损坏邮票、邮戳和其他书写内容的地方。对急信、要信,或有过激言语的来信,要处理及时,报告上司,还要以有效方式通告有关单位紧急处理。拆开后在装订时,信纸在前、信封在后,要一并装订;(3).认真阅读。把握信中的主要内容,也可用颜色笔为领导标明信中的重点,或在信纸的空白处注明“参阅某卷宗’’或“可与前信印证”等。提供领导复信所需要的资料;(4).逐项登记。用钢笔将写信人的姓名、职业、单位或住址、写信时间、收发日期、主要内容、要求、收信单位(人)以及承办后的情况、结果和立卷存档号等详细记载,便于统计、查找和催办;(5).认真处理。处理信伺:应该按照“分级负责、归口办理”的原则,进行转办、交办或自办;(6).及时复信。复信是取信于职工群众的有效措施,增加职工群众对组织的信任。复信可采取收信人(单位)复信,或承办人(单位)复信两种方式进行。

10. 文员所作的口头报告的基本方法是怎样的,有什么要求?P241 答:基本方法:一、不要失去报告的适当时机;二、不要弄错报告对象及顺序。要求:报告时机原则上最好是在完成被指示工作之时,但有时也要在尚未完成之时先作其中报告。要直接向指示工作的人报告,报告的顺序基本上是先说结论,接着依照必要说明理由及经过。

11. 文员根据单位需要向外或向内发文,需要经过一系列程序即为发文处理过程。请说明这一系列过程。P278 答:①.拟稿。是文件承办人根据领导的交拟或批办意见草拟文稿的过程。②.核稿。是指拟稿人员的上级负责人对初稿的审查核核实。③.签发。机关领导人对文稿的最后审定、签字发出。④编号。已经签发的文件,由秘书统一编排发文字号。⑤.缮印。对已经签发的文件定稿进行誉清、复印、或排版印制。⑥.校对。指文件的誉写稿,打印稿或清样按定稿校对校正。⑦.用印。是指在完成文件上加盖机关印章。⑧.登记。一切发出的文件,均应进行登记,主要是为了便于对文件的管理和查找。⑨分发。对准备发出的文件进行分装和发送。

12.文员受上司指示,向对方要求约会时应注意哪些要点?决定时间、地点时要注意什么?P176-177 答案:(1)要获得上司的许可;(2)如果用写信的方式,在等到对方收到信后,再打电话给对方的文秘人员以确认;(3)要正确告知对方赴约者的姓名、职务、目的、时间、地点、方式(早餐会、午餐会等)、所需要的时间等等;(4)约定好以后,一定要向上司汇报,并填写在日程安排计划表上。还应准备约会所需要的文件资料。(5)星期一早上、周末、即将下班之前、午餐前后不要安排约会;(6)对方的休息日、节假日或有特殊政治和宗教意义的日子不要安排约会;(7)公司有重大活动的那一天不宜安排约会;(8)地点选择对方比较方便的地方,还应考虑约会的礼仪规格、是否需要保密、是否需要就餐等因素。

13. 什么是文员的挡驾方法?主要的挡驾方法有哪几种?一般应怎么做?P40

答:对于上司不必要接见的来访者,不必要参加的邀请性活动,不想接听的电话,由文员出面阻挡或谢

绝。文员没有必要把真正原因告诉对方,只需要礼貌地、委婉地达到阻挡或拒绝的目的即可。 (1)电话挡驾。上司不愿接的电话,文员要告诉对方,暂时不能接或上司不在,将内容记下,转告上司。上司不能接的电话,要另约时间,或将内容转告。 (2)来访挡驾。先问清来由,判断有无必要引见给上司,或先作请示。 (3)会议、活动挡驾。对无必要的会议和活动文员要替上司委婉地谢绝。 14. 提高会议效率可以有哪些做法?P162-165

答:一、遵循法律法规;二、合理确定会议目标;三、确定必要的与会者;四、减少会议数量;五、缩小会议规模;六、简化会议程序;七、缩短会议时间;八、控制会议经费;九、分析会议成本。 15. 简述数码摄像机的使用技巧。P20

答:一、稳。稳是摄像要点中的要点。二、清。指画面图像力求清晰。三、平。画面均应处于水平状态。四、准。取景范围和实际录制内容相一致,色彩还原要准确。五、匀。主要是指镜头运动时速度要均匀。 17.国家秘密的范围包括哪些?P263 答:国家事务的重大决策中的秘密事项;(二)国防建设和武装力量活动中的秘密事项; (三)外交和外事活动中的秘密事项以及对外承担保密义务的事项;(四)国民经济和社会发展中的秘密事项;(五)科学技术中的秘密事项; (六)维护国家安全活动和追查刑事犯罪中的秘密事项;(七)其他经国家保密工作部门确定应当保守的国家秘密事项。不符合《中华人民共和国保守国家秘密法》第二条规定的,不属于国家秘密。政党的秘密事项中符合《中华人民共和国保守国家秘密法》第二条规定的,属于国家秘密。 18. 简述文书归档新规则的主要内容。P292 答:(1)整理单位,以“件”取代“卷”。(2)保管单位,以“案盒”取代“案卷”。(3)分类方式,以“年度、机构(问题)、保管期限”取代“六个特征”。 19. 简述电子文件的主要类型。P299 答:(1)文本文件。(2)格式文本文件。(3)数据文件。(4)图形文件。(5)图像文件。(6)视频文件。(7)声音文件。(8)程序文件。(9)演示文稿文件。(10)超文本文件。(11)Flash动画文件。(12)复合电子文件。(13)智能电子文件。

20. 简述电子文档存储载体和设备管理的要求。P311 答:(1)管理部门每年应对电子文件的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记。(2)对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽读检验,采用等距抽样或随机抽样的方式,样品数量以不少于10%为宜,以一个逻辑卷为单位。(3)对磁性载体上的电子文件,应对4年进行逻辑检测,采用专用或自行编制的检测软件对载体上的信息进行读写校验。(4)存储电子文件的光盘或其他载体上应贴上标签,注明全宗号、归档年度、盘号和套别。(5)每件存储载体的根目录下应有说明文件、著录文件、归档电子文件子目录。

范文四:办公室管理简答题 投稿:马烰烱

办公室管理 三、 简答题 2006-1 1.文员利用提示系统提醒上司的工作,有哪些提示系统?具体做法是怎样的?

答:有电子提示系统和人工提示系统。

电子提示系统的做法:在电脑中设置日程表、报警系统、一周计划以及其他提示事项,文员应该随着情况的变化不断编排和修改输入的信息。

人工提示系统的做法:(1)伤害对方的自尊心。

2007-1 5.什么是受意?受意有几种?办公室人员应怎样运用受意方法?

答:(1)受意是文员接受和领会一司意图。

(2)一种是直接受意,另一种是间接受意。

(3)文员要善于领会上司意图,按上司意图办事。但要防止把上司酝酿过程中的意图当中上司的授意,把上司的质疑、设问误认为上司的指示。要做意见;(9)函;(10)会议纪要。

2008-7

9. 文员根据单位需要向外或向内发文,需要经过一系列程序即为发文处理过程。请说明这一系列过程。

答:(1)拟稿。(2)核稿。是指拟稿人员的上级负责人对初稿的审查和核实。(3)签发。指机关领导人对文稿的最后审定、签字发出。(4)编号。已经签发的文件,由文秘人员统一编排发文字号。(5)缮印。对已经签发的文件定稿进行誊判断有无必要引见给上司,或

先作请示。

(3)会议、活动挡驾。对无必要的会议和活动文员要替上司委婉地谢绝。 2009-7

12.文员处于社交场合时,引出的话题哪些是属于合适的?哪些是不合适的?

答:合适的话题:(1)谈话双方都感兴趣的、有共同利益的话题。(2)一般人喜闻乐见的话题。(3)显示地方或民族色彩的话题。(4)比较高雅设置基本办公日程表。(2)固定活动日期一览表。(3)使用提示性备忘录。(4)准备约会表。(5)准备特殊提示卡。(6) 准备交往提示文件。 2.提高会议效率可以有哪些做法? 答:(1)遵循法律法规。(2)合理确定会议目标。(3)确定必要的与会者。(4)减少会议数量。(5)缩小会议规模。(6)简化会议程序。(7)缩短会议时间。(8)控制会议经费。(9)分析会议成本。 2006-7 3.文员所作的完整的会议记录应该包括哪些事项?

答:(1)会议名称。(2)会议记录人的姓名、盖章。(3)时间(开始时间、结束时间)。(4)会议地点。(5)议题;(6)主持人、主席。(7)出席者名单。(8)会议的经过情形及结论。(9)相关的资料。(10)下次会议预定日期。 4.办公室人员为了说服对方接受自己的看法应该怎么做,要领有哪些?

答:(1)清楚地知道在所说服的事项中,最想说什么,以逻辑分析自己的意向,并对目的、效果、重要性、关联性等,抓住重点。(2)说服时,要尽量具体客观,使对方产生了解的动机。(3)偶而也需要引用某些权威人士、专家的意见,或者用图表、资料、经验谈等等。(4)要具体了解对方的立场和意向,先注意聆听对方所说的话,切勿以自己主观的方式进行谈话。要掌握对方不能了解的地方,要努力加以说服。(5)主动发问,了解对方的想法,对方有关信息的种类和数量,以及背景如何等等(明确了解对方的情况)。(6)以诚恳的态度为对方着想而发言,不要使用令对方反感的言词。(7)让对方打开心扉,使对方对自己的看法产生兴趣(让对方认同自己)。(8)不可

到:备好记录本,记录下指示要点。注意倾听,用心判断指示的用意。必要时可以提问,直至明了意图为止,但不要打断谈话。如有不同意思,可以公开提出,但要言之有理,并要注意方式、态度。接受指示后,要不失时机地贯彻实施。 6.公文的完全格式包括哪几项?请写出这些项目。

答:(1)版头、发文字号、印刷顺序号。(2)密级、紧急程度。(3)签发人姓名。(4)公文标题。(5)主送机关。(6)正方、附件。(7)发文机关、成文日期,机关印章。(8)注释、阅读(发送)范围。(9)主题词。(10)抄送单位、印发说明。

2007-7(无) 2008-1

7. 单位印章主要有哪些?印章的刻制和使用有哪些规定?

答:(1)单位印章、套印章。(2)钢印、领导人签名章、其他印章。(3)刻制公章有两种情况:一种是由上级主管机关刻制颂发。(4)另一种由法人代表申请,经主管部门批准,公安部门登记后由专门刻制厂刻制。(5)公章一般由指定的文秘人员统一使用,其他印章也应专人专用。(6)加盖公章,是哪一级的公章,须经哪一级的负责人批准,并审核签名。(7)将盖用文件名称、编号、日期、签发人、领用人、盖章人等项详细登记。(8)加盖印章必须做到用力均匀,使印章端正、完整,不歪斜、更不能颠倒。(9)凡以单位名义发出的公文、信函等都必须加盖单位公章方能有效。

8. 按照2000年《国务院行政机关公文处理办法》的规定,国务院规定的行政公文共有几类几种?

答:(1)命令(令);(2)决定;(3)公告,通告;(4)通知,通报;(5)议案;(6)报告;(7)请示;(8)批复,

清、复印或排版印制。(6)校对。指将文件的誊写稿、打印稿或清样按定稿核对校正。(7)用印,是指在完成的文件上加盖机关印章。(8)登记。(9)分发。指对准备发出的文件进行分装和发送。

10.文员受上司指示,向对方要求约会时应注意哪些要点?决定时间、地点时要注意什么?

答:(1)要获得上司的许可。(2)如果用写信的方式,在等到对方收到信后,再打电话给对方的文秘人员以确认。(3)要正确告知对方赴约者的姓名、职务、目的、时间、地点、方式(早餐会、午餐会等)、所需要的时间等等。(4)约定好以后,一定要向上司汇报,并填写在日程安排计划表上,还应准备约会所需要的文件资料。(5)星期一早上,周末、即将下班之前、午餐前后不要安排约会。

(6)对方的休息日、节假日或有特殊政治和宗教意义的日子不要排约会。(7)公司有重大活动的那一天不宜安排约会。(8)地点选择对方比较方便的地方,还应考虑约会的礼仪规格、是否需要保密、是否需要就餐等因素。 2009-1

11.什么是文员的挡驾方法?主要的挡驾法有哪几种?一般应如何应对?

答:对于上司不必要接见的来访者,不必要参加的邀请性活动,不想接听的电话,由文员出面阻挡或谢绝。文员没有必要把真正原因告诉对方,只需要礼貌地、委婉地达到阻挡或拒绝的目的即可。 (1)电话挡驾。上司不愿接的电话,文员要告诉对方,暂时不能接或上司不在,将内容记下,转告上司。上司不能接的电话,要另约时间,或将内容转告。

(2)来访挡驾。先问清来由,

的话题,如中外名著、展览会等。(5)积极、健康的生活体验的话题。风趣、幽默的小故事,无伤大雅的笑话。

不合适的话题:(1)应当忌讳的话题。(2)令人不快的话题。过于敏感的话题。(3)自己不甚熟悉的话题。夸耀自己的话题。(4)庸俗的、色情的话题。(5)不宜谈论的保密的话题。 2010-1 13.简要说明会议纪要的概念,会议纪要有什么作用?形式是怎样?

答:会议纪要是用来记载、传达会议情况和议定事项的一种正式公文。它是在会议记录的基础上概括、提炼而成,择要反映会议的精神和情况。

会议纪要具有沟通情况、交流经验、统一认识、指导工作的作用。

可以用于向上级汇报会议情况;也可以分发给平级或下属单位,以传达会议精神和议定事项,或要求与会单位共同遵守、执行。 有两种形式:

(1)议决性会议纪要。是与会者经过商议,对某些问题作出一致决定,需要共同遵守、执行时写下的文字依据。 (2)周知性会议纪要。用于传达会议情况,传播信息、交流经验而作的纪实性文件。 2010-7 14. 文员进言是指什么?进言具有什么作用?方法和要求是什么?

答:(1)进言是指文员主动对上司提出意见、建议、批评或规劝。

(2)参谋作用、补缺作用、增进关系作用。

(3)进言的方法和要求是:适事、适时、适地、适度。

适事。紧急的事,重要的事,上司需要知道的事。

适时。考虑时机。 适地。看场合。

适度。要注意掌握分寸。 办公室管理 2011-1(无) 2011-7

15.文员在处理上司指派的工作时,首先要仔细制定计划,简要说明制定计划时应注意的几个要点。

答:文员在处理上司指派的工作时,首先要仔细制定计划,简要说明制定计划时应注意的几个要点。 答:(l)充分了解即将开始的工作内容;(2)思考以什么方法进行效率会最佳;(3)上司分派两项以上工作时,必须为工作排定优先顺序。 附: 1.什么是文书的立卷特征?通常可以按照哪几种特征立卷?

答:(1)文秘或档案人员把文书按照某些共同特征组合成案卷,称为“立卷特征”;(2)按问题特征立卷;(3)按作者特征立卷;(4)按文种特征立卷;(5)按时间特征立卷;(6)按地区特征立卷;(7)按通讯者特征立卷;(8)在运用六个特征立卷时,需要运用两个或两个以上的特征组合每一个案卷。 2.来信受理的范围包括哪些?受理与处更大的程序和基本要求是什么?

答:受理的范围是:国家机关、主管部门或新闻单位转来的信件;职工、群众直接给机关、单位领导的信件。程序和基本要求:1、及时拆封;文秘人员对收到的来信,在拆封前要检查是否属于自己的受理范围,是否有“亲启”字样。拆封时,不要损坏邮票、邮戳和其他书写内容的地方。2、认真阅读。要耐心细致地阅读,注意把握信中主要内容,对陈述不清的,有条件的,可通知写信从补充,也可约请面谈。3、逐项登记。用钢笔将写信人的姓名、职业、单位或住址、写信时间、收信日期、主要内容、要求、收信单位(人)以及承办后的情况、结果和立卷存档号等详细记载,便于统计、查找和催办。4、认真处理。处理信件应该按照国家有关法律法规和各单位的规章制度,进行转办、交办或自办。5、及时复信。复信是取信于职工群众的有效措施,增加职工群众对组织的信任。复信可采取收信人(单位)复信,或承办人(单位)复信两方式进行。

简答题题纲 1.文员利用提示系统提醒上司的工作,有哪些提示系统?具体做法是怎样的? 2.提高会议效率可以有哪些做法? 3.文员所作的完整的会议记录应该包括哪些事项? 4.办公室人员为了说服对方接受自己的看法应该怎么做,要领有哪些? 5.什么是受意?受意有几种?办公室人员应怎样运用受意方法?

6.公文的完全格式包括哪几项?请写出这些项目

7. 单位印章主要有哪些?印章的刻制和使用有哪些规定? 8. 按照2000年《国务院行政机关公文处理办法》的规定,国务院规定的行政公文共有几类几种?

9. 文员根据单位需要向外或向内发文,需要经过一系列程序即为发文处理过程。请说明这一系列过程。

10.文员受上司指示,向对方要求约会时应注意哪些要点?决定时间、地点时要注意什么?

11.什么是文员的挡驾方法?主要的挡驾法有哪几种?一般应如何应对?

12.文员处于社交场合时,引出的话题哪些是属于合适的?哪些是不合适的? 13.简要说明会议纪要的概念,会议纪要有什么作用?形式是怎样? 14. 文员进言是指什么?进言具有什么作用?方法和要求是什么?

15.文员在处理上司指派的工作时,首先要仔细制定计划,简要说明制定计划时应注意的几个要点。 附: 1.什么是文书的立卷特征?通常可以按照哪几种特征立卷? 2.来信受理的范围包括哪些?受理与处更大的程序和基本要求是什么?

范文五:电大12春行管专科《办公室管理》完整版。三、简答题: 投稿:朱底庖

完整版。班长。三、简答题:

三、简答题:

A

A14、按照2000年《国务院行政机关公文处理办法》的规定,国务院规定的行政公文共有几类几种。

答:(1)命令;(2)决定;(3)公告;通告;(4)通知;通报;(5)议案;(6)报告;(7)请示;(8)批复;意见;(9)函;(10)会议纪要。

A17.按照2000院行政机关公文处理办法》的规定,国务院规定的行政公文共有几类几种?

答案: (1)命令(令); (2)决定; (3)公告;通告;(4)通知;通报; (5)议案;(6)报告;(7)请示;(8)批复;意见;(9)函;(10)会议纪要。 A18.安徽某企业欲与上海某企业合作,上海以品牌、技术入股,利用安徽比较便宜的原材料和人工,共同生产国内紧缺的产品。上海代表团一行10人将于8月下旬来访,商议合作的具体事宜,办公室主任请小李作好准备。假如你是小李,你怎样设计这个接待方案?(P121)

参考答案:(1)接受任务(2)了解来宾(3)制订计划(4)预订宿食(5)迎接来宾(6)商议日程(7)安排会议(8)陪同参观(9)送别客人(10)接待小结 B

B2、办公室人员为了说服对方接受自己的看法应该怎么做,要领有哪些?

答:(1)清楚地知道在所说服的事项中,最想说什么,以逻辑分析自己的意向,并对目的、效果、重要性、关联性等,抓住重点。(2)说服时,要尽量具体客观,使对方产生了解的动机。(3)偶而也需要引用某些权威人士、专家的意见,或者用图表、资料、经验谈等等。(4)要具体了解对方的立场和意向,先注意聆听对方所说的话,切勿以自己主观的方式进行谈话。要掌握对方不能了解的地方,努力加以说明;(5)主动发问,了解对方的想法,对方有关信息的种类和数量,以及背景如何等等;(6)以诚恳的态度为对方着想而发言,不要使用令对方反感的言词。(7)让对方打开心扉,使对方对自己的看法产生兴趣;(8)不可伤害对方的自尊心。

D

D13、单位印章主要有哪些?印章的刻制和使用有哪些规定?

答:单位印章主要有(1)单位印章、套印章;(2)钢印、领导人签名章、其他印章;(3)刻制公章有两种情况:一是由上级主管机关刻制颂发;(4)另一种是由法人代表申请,经主管部门批准,公安部门登记后由专门刻制厂刻制;(5)公章一般由指定的文秘人员统一使用,其他印章也应专人专用;(6)加盖公章,是哪一级的公章,须经哪一级的负责人批准,并审核签名;(7)将盖用文件名称、编号、日期、签发人、领用人、盖章人等项详细登记。(8)加盖印章必须做到用力均匀,使印章端正、完整不歪斜、更不能颠倒。(9)凡以单位名义发出的公文、信函等都必须加盖单位章方能有效。

G

G4、公文的完全格式包括哪几项?请写出这些项目。

答:(1)版头、发文字号、印刷顺序号。(2)密级、紧急程度。(3)签发人姓名;(4)公文标题;(5)主送机关;(6)正文、附件;(7)发文机关、成文日期、机关印章;(8)注释、阅读范围。(9)主题词;(10)抄送单位、印发说明。

L

L11、来信受访的范围包括哪些?受理与处理的程序和基本要求是什么?

答:(1)受理的范围是:国家机关、主管部门或新闻单位转来的信件;职工、群众直接给机关、单位领导的信件。(2)及时拆封。拆封时,不要损坏邮票、邮戳和其他书写内容的地方。对急信、要信、或有过激言语的来信,要处理及时,报告上司,还要以有效方式通告有关单位紧急处理。拆开后在装订时,信纸在前、信封在后。要一并装订。(3)认真阅读。把握信中的主要内容,也可用颜色笔为领导标明信中的重点,或在信纸的空白处注明“参阅某卷宗”或“可与前信印证”等。提供领导复信所需的资料。(4)逐项登记。用钢笔将写信人的姓名、职业、单位或住址、写信时间、收发日期、主要内容、要求、收信单位以及承办后的情况、结果和立卷存档号等详细记载,便于统计、查找和催办。(5)认真处理。处理信件应该按照“分级负责、归口处理”的原则,进行转办、交办或自办。(6)及时复信。复信是取信于职工群众的有效措施,增加职工群众对组织的信任。课诵信可采取收信人复信,或承办人复信两种方式进行。

S

S10、什么是文书的立卷特征?通常可以按照哪几种特征立卷?

答:(1)文秘或档案人员把文书按照某些共同特征组合成案卷,称为“立卷特征”;(2)按问题特征立卷;(3)按作者特征立卷;(4)按文种特征立卷;(5)按时间特征立卷;(6)按地区特征立卷;(7)按通讯者特征立卷;(8)在运用六个特征立卷时,需要运用两个或两个以上的特征组合每一个案卷。

S3、什么是受意?受意有几种?办公室人员应该怎样运用受意方法?

答:(1)受意是文员接受和领会上司意图。(2)一种是直接受意,另一种是间接受意。(3)文员要善于领会上司意图,按上司意图办事。但要防止把上司酝酿过程中的意图当作上司的授意,把上司的质疑、设问误认为上司的指示。要做到:备好记录本,记录下批示要点。注意倾听,用心判断指示的用意。必要时可以提问,直到明了意图为止,但不要打断谈话。如有不同意见,可以公开提出,但要言之有理,并要注意方式、态度。接受指示后,要不失时机地贯彻实施。 T

T5、提高会议效率可以有哪些做法?

答:遵循法律法规、合理确定会议目标、确定必要的与会者、减少会议数量、缩小会议规模、简化会议程序、缩短会议时间、控制会议经费、分析会议成本。 T15、提高会议效率可以有哪些做法?

答:遵循法律法规;合理确定会议目标;确定必要的与会者;减少会议数量;缩小会议规模;简化会议程序;缩短会议时间;控制会议经费;分析会议成本。 W

W1、文员所作的的完整的会议记录应该包括哪些事项?

答:(1)会议名称;(2)会议记录人的姓名、盖章;(3)时间;(4)会议地点;(5)议题;(6)主持人、主席;(7)出席者名单;(8)会议的经过情形及结论;

(9)相关资料;(10)下次会议预定日期。

W6、文员利用提示系统提醒上司的工作,有哪些提示系统?具体做法是怎样的?

答:有电子提示系统和人工提示系统;电子提示系统的做法:在电脑中设置日程表、报警系统、一周计划及其他提示事项,文员应该随着情况的变化不断编排和修改输入的信息。人工提示系统的做法:设置基本办公日程表、固定活动日期一览表、使用提示性备忘录、准备约会表、准备特殊提示卡、准备交往提示文件。 W7、文员根据单位需要向外或向内发文,需要经过一系列程序即为发文过程。请说明这一过程。

答:(1)拟稿;(2)核稿。指拟稿人员的上级负责人对初稿的审查和核实。(3)签发。指机关领导人对文稿的最后审定、签字发出。(4)编号。已经签发的文件,由文秘人员统一编排发文字号。(5)缮印。对已经签发的文件定稿进行誊清、复印或排版印制。(6)校对。指将文件的誊写稿、打印稿或清样按定稿核对校正。

(7)用印。指在完成的文件上加盖机关印章。(8)登记;(9)分发。

W8、文员受上司指示,向对方要求约会时应注意哪些要点?决定时间、地点时要注意什么?

答:要获得上司的许可如果用写信的方式,在等到对方收到信后,再打电话给对方的文秘人员以确认;要正确告知对方赴约者的姓名、职务、目的、时间、地点、方式、所需要的时间等。约定好以后, 一定要向上司汇报,并填写在日程安排计划表上。还应准备约会所需要的文件资料。星期一早上、周末、即将下班之前、午餐前后不要安排约会;公司有重大活动的那一天不宜安排约会;地点选择对方比较方便的地方,还应考虑约会的礼仪规格、是否需要保密、是否需要就餐等因素。

W9、文员进言是指什么?进言具有什么作用?方法和要求是什么?

答:(1)进言是指文员主动对上司提出意见、建议、批评或规劝;(2)参谋作用;(3)补缺作用;(4)增进关系作用;(5)适事。紧急的事,重要的事,上司需要知道的事;(6)适时。考虑时机;(7)适地。看场合;(8)适度。要注意掌握分寸。

W12、文员所作的口头报告的基本方法是怎样的,有什么要求?

答:(1)不要失去报告的适当时机。报告时机原则上最好是在完成被指示工作时,但有时也要在尚未完成之时作期中报告。有时因上司太忙,不妨预先约好时间。

(2)不要弄错报告对象及顺序。要直接向指示工作的人(上司)报告;(3)报告的顺序基本上是先说结论,接着依照必要说明理由及经过,如:“结果是这样,理由有三个,一是。。。。“。(4)一定要简短、扼要、流畅;(5)如报告过于复杂,应事先以5W2H的原则检查是否遗漏;(6)如果觉得仅仅以口头报告对方,对方不易明了,或者报告项目很多时,可以制作“报告备忘录”提出来。

W16.文员所作的完整的会议记录应该包括哪些事项?

答案:(1)会议名称; (2)会议记录人的姓名、盖章;

(3)时间(开始时间、结束时间); (4)会议地点;

(5)议题; (6)主持人、主席; (7)出席者名单;

(8)会议的经过情形及结论; (9)相关的资料; (10)下次会议预定日期。

范文六:办公室管理习题简答 投稿:姜箦箧

《办公室管理》习题

一 简答

1什么是受意?受意有几种?办公室人员应怎样运用受意方法? (1)受意是文员接受和领会上司意图。

(2)一种是直接受意,另一种是间接受意。

(3)文员要善于领会上司意图,按上司意图办事。但要防止把上司酝酿过程中的意图当作上司的授意,把上司的质疑、设问误认为上司的指示。要做到:备好记录本,记录下指示要点。注意倾听,用心判断指示的用意。必要时可以提问,直至明了意图为止,但不要打断谈话。如有不同意见,可以公开提出,但要言之有理,并要注意方式、态度。接受指示后,要不失时机地贯彻实施。

公文的完全格式包括哪几项?请写出这些项目。 (1)版头、发文字号、印刷顺序号。 (2)密级、紧急程度。 (3)签发人姓名。 (4)公文标题。 (5)主送机关。 (6)正文、附件。

(7)发文机关、成文日期、机关印章。 (8)注释、阅读(发送)范围。 (9)主题词。

(10)抄送单位、印发说明。

文员所作的完整的会议记录应该包括哪些事项? (1)会议名称;

(2)会议记录人的姓名、盖章; (3)时间(开始时间、结束时间); (4)会议地点; (5)议题; (6)主持人、主席; (7)出席者名单;

(8)会议的经过情形及结论; (9)相关的资料; (10)下次会议预定日期。

办公室人员为了说服对方接受自己的看法应该怎么做,要领有哪些?

(1) 清楚地知道在所说的事项中,最想说什么,以逻辑分析自

己的意向,并对目的、效果、重要性、关联性等,抓住重点;

(2) 说服时,要尽量具体客观,使对方产生了解的动机;

(3) 偶尔也需要引用某些权威人士、专家的意见,或者用图表、

资料、经验谈等等;

(4) 要具体了解对方的立场和意向,先注意聆听对方所说的话,

切勿以自己主观的方式进行谈话。要掌握对方不能了解的地方,努力加以说服;

(5) 主动发问,了解对方的想法,对方有关信息的种类和数量,

以及背景如何等等;

(6) 以诚恳的态度为对方着想而发言,不要使用另对方反感的

言词;

(7) 让对方打开心扉,使对方对自己的看法产生兴趣(让对方

认同自己);

(8) 不可伤害对方的自尊心。

单位印章主要有哪些?印章的刻制和使用有哪些规定? (1)单位印章、套印章;

(2)钢印、领导人签名章、其他印章;

(3)刻制公章有两种情况;一种是由上级主管机关刻制颁发; (4)另一种由法人代表申请,经主管部门批准,公安部门登记后由专门刻制厂刻制;

(5)公章一般由指定的文秘人员统一使用,其他印章也应专人专用; (6)加盖公章,是哪一级的公章,须经哪一级的负责人批准,并审核签名;

(7)将盖用文件名称、编号、日期、签发人、领用人、盖章人等项详细登记;

(8)加盖印章必须做到用力均匀,使印章端正、完整,不歪斜、更不能颠倒;

(9)凡以单位名义发出的公文、信函等都必须加盖单位公章方能有效。 按照2000年《国务院行政机关公文处理办法》的规定,国务院规定的行政公文共有几类几种? (1)命令(令); (2)决定; (3)公告;通告; (4)通知;通报; (5)议案; (6)报告;

(7)请示;

(8)批复;意见; (9)函;

(10)会议纪要。

文员进言是指什么?进言具有什么作用?方法和要求是什么? (1)进言是指文员主动对上司提出意见、建议、批评或规劝; (2)参谋作用; (3)补缺作用; (4)增进关系作用;

(5)适事。紧急的事,重要的事,上司需要知道的事;

(6)适时。考虑时机; (7)适地。看场合; (8)适度。要注意掌握分寸。

什么是文书的立卷特征?通常可以按照哪几种特征立卷?

(1) 文秘或档案人员把文书按照某些共同特征组合成案卷,称为“立卷特征”;

(2)按问题特征立卷; (3)按作者特征立卷; (4)按文种特征立卷; (5)按时间特征立卷; (6)按地区特征立卷; (7)按通讯者特征立卷;

(8)在运用六个特征立卷时,需要运用两个或两个以上的特征组合每一个案卷 来信受访的范围包括哪些?受理与处理的程序和基本要求是什么?

(1)受理的范围是:国家机关、主管部门或新闻单位转来的信件;职工、群众直接给机关、单位领导的信件。

(2)及时拆封。拆封时,不要损坏邮票、邮戳和其他书写内容的地方。对急信、要信,或有过激言语的来信,要处理及时,报告上司,还要以有效方式通告有关单位紧急处理。拆开后在装订时,信纸在前、信封在后,要一并装订。

(3)认真阅读。把握信中的主要内容,也可用颜色笔为领导标明信中的重点,或在信纸的空白处注明“参阅某卷宗’’或“可与前信印证”等。提供领导复信所需要的资料。

(4)逐项登记。用钢笔将写信人的姓名、职业、单位或住址、写信时间、收发日期、主要内容、要求、收信单位(人)以及承办后的情况、结果和立卷存档号等详细记载,便于统计、查找和催办。

(5)认真处理。处理信伺:应该按照“分级负责、归口办理”的原则,进行转办、交办或自办。

(6)及时复信。复信是取信于职工群众的有效措施,增加职工群众对组织的信任。复信可采取收信人(单位)复信,或承办人(单位)复信两种方式进行。

文员所作的口头报告的基本方法是怎样的,有什么要求?

(1)不要失去报告的适当时机。报告时机原则上最好是在完成被指示工作之时,但有时也要在尚未完成之时先作期中报告。有时因上司太忙,不妨预先约好时间。

(2)不要弄错报告对象及顺序。要直接向指示工作的人(上司)报告; (3)报告的顺序基本上是先说结论,接着依照必要说明理由及经过,如:“结果是这样,理由有三个,一是„„。”

(4)一定要简短、扼要、流畅;

(5)如报告过于复杂,应事先以5W2H的原则检查是否有遗漏; (6)如果觉得仅仅以口头报告对方,对方不易明了,或者报告项目很多时,可以制作“报告备忘录”提出来。

文员根据单位需要向外或向内发文,需要一系列程序即为发文处理过程。请说明这一系列过程。

(1) 拟稿;

(2) 核稿;是指以拟稿人员的上级负责人对初稿的审查和核实。 (3) 签发;是指机关领导人员对文稿的最后审定、签字发出。 (4) 编号;已经签发的文件,由文秘人员统一编排发文字号。

(5) 缮印;对已经签发的文件定稿进行誊清、复印或排版印刷。

(6) 校对;指将文件的誊写稿、打印稿或清样按定稿核对校正。 (7) 用印;是指在完成的文件上加盖机关印章。 (8) 登记;

(9) 分发。指对准备发出的文件进行分装和发送。

14.文员受上司指示,向对方要求约会时应注意哪些要点?决定时间地点时要注意什么?

(1)要获得上司的许可;

(2)如果用写信的方式,在等到对方收到信后,再怛大会给对方的文秘人员以确认;

(3(要正确告知对方赴约者的姓名、职务、目的、时间、地点、方式(早餐会、餐会等)、所需要的时间等等;

(4)约定好以后,一定要向上司汇报,并填写在日程安排计划表上。还应该准备约会所需要的文件资料。

(5)周一早上、周末、即将下班之前、午餐前后不要安排约会; (6)对方的休息日、节假日或有特殊政治和宗教意义的日子不要安排约会;

(7)公司有重大活动的那一天不宜安排约会;

(8)地点选择对方比较方便的地方,还应考虑约会的礼仪规格、是否需要保密、是否需要就餐等因素。

范文七:办公室管理--2015简答题 投稿:汪嗇嗈

一、 简答题:

1、 简述办公室的主要特点。

答:(1)辅助性,(2)综合性,(3)服务性

2、 谈谈你对办公室人员应具备的职业素质中“善某”的理解。

答:(1)办公室人员“善谋”要求:能够正确理解上司的意图,替上司过滤重要的事务;要“参”到点子上、“谋”到关键处、注重谏言技巧。

(2)办公室工作人员“善谋”还必须谨防几个误区:一是“参政”意识过“度”,把自己摆在“准领导”或副职的位置,把幕后工作放到台前;二是轻易抛出“夹生”想法,强加于领导,于公于已都不利;三是出“馊主意”帮倒忙,给工作带来损失,造成被动。要避免以上误区,就要求秘书人员用良好的职业道德规范约束自己,踏踏实实地做好工作,而不能靠油滑奸巧去取悦、应付领导。 3、 简述办公设备使用规范。

答:(1)必须明确每台设备的具体用途,熟悉掌握其操作程序,严格按照使用说明书的要求进行操作。 (2)必须明确专人专责专管制度,严禁任务人随意使用,除非配置给个人专用或指定公用的。 (3)注意安全,注意节电,注意卫生,注意定期保养,注意每次使用的极限。 (4)未经上司允准,任何人严禁私自使用办公设备,尤其是用于处理私人事务。

(5)办公设备的使用环境温度为5C到35C,相对温度为20%至85%,过低需用加温器,过高需用除湿器,放在距设备5米左右

O

O

有效影响距离。

(6)如果不处于工作状态,使用完毕应切断电源。 4、 简述在储藏间存储办公用品时的注意事项。

答:(1)储藏间或物品柜要上锁,保证安全; (2)储藏需要的面积取决于单位的大小;

(3)合理摆放。例如在柜中和储藏室放置物品,必须清楚地加标签,发迅速找到物品和表明新物品应放置的地方,新物品置于旧物品的下面或后面等;

(4)储藏办公用品应有良好的照明,以便容易找到;

(5)办公用品保存在干燥和通风良好的房间中。若存放在潮湿环境中,将导致纸张不能正常的送入打印机或复印机中; (6)订立物品发放制度,确定物品发放人。 5、 简述调查研究的三个阶段及其主要任务。

答:(1)准备阶段,主要包括确定调研课题、成立调研小组、明确调研任务及要求; (2)实施阶段,主要包括确定调查方法、搜集整理材料、分析材料和综合提炼调研成果; (3)完成阶段,主要是撰写调研报告。 6、 简述办公室督查工作的方式。

答:(1)现场督查;(2)会议督查;(3)书面督查;(4)电话督查;(5)互联网督查。 7、 简述办公环境的含义并按照由远及近的顺序列举环境类别。

答:(1)办公环境或称办公室环境,是直接或者间接作用和影响办公过程的各种因素的综合。

(2)按照由远及近的顺序将办公环境分为办公活动社会环境、办公活动职能环境和办公活动工作环境。 8、 简述信访工作中网络来信的处理要求。

答:(1)定时打开信箱,及时处理电子邮件; (2)重要信访,及时报请; (3)转办信访,跟踪督办; (4)网络保密,脱机阅读。

9、 简述第三代时间管理的ABCD法则及其内容。

答:(1)重要及紧急——必须立刻做。

(2)紧急但不重要——在优先考虑了重要的事情后,再来考虑这类事。

(3)重要但不紧急——只要是没有前一类事的压力,应该当成紧急的事去做,而不是拖延。 (4)既不紧急也不重要(比如娱乐、消遣等事情)——有闲工夫再说。

10、 简要回答公文写作的五部曲。

答:第一步,领悟领导意图。要求:准确、全面、提炼,增加“贴近度“;

第二步,站在领导角度考虑问题;

第三步,把握常用思维方法:模式化思维、对象化思维、辨证思维、散点思维、求同存异思维; 第四步,牢记拟写公文要素及要求; 第五步,符合国家公文格式标准。

11、 简要回答起草请求的“五步棋”。

答:第一,因为什么请求——对原因、目的进行说明;

第二,请求什么问题——提出请示的主题内容; 第三,怎样解决问题——提出解决问题的建议或方案; 第四,请求上级回复——结尾用语的使用;

第五,有无附件需要说明——根据需要确定使用附件与否。 12、 简述公文校对工作要求。

答:(1)校正、补充一切与定稿不符的文字、标点符号、图表、格式等错漏;

(2)解决统行、倒板、编面等排版方面的问题和正文、注码与注文之间衔接以及页码编排问题; (3)进一步审核定稿中的疏漏,发现问题及时提交有关领导人或撰稿人处理; (4)需要使用标准校对符号;

(5)对于重要的或者大量印刷的公文,应实施三校,四校,以确保公文的正本不出差错。 13、 简答电子公文处理过程的五个环节。、

答:(1)创建:根据一定的规则建立电子公文的过程;

(2)办理:通过计算机系统对电子公文进行收发、批阅等相关操作; (3)交换:按始发者意图进行跨系统的公文传递;

(4)归档:依据国家或本部门档案管理规定对办理完毕后的电子公文予以存储; (5)销毁:依据有关规定将电子公文从存储介质上物理删除。 14、 简述公共关系的三大构成要素及其原则。

答:一、公共关系的三大构成要素是: (1) 主体:社会组织; (2) 客体:公众; (3) 手段:传播途径。 二、公共关系的原则是: (1)公众利益至上; (2)实事求是; (3)互惠互利; (4)双向沟通; (5)始终如一; (6)开拓创新; (7)整体统一。

15、 衡量会议质量的会前基本标准有哪些?

答:(1)会议是否确有召开的客观必要性; (2)会议目的和会议风气是否端正; (3)会议时机是否已经成熟;

(4)会议的议题是否明确,会前的沟通是否到位; (5)各项准备工作是否已经准备充分,包括软件和硬件。 16、 简述会议的积极作用。

答:(1)交流信息,互通情报; (2)发扬民主,科学决策; (3)增强友谊,促进团结; (4)统一认识,协调行动; (5)带动消费,促进经济。 17、 简述会务管理的要求。

答:(1)会前的最后检查:工作认真负责、细心、耐心; (2)组织签到和登记:任劳任怨能连续作战; (3)做好联络协调:沟通协调能力强; (4)会议记录与保密:业务素质与原则性; (5)会议后勤保障:服从分配协作意识好。 18、 提高会议质量的主要方法和措施

答:

二、 案例题

1、 问题:请你分析小曹这样做的对不对?错在哪里?面对这种情况小曹应该怎么办?

答:(1)小曹犯了多头请求的错误。遵照领导职权公工、单身请求的原则,既然向主管领导请求了,就应该按孙的意见,不应多头请

求;

(2)在工作中不应过分亲近或疏远某领导,以至落到尴尬的境地;

(3)两位领导都作了指示,如果张通情达理, 小曹应向他说明只能按职权分工办事,求得谅解后,按孙的意见办; (4)如果不能求得谅解时,小曹应向两位领导分别自我检讨,再建议两位商议一个方法遵照执行;

(5)如果矛盾不能统一,应向总经理请求,遵照总经理的意见办,并请他对孙或张作解释。这是文员执行主要决策人的意见。 2、 问题:陈小姐被解雇是因为上司说她犯了五个错,分别是什么?她在电话礼仪方面还犯了哪些错?

答:一、她的犯的一个错,分别是:

(1) 该问的没有问(指对方情况,手套的需要量); (2) 该记的没有记录(对的姓名、公司、电话号码); (3) 该说的没有说(没有及时向上级汇报);

(4) 不该说的却说了(价格上的自作主张,不向上司请求);

(5) 不懂得保护自己(即使自己自作主张拒绝了对方,犯了错误,也没有必要告诉上司,使自己陷入被解雇的境地)。 二、她在电话礼仪方面还犯了以下两点错误: (1)铃响了没有自报家门;

(2)不等对方说完,就“啪“挂上电话。

3、 问题:

(1) 文秘人员接听电话时,首先应做些什么?电话结束后又应做些什么?

答:文秘人员接听电话时,首先应自报家门。挂断电话应该遵循“谁先打出谁先挂“的原则。丁秘书做错了。

(2) 假如你是丁秘书,针对朱磊第三次来电,你怎么说?

答:丁秘书在朱磊第二次来电时,就应告知对方经理不想与他联系。在朱磊第三次来电时,丁秘书应该说:“你的事情,我已经与经理汇报过,对你们的生意经理无意参与,尚未考虑与你联系。请你以后不要来电话了。如果情况有了变化,我会主动与你联系的。谢谢!“

(3) 文秘人员怎样审查来电?上体做法怎样?

答:审查来电时应该询问对方的姓名、单位、来电事由、回电号码,然后请求上司是否想与对方通话。如上司同意通话,可打回电或请对方再打过来;如上司不想通话,应想办法拒绝对方。

(4) 文秘人员替上司审查来电时应遵偱什么原则?

答:在电话中应既做到为领导“挡驾“,又不得在言语、行动上失礼,冒犯对方。

4、 问题:你认为小赵在这两件事上做得怎么样?他有什么失误?他应该怎么做?

答:(1)不能说“总经理外出了,有什么事请跟我说吧“,办公室人员不能替上司做主; (2)接待来访者应细心倾听,不应边看报表边听; (3)对提重要建议的来访者,应认真记录,汇报给上司; (4)应热情,不能对来访者冷嘲热讽;

(5)对言辞激烈的来访者应有礼有节,宣传政策; (6)应尽快为总经理解围,可以请保安或打110。

5、 问题:你认为小李的举止是否合乎礼仪?为什么?小李应该怎么做才是正确的?

答:(1)主人和客人之间,应该主人先伸手;

(2)在替客人拿行李前应征求同意:“我替你拿可以吗?“; (3)哪些行李可以放入行李箱中也要征得同意;

(4)司机开车,汽车的位次礼仪是“右为上,左为下;后为上,前为下“; (5)客人应该坐后排,小李应该坐副驾驶座;

(6)客人公司的一些内部情况、个人收入、福利和家庭情况等是不合适的话题; (7)应该与客人谈一些合适的话题,如天气、风土人情、新闻等。 6、 问题:你认为小刘究竟错在哪些地方?正确的做法应该是怎样的?

答:(1)应该搞清楚销售员的人数和姓名,准备这份名单; (2)打印好书面通知;

(3)在3天内,当面发放通知或电话通知(电话中需要对方确认时间、地点、内容等)到名单上的每个人; (4)通知不能写在布告栏里,可能不被人注意;

(5)通知上应写清会议的时间(开始到结束时间)、地点; (6)应详细写清会议内容,应做好哪些准备; (7)应提前到会议室做好准备,做好签到工作。 7、 问题:小万错在哪里?应该怎样写这份会议通知?

答:(1)会议通知缺少主题(议题);

(2)时间上缺少从几点到几点; (3)请哪些人出席不明确。

(4) 发放会议通知要交到会议出席者手上,可进行说明解释。如本人不在,应请代收人(或秘书)签字,打电话确认是否出席。

三、 设计题

1、 几位领导同时布置任务怎么办?面对两位领导几乎同时布置的工作,李助理陷入左右为难的境地请你为李助理设计一个合理的应对之

策。

答:(1)李助理接受任务后回到办公室,向办公室主任汇报,与其他助理协商,由他人完成杨副市长交办的事项;

(2)李助理自己全神贯注认认真真起草徐市长交代的紧急材料写作任务;

(3)他人查找完杨副市长所要的材料后,李助理亲自将材料送至杨副市长处,如果可能,可以顺带把参与查找人员名字讲一下。

3、 设计一份电话记录卡。

4、 设计一个开业典礼的筹备工作流程。

(1) 开业典礼的舆论宴会工作可运用传播媒价在报纸、电台、电视台广泛发布广告或在告示栏中张贴开业告示; (2) 要做好来宾邀请工作; (3) 发放请柬; (4) 现场的布置;

(5) 准备开幕词、致答词; (6) 要做好接待服务工作; (7) 要做好礼品馈赠工作; (8) 拟定典礼程序; (9) 做好各种物质准备。 5、 设计一个新闻发布会的筹备流程。

(1) 主题的确定; (2) 时间的选择; (3) 地点的确定; (4) 人员的安排; (5) 材料的准备; (6) 发送请柬; (7) 准备胸卡和名签;

(8) 准备好视听设备; (9) 制定预算计划。 6、 设计一份归档文件目录。

7、 调研工作大致可分为三个阶段,即准备阶段、实施阶段和完成阶段,请对调研实施的三个阶段进行详细设计。

范文八:2014电大办公室管理简答题精心整合版(综合多年真题,考试必过) 投稿:邱芻芼

简答题

答:(1)命令(令);(2)决定;(3)公告;通告;(4)通知;通报;(5)议案;(6)报告;(7)请示;(8)批复;意见;(9

)函;(10)会议纪要。 逻辑分析自己的意向,并对目的、效果、重要性、关联性等,抓住重点;(2) 说服时,要尽量具体客观,使对方产生了解的动机;(3) 偶尔也需要引用某些权威人士、专家的意见,或者用图表、资料、经验谈等等;(4) 要具体了解对方的立场和意向,先注意聆听对方所说的话,切勿以自己主观的方式进行谈话。要掌握对方不能了解的地方,努力加以说服;(5)主动发问,了解对方的想法,对方有关信息的种类和数量,以及背景如何等等;(6)以诚恳的态度为对方着想而发言,不要使用另对方反感的言词;(7)

让对方打开心扉,使对方对自己的看法产生兴趣(让对方认同自己);(8)不可伤害对方的自尊心。

答:1.信封、纸张;2.软盘、光盘等;3.铅笔; 4.圆珠笔; 5.签字笔或钢笔; 6.修正液或修正带;7.印盒;8.各种小型机器,如订书机(包括订书针)、打孔机、装订机(包括装订线)、日期号码机、切纸机、计算机、拆信器、碎纸机等; 9.小刀;

10.日历等; 11.其他,如标签纸、直尺、三角尺、透明胶带、粘胶

带、绳带、图钉、橡皮筋、大头针、纸夹等。 答:相同之处:①都应先问好,再传达自己的信息;②都应保持耐性、热情的态度;③通话结束,应让对方感受到自己愉快的心情;都应简明扼要表达自己的意思。 不同之处:①打电话应首先查清楚对方的电话号码;接电话应等电话铃响2—

4声就接听。②打电话应将重点答:一、(1)单位印章、套印章;(2)钢印、领导人签名章、其他印章;二、刻制公章有两种情况;一种是由上级主管机关刻制颁发;另一种由法人代表申请,经主管部门批准,公安部门登记后由专门刻制厂刻制。三、公章一般由指定的文秘人员统一使用,其他印章也应专人专用;加盖公章,是哪一级的公章,须经哪一级的负责人批准,并审核签名;将盖用文件名称、编号、日期、签发人、领用人、盖章人等项详细登记;加盖印章必须做到用力均匀,使印章端正、完整,不歪斜、更不能颠

倒;凡以单位名义发出的公文、信函等都必须加盖单位公章方能有效。

答:(1)版头、发文字号、印刷顺序号。(2)密级、紧急程度。 (3)签发人姓名。 (4)公文标题。 (5)主送机关。(6)正文、附件。(7)发文机关、成文日期、机关印章。 (8)注释、阅读(发送)

范围。(9)主题词。 (10)抄送单答:文员工作分为三个步骤:计划、实施和检查。1.计划的步骤,要充分了解即将开始的工作内容,并思考以什么方法进行效率会最佳。2.实施的步骤,要注意:同时检查是否按照当初所拟定的顺序进行;上司所指示的工作无论是哪一种,都要正确地实施;配合上司预期的期限。3.检查的步骤,要分析计划和实绩的差异,并把以前进行过的工作或别人做过的工作和目前自己所从事相同性质的工作加以比较分析。

三者的关系为:先作计划,付诸实施,然后检查结果,围绕“计划—实施—检查”这样一个滚动的过程开展。

三者相互联系形成一个循环。文员首先要仔细制定计划,然后根据这个计划去实施,并严格检查其结果,使得这个结果对下一次的计划有所帮助和启示。 概念:会议纪要是用来记载、传达会议情况和议定事项的一种正式公文。它是在会议记录的基础上概括、提炼而成,择要反映会议的精神和情况。

作用:①会议纪要具有沟通情况、交流经验、统一认识、指导工作的作用。②可以用于向上级汇报会议情况;也可以分发给平级或下属单位,以传达会议精神和议定事项,或要求与会单位共同遵守、执行。

答:一、受理的范围是:国家机关、主管部门或新闻单位转来的信件;职工、群众直接给机关、单位领导的信件。二:①及时拆封。拆封时,不要损坏邮票、邮戳和其他书写内容的地方。对急信、要信,或有过激言语的来信,要处理及时,报告上司,还要以有效方式通告有关单位紧急处理。拆开后在装订时,信纸在前、信封在

后,要一并装订。②认真阅读。把握信中的主要内容,也可用颜色笔为领导标明信中的重点,或在信纸的空白处注明“参阅某卷宗”或“可与前信印证”等。提供领导复信所需要的资料。③逐项登记。用钢笔将写信人的姓名、职业、单位或住址、写信时间、收发日期、主要内容、要求、收信单位(人)以及承办后的情况、结果和立卷存档号等详细记载,便于统计、查找和催办。④认真处理。处理信伺:应该按照

⑥按通讯者特征立卷;三、在运用六个特征立卷时,需

者,不必要参加的邀请性活动,不想接听的电话,由文员出门阻挡或谢绝。文员没有必要把真正原因告诉对方,只需要礼貌地、委婉第达到阻挡或拒绝的目的即可。 主要的挡驾法有:(1)电话挡驾。上司不愿接的电话,文员要告诉对方,暂时不能接或上司不在,将内容记下,转告上司。上司不能接的电话,要另约时间,或将内容转告。(2)来访挡驾。先问清来由,判断有无必要引见给上司,或先作请示。(3

)会议、活动挡驾。对必必要的会议和活动,文员要替上司委婉地谢绝。

印章。(8)登记;(9)分发。指对准备发出的文件进议、批评或规劝;二、进言的作用:①参谋作用②补缺作用;③增进关系作用。三、方法的要求是:①适事、紧急的事、重要的事、上司需要知道的事;②适时。考电子提示系统的做法:在电脑中设置日程表、报警系统、一周计划以及其他提示事项,文员应该随着情况的变化不断编排和修改输入的信息。

人工提示系统的做法:设置基本办公日程表、固定活动日期一览表、使用提示性备忘录、准备约会表、准备特殊提示卡、准备交往文件。 答:(1)要获得上司的许可;(2)如果用写信的方式,在等到对方收到信后,再怛大会给对方的文秘人员以确认;(3(要正确告知对方赴约者的姓名、职务、目的、时间、地点、方式(早餐会、餐会等)、所需要的时间等等;(4)约定好以后,一定要向上司汇报,并填写在日程安排计划表上。还应该准备约会所需要的文件资

答:(1)受意是文员接受和领会上司意图。

(2)一种是直接受意,另一种是间接受意。

(3)文员要善于领会上司意图,按上司意图办事。但要防止把上司酝酿过程中的意图当作上司的授意,把上司答:遵循法律法规、合理确定会议目标、确定必要的与的质疑、设问误认为上司的指示。要做到:备好记录本,会者、减少会议数量、缩小会议规模、简化会议程序、记录下指示要点。注意倾听,用心判断指示的用意。必要时可以提问,直至明了意图为止,但不要打断谈话。

如有不同意见,可以公开提出,

但要言之有理,并要注

意方式、态度。接受指示后,要不失时机地贯彻实施。

答:(1)拟稿;(2)核稿;是指以拟稿人员的上级负责人对初稿的审查和核实。(3)签发;是指机关领导人员对文稿的最后审定、签字发出。(4)编号;已经

答:一、文秘或档案人员把文书按照某些共同特征组合签发的文件,由文秘人员统一编排发文字号。(5)缮成案卷,称为“立卷特征”。二、可以按照以下类型立印;对已经签发的文件定稿进行誊清、复印或排版印刷。卷:①按问题特征立卷;②按作者特征立卷;③按文种(6)校对;指将文件的誊写稿、打印稿或清样按定稿特征立卷;④按时间特征立卷二;⑤按地区特征立卷;核对校正。(7)用印;是指在完成的文件上加盖机关

料。(5)周一早上、周末、即将下班之前、午餐前后不要安排约会;(6)对方的休息日、节假日或有特殊政治和宗教意义的日子不要安排约会;(7)公司有重大活动的那一天不宜安排约会;(8)地点选择对方比较方便的地方,还应考虑约会的礼仪规格、是否需要保密、是否需要就餐等因素。

答:(1)不要失去报告的适当时机。报告时机原则上最好是在完成被指示工作之时,但有时也要在尚未完成之时先作期中报告。有时因上司太忙,不妨预先约好时间。(2)不要弄错报告对象及顺序。要直接向指示工作的人(上司)报告;(3)报告的顺序基本上是先说结论,接着依照必要说明理由及经过,如:

漏;(6)如果觉得仅仅以口头报告对方,对方不易明了,或者报告项目很多时,可以制作

审阅、签字后向财务部门报销,或者结算预支的出差费

用。(2)回到公司上班后,应将出差过程以及有关事务写出工作汇报。如果是与上司同行的,可根据上司的原始记录整理出报告,送上司过目或批准,然后存档备案。(3)时间(开始时间、结束时间);(4)会议地点;

(3)尽快恢复正常工作和生活状态,继续,旅行前未完(5)议题;(6)主持人、主席;(7)出席者名单;

的工作。(4)

把在出差时结识的有关人士、单位等情况(8)会议的经过情形及结论;(9)相关的资料;(10)

做好记录,以便将来有用。(5)对在旅行过程中给予帮下次会议预定日期。

助和照顾的有关部门和人员,分别去函或去电表示感

答:1.提神醒脑的服务。上司早上到公司上班或外出返回,以及工作告一段落,文员可适时端些饮料或准备

湿毛巾使上司消除工作疲劳、舒缓心情,使上司能精神

焕发地工作。2.私事方面的协助。协助的方法应视实

际情况,其一是与业务有关的部分,另外是上司身边的纯粹私事:(1)特别指示事项的时候——虽然是上司的私事,但以为关系到上司的形象问题,所以文秘人员必须从头到尾替上司办理这些琐碎的事,使上司得到充分的便利。(2)纯私人性请求时——遇到这种情形,就把它当作上司利用文秘人员是下属同事的关系来协助他解决私人的事务。3.财物管理。包括:(1)薪金收入管理——薪金收入达到一定的金额,或有两种以上收入来源者,以及薪金以外有超额的收入,都需要按税法申报。特别是稿费、版税、演讲费等副业收入多的时候,由文秘人员保管单据,以备申报所得,或直接替上司办理申报手续。(2)支票往来的管理——最主要的是保管支票簿、支票专用印章。文秘人员应将支票簿与印章分别收藏,以避免被盗用冒领。4.其他。如每年的各种节日,上司收到礼物,有时要文秘人员代写致谢答:(1)谈话双方都感兴趣的、有共同利益的话题;(2)一般人喜闻乐见的话题;(3)显示地方或民族色彩的话题;(4)比较高雅的话题,如中外名著、展览会等;(5)积极、健康的生活体验的话题。风趣、幽默的小故事,无伤大雅的笑话。

不合适的话题包括:(1)应当忌讳的话题;(2)令人不快的话题。过于敏感的话题;(3)自己不甚熟悉的话题。夸耀自己的话题;(4)庸俗的、色情的话题;(5)不宜谈论的保密的话题。

答:一是为上司服务,使上司能够摆脱繁杂琐事的压力,把主要精力集中在重要工作上;二是为组织服务,为组织员工创造一个高效、舒适的工作生活环境,提供便利条件,解除后顾之忧,保证组织系统的顺利运转;三是为公众服务,保证组织与外界的信息渠道畅通,密切与答:(1)充分了解即将开始的工作内容; (2)思考以什么方法进行效率会最佳; (3)上司分派两项以上工作时,必须为工作排定优先顺序。 还需要进行一般阐述。

范文九:中央电大专科《办公室管理》(试卷号2180)期末考试简答题题库 投稿:曾傖傗

中央电大专科《办公室管理》(试卷号2180)期末考试简答题题库

说明:

1、本资料整理于2015年9月1日,适用于中央电大专科学员期末复习和考试;

2、资料含自2010年1月至2015年1月的全部期末考试简答题试题及答案。

21.简述文员向上司做请示的注意事项。

参考答案:

(1)请示要对口。遵守按上级分工,对口请示的原则。避免多头、越级请示。对涉及多方面的综合性工作,应向主持全面工作的领导人请示,并将有关情况通报其他分管上司。

(2)请示要单一。遵守一文一事的规则,避免将多项事务写在一份请示内,造成上司批复的困难。

22.核稿,是拟稿人员的上级负责人对初稿的审查和核实,要做到“六查”,请简述六查内容。 参考答案:

(1)查是否需要行文,以什么名义行文。

(2)查文稿内容与法律、法规、政策及其它已有规定是否矛盾。

(3)查要求和措施是否明确具体,切实可行。

(4)查涉及其他部门或地区职权范围的问题是否协商一致并经过会签。

(5)查行文是否规范,文件格式是否符合规定。

21.办公室事务管理的服务性表现在哪三个方面?

参考答案:

一是为上司服务,使上司摆脱繁杂琐事的压力,把主要精力集中在重要工作上。 二是为组织服务,为组织员工提供一个高效、舒适的工作生活环境。

三是为公众服务,保证组织与外界的信息渠道通畅,密切与社会各界联系。

22.制发文件时加盖机关印章,称为用印,具体要求有哪些?

参考答案:

(1)文件用印时,必须以机关领导人或部门负责人签发的文件原稿为依据,经核对无误 后始得用印。

(2)文件用印要端正、清晰,要端正地盖在成文日期上方,上不压正文,下要骑年盖月。

(3)文件用印一定要与制发文件的机关、部门或单位相一致。

(4)要核实用印份数,超过份数的不能盖印。

21.简要说明会议纪要有什么作用?有哪两种形式?

参考答案:

要点:

会议纪要具有沟通情况、交流经验、统一认识、指导工作的作用。

可以用于向上级汇报会议情况;也可以分发给平级或下属单位,以传达会议精神和议定事项,或要求与会单位共同遵守、执行。

有两种形式.:

(1)议决性会议纪要。

(2)周知性会议纪要。

22.文员利用提示系统提醒上司的工作,有哪些提示系统?具体做法是怎样的? 参考答案:

有电子提示系统和人工提示系统。

电子提示系统的做法:在电脑中设置日程表、报警系统、一周计划以及其他提示事项, 1

范文十:办公室简答题 投稿:郑刜初

三、简答题

20071.什么是受意?受意有几种?办公室人员应怎样运用受意方法?教材P35

答:受意是文员接受和领会上司意图。一种是直接受意,即领会上司在会议讲话、文件批示、工作总署或与文员谈话时,直接就某一问题或某项工作所发表的意见和想法等。这种直接受意,易于判断和领会。另一种是间接受意,指上司在平时随便交谈情况下,或与其他人员谈话中就某一问题、某项工作发表的意见和看法等。文员要善于领会上司意图,按上司意图办事。但要防止把上深思熟虑之后,预先约定时间提出,以让上司有一定的思想准备。批评宜在个别场合进行。(4)适度。要注意掌握分寸。 显而易见的事,点到为止;上司一时接受不了的事,可过一段时间再提,要让上司有个思考的过程,而不是一味纠缠不休。尤其重要的是,文员不应自以为是,进言不是单向的,而是双向的交流,文员要随时准备自己的意见被否决,乐于在与上司交流、切磋中接受正确的意见,服从真理。

3.来信受访的范围包括哪些? p109受理与处理的程序和基本要识。(7)尤其是连续参加两个以上的约会时,要充分考虑路上交通所需要的时间。(8)如果上司出差,不要在他回来的当天安排约会,可能会发生飞机误点及其他情况。(9)对方不能确定接受时,要求约会的这一方最好再联络一次。(10)已经约好且需要预定会议室时,就要立即预约,如果对天该地点没有充分把握,应该事先调查路线、如何前往、房间大小、桌子的配置等。(11)约定好以后,一定要向上司汇报,并填定在日程安排计划表上。(12)上司和某人会面后,可能要求文秘人员安排下一次与那人前一天打印一份最近活动安排表(注意把最后一分钟定下的约会输入电脑)e、准备特殊提示卡。有些上司觉得每天晚上离开办公室的时候有一张提示卡非常有用。f、准备交往提示文件。如果上司一年之中交往很多,但很难记住每一个人和每一次见面的情况,这时交往提示文件就可以派上用场。

20066.文员所作的完整的会议记录应该包括哪些事项?p137 答:会议记录记载事项如下:a、会议名称;b、会议记录人的姓名、盖章;c、时间(开始时间、结束司酝酿过程中的意图当作上司的授意,把上司的质疑、设问误认为上司的指示。文员不定期要防止自作聪明地去捕捉上司的“默许”和“暗示”,以免弄巧成拙。要做到:a、备好记录本,记录下指示要点。b、注意倾听,用心判断指示的用意。C、必要时可以提问,直至明了意图为止,但不要打断谈话。d、如有不同意见,可以公开提出,但要言之有理,并要注意方式、态度。e、接受指示后,要不失时机地贯彻实施。

2.文员进言是指什么?进言具有什么作用?方法和要求是什么?P36—37

答:进言是指文员主动对上司提出意见、建议、批评或规劝。它不同于工作上发生疑难或处理权限问题而提出的请示,也有别于例行工作制度所规定的报告,或应上级要求而作的汇报。进言具有以下的意义和作用:(1)参谋作用。文员主动地向上司提出建议或工作方案,有利于发挥参谋作用,也是文员参政议政的一种手段。(2)补缺作用。智者千虑,必有一失;愚者千虑,必有一得。上司在工作上难免有疏忽、缺点,文员看到及时提出拾遗、补缺,或适当地批评、规劝,有利于上司工作的改进,也有利于文员发挥助手作用,也有利于变被动服务为主动服务。(3)增进关系作用。文员适当进言,形成与上司经常的、非正式的思想交流、切磋,有利于建立既是上下级,又是同志式的正常关系,甚至可进一步形成亲密的工作伙伴关系。 进言的方法和要求是:(1)适事。紧急的事,重要的事,上司需要知道的事;发生了错误、疏漏需要纠正、补救的事;反复思考确实认为是合理的事。(2)适时。考虑时机,重大的、紧急的事应立即进言;一般的事,要看上司空闲、心情好时进言。(3)适地。看场合,工作上的建议,可在公众场合或会议上提出;对上司的提醒,则应在个别场合悄然提出;对上司的批评、劝谏,则应经过

求是什么?p109—110 答:(1)受理的范围是:国家机关、主管部门或新闻单位转来的信件;职工、群众直接给机关、单位领导的信件。(2)及时拆封。拆封时,不要损坏邮票、邮戳和其他书写内容的地方。对急信、要信,或有过激言语的来信,要处理及时,报告上司,还要以有效方式通告有关单位紧急处理。拆开后在装订时,信纸在前、信封在后,要一并装订。3)认真阅读。把握信中的主要内容,也可用颜色笔为领导标明信中的重点,或在信纸的空白处注明“参阅某卷宗’’或“可与前信印证”等。提供领导复信所需要的资料。(4)逐项登记。用钢笔将写信人的姓名、职业、单位或住址、写信时间、收发日期、主要内容、要求、收信单位(人)以及承办后的情况、结果和立卷存档号等详细记载,便于统计、查找和催办。(5)认真处理。处理信伺:应该按照“分级负责、归口办理”的原则,进行转办、交办或自办。(6)及时复信。复信是取信于职工群众的有效措施,增加职工群众对组织的信任。复信可采取收信人(单位)复信,或承办人(单位)复信两种方式进行。

20084.文员受上司指示,向对方要求约会时应注意哪些要点?决定时间、地点时要注意什么? 答:1、要求约会时应注意的事项:(1)要获得上司的许可;(2)对方如果有文秘人员,一般由文秘人员办理;(3)如果用写信的方式,在等到对方收到信后,再打电话给对方的文秘人员以确认;(4)要正确告知对方赴约的姓名、职务、目的、时间、地点、方式(早餐会、午餐会等)、所需要的时间等等,关于日期的确定应该以比较有弹性的说法问对方:“你们什么时候比较方便”,这样让对方能够有所选择。(5)告知你或上司的联系电话,以便万一约会取消或有所改变时可以马上通知;(6)对方越忙越必须早一点联络,时间应尽量有弹性,这是身为文秘人员所应具有的常的约会。文秘安排好后,应确保那人清楚地明了约会的时间,并给予明确的答复后,将此约会记录在你和上司的日程表上。 2、决定时间、地点时,要注意对方的业务情况、工作场所等。一般说来:

(1)星期一早上、周未下午每个人都会很主忙碌,尽量不要安排约会;

(2)即将一班之前的那段时间,分司内也会很忙碌; (3)午餐前后约会则会影响吃饭时间;

(4)对方的休息日、节假日或有特殊政治和宗教意义的日子不要安排约会; (5)公司有重大活动的那一天不宜安排约会; (6)地点必须选择对方比较方便的地方; (7)地点还应考虑约会的礼仪规格、是否需要保密、是否需要就餐等因素; 5.文员利用提示系统提醒上司的工作,有哪些提示系统?具体做法是怎样的?p178—181

答:1、文员利用提示系统提醒上司的工作,提示系统有:(1)电子提示系统;(2)人工提示系统; 2、具体的做法:(1)电子提示系统:、许多电脑软件都有提示功能。文秘人员可以指定某一于、某一时间建立“报警系统”,把这些信息输入电脑。当打开电脑时,就可知道这一天、什么时间有什么活动,还可以随时把这些安排打印出来。(2)人工提不系统:文秘人员有时会觉得用手工来提示更方便、更实用、这些方法有:a、基本办公日程表。文秘人员都有一份台历,上司为了旅行和开会的方便经常使用袖珍日历。b、固定活动日期一览表。每年在日历上要标出固定活动日期。c、使用提示性备忘录。要提醒上司注意没有事先安排,但十分确定的活动,最好的方法是在标明这次活动的文件夹中放入一份提示性备忘录。d、准备约会表。文秘人员利用电脑程序,在每天早上或

时间);d、会议地点;e、议题;f、主持人、主席;g、出席者名单;h、会议的经过情形及结论;i、相关的资料;j、下次会议预定日期。

7.提高会议效率可以有哪些做法?p156—159

答:要提高公议效率,文秘人员必须注意以下几点:(1)遵循法律法规;(2)全理确定会议目标;(3)确定必要的与会者;(4)减少会议数量;(5)缩小会议规模;(6)简化会议程序;(7)缩短会议时间;(8)控制会议经费;(9)分析会议成本; 8.文员所作的口头报告的基本方法是怎样的,有什么要求?p234 答:(1)不要失去报告的适当时机。报告时机原则上最好是在完成被指示工作之时,但有时也要在尚未完成之时先作期中报告。有时因上司太忙,不妨预先约好时间。(2)不要弄错报告对象及顺序。要直接向指示工作的人(上司)报告;(3)报告的顺序基本上是先说结论,接着依照必要说明理由及经过,如:“结果是这样,理由有三个,一是„„。”(4)一定要简短、扼要、流畅;(5)如报告过于复杂,应事先以5W2H的原则检查是否有遗漏;(6)如果觉得仅仅以口头报告对方,对方不易明了,或者报告项目很多时,可以制作“报告备忘录”提出来。

20069.办公室人员为了说服对方 20069.办公室人员为了说服对方 接受自己的看法应该怎么做,要领有哪些?p237—238

答:说服是让对方接受自己的看法而没有勉强的感觉。也就是说,改变对方的看法、态度、观念、行动,而与自己的想法一致。 一般而言,人在面临被说服的时候,会害怕是否会因此失去自己

的利益,而产生不安的感觉,以致提高警觉,但一旦觉得对自己有利,就会主动接受说服。因此,进行说服时,最好要符合对方的利益观点,向对方示意,争取主动与你合作。

其实,最理想的方法是经由态度和行动去感动或影响别人,但因这种做法要花费许多时间,很不容易。所以,通常也只有运用语言和态度而产生合理的说服力去打动别人。

说服的要领如下: (1)清楚地知道在所说服的事项中,最想说什么

a、以逻辑分析自己的意向,并对关公文处理办法》的规定,国务院所规定的行政公文共有13类14种:(1)命令(令);(2)决定;(3)公告;(4)通告;(5)通知;(6)通报;(7)议案;(8)报告;(9)请示;(10)批复;(11)意见;(12)函;(13)会议纪要。

200712.公文的完全格式包括哪几项?请写出这些项目。P255—256

答:公文的完全格式包括18项,但多数公文不完全使用格式,如无密级、附件、注释等。(1)版头;(2)发文字号。(3)印刷顺答:文秘或档案人员把文书按照某些共同特征组合成案卷,称为“产卷特征”,通常可以按照以下几种特征立卷:(1)按问题特征立卷;(2)按作者特征立卷;(3)按文种特征立卷;(4)按时间特征立卷;(5)按地区特征立卷;(6)按通讯者特征立卷。

目的、效果、重要性、关联性等,抓住重点。

b、说服时,要尽量具体客观,使对方产生了解的动机。

C、偶尔也需要引用某些权威人士、专家的意见,或者用图表、资料、经验谈等等。 (2)要具体了解对方的立场和意向

a、先注意聆听对方所说的话,切勿以自己主观的方式进行谈话。要掌握对方不能了解的地方,努力加以说服。

b、主动发问,了解对方的想法,对方有关信息的种类和数量,以及背景如何等等(明确了解对方的情况)。 (3)以诚恳的态度为对方着想而发言

a、不要使用令对方反感的言词。 b、让对方打开心扉,使对方对自己的看法产生兴趣(让对方认同自己)。

C、不可伤害对方的自尊心。

10.单位印章主要有哪些?p244—245 印章的刻制和使用有哪些规定?p245—247

答:1、(1)单位印章。(2)套印章。(3)钢印。(4)领导人签名章。(5)其他印章。

2、印章的刻制,必须按照有关规定执行,不得私自刻制。刻制公章有两种情况:一种是由上级主管机关刻制颁发;另一种由本单位法人代表申请,经主管部门批准,公安部门登记后,由专门刻制厂刻制。

公章一般由指定的文秘人员统一使用,其他印章也应专人专用,做到制度化、规范化。加盖单位公章,原则上是哪一级的公章,须经哪一级的负责人批准,并审核签名,并要将盖用文件名称、编号、日期、签发人、领用人、盖章人等项详细登记。

11.按照2000年《国务院行政机关公文处理办法》的规定,国务院规定的行政公文共有几类几种?p255

答:按照2000年《国务院行政机序号。(4)密级。(5)紧急程度。(6)签发人姓名。(7)公文标题。(8)主送机关。(9)正文。(10)附件。(11)发文机关。(12)成文日期。(13)机关印章。(14)注释。(15)阅读。(16)主题词。(17)抄送单位。(18)印发说明。

200813.文员根据单位需要向外或向内发文,需要经过一系列程序即为发文处理过程。请说明这一系列过程。P259—263 答:(1)拟稿。是文件承办人根据领导的交拟或批办意见草拟文稿的过程。

(2)核稿。是指拟稿人员的上级负责人对初稿的审查和核实。要做到“六查”。

(3)签发。指机关领导人对文稿的最后审定、签字发出。一般由主要领导人或具体分管的副职领导人签发,也可由秘书长、办分厅或部门负责人签发。联合发文或内容及其他部门的公文,要实行会签。签发时应在发文稿纸的签发一栏写明意见、亲署姓名、日期。 (4)编号。已经签发的文件, 由秘书统一编排发文字号。发文字号的机关代字是统一编制,且长期稳定。由领导人签署的公布怀公文可按领导人的任职期限连续编号,其他公文一般按年度编排序号。

(5)缮印。指对已经签发的文件定稿进行誊清、复印或排版印制。急件要先打印,保密件应指定专门的印刷单位打印,并派人监印和履行签字手续。

(6)核对。指将文件的誊定稿、打印搞或清样按定搞核对校正。 (7)用印。是指在完成的文件上加盖机关印章。

(8)登记。一切发出的文件,均应进行登记,主要是为了便于对文件的管理和查找等。

(9)分发。指对准备发出的文件进行分装和发送。 14.什么是文书的立卷特征?通常可以按照哪几种特征立卷?p265—267

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